Étant données les nombreuses difficultés que rencontrent les entreprises en 2020, l’onboarding à distance est devenu un moyen d’intégration à l'ordre du jour. En effet, selon les résultats du programme d’onboarding de Google, un employé qui suit un programme d’onboarding est 25% plus rapide et efficient qu'un employé qui n'en suit pas.
Par ailleurs, avec la démocratisation du télétravail, les entreprises éprouvent plus de difficultés à engager leurs collaborateurs, et ce pour plusieurs raisons : peu de contact humain, pas de visualisation du lieu de travail, communication moins immédiate, etc.
Johan Goldstein de 360learning a pu discuter avec Paul Cabrera, le manager responsable de l’onboarding chez WhatsApp, afin de comprendre comment ce leader de la communication embauche et engage ses nouveaux collaborateurs à distance (interview disponible ici).
Ce passage de l'accueil classique des employés à l’onboarding à distance s’accompagne de défis imprévus. Les entreprises doivent être à cheval entre flexibilité et détermination. “C’est différent, bien sûr” dit Paul. “Nous essayons de définir notre message sur la culture WhatsApp et de comprendre ce que cela signifie pour les nouveaux arrivants. Nous gérons également un grand nombre de circonstances environnementales auxquelles nous n'avons jamais eu à faire face auparavant, comme la famille, les animaux domestiques, les soins aux proches, les problèmes informatiques".
Paul insiste également sur le fait qu’il ne s’agit pas uniquement d'accueillir les nouveaux employés. Il faut les aider durant 2, 3 ou 6 mois. Ce qui rend la tâche difficile, c’est que c’est une nouveauté. Il n’y a pas de guide pour supporter ses employés à distance.
Bien définir la culture d’entreprise
La plupart du temps, la culture d’entreprise se rattache à des éléments physiques (l'accueil des collaborateurs le matin ☕, les discussions de groupe, etc. )
Comme l’explique Paul, l’onboarding à distance nécessite d’être clair quant à la culture d’entreprise. “Maintenant, nous définissions exactement ce qu’est la culture WhatsApp. C’est un processus de partage, nous planifions des rendez-vous avec les dirigeants, les ressources humaines et le reste des équipes.”
La clé du succès en ce qui concerne la transmission de la culture d’entreprise, selon lui, c’est le fait d’être clair et concret pour que le nouveau collaborateur puisse s’en imprégner facilement.
Donner aux nouveaux arrivants le moyen de comprendre les utilisateurs : le programme user 101
Un des aspects les plus compliqués de l’environnement de formation en ligne, c’est de faire prendre conscience aux nouveaux collaborateurs des besoins des utilisateurs. Pour cela, Paul et son équipe se focalisent sur des exemples concrets afin de rendre leur culture la plus claire et intelligible possible.
Pour ce faire, les nouvelles recrues sont engagées dans le programme “User 101” , mené en partenariat avec l’équipe de recherche de WhatsApp. Ce programme leur permet de comprendre les besoins des utilisateurs et implique un engagement collaborateur fort grâce à une interview 📝 d'utilisateurs menée à distance.
En parallèle, WhatsApp mesure le ROI de ce programme d’onboarding pour s’assurer qu’il vaille le coup et que son impact soit positif sur l’engagement et la formation des employés.
Aider les nouveaux arrivants à surmonter le syndrome de l'imposteur
Un autre avantage de leur programme “User 101”, c’est que chacun se sente à sa place. Ce programme leur évite le “syndrome de l’imposteur”, c’est-à-dire l’impression de ne pas être à sa place en ayant une mission concrète dès l’arrivée. Ainsi, l’onboardee se sent impliqué dans l’entreprise.
"Si une nouvelle recrue peut apporter le point de vue de l'utilisateur ou poser des questions à son sujet, elle peut avoir l'impression de contribuer à la vie de l’entreprise beaucoup plus tôt".
Comme Paul l’explique, un onboarding digital réussi a des conséquences positives sur les performances de l’employé à long terme. Il va savoir s’organiser et apprendre plus vite. Toutefois, il peut y avoir des conséquences imprévues sur lesquelles il faut porter attention. Par exemple, il faut porter une attention toute particulière aux choses qui pourraient distraire les employés à distance.
Prendre des retours pour améliorer l’onboarding et faciliter l’engagement collaborateur
Comme nous l’avons vu, l’onboarding digital est très important pour aider les nouvelles recrues à s’intégrer, à comprendre et acquérir la culture d’entreprises. Mettre en place un programme d’onboarding est donc très important, encore plus quand l'accueil du collaborateur se fait à distance.
Par exemple, avec HeyTeam, vous pouvez onboarder vos collaborateurs à distance, leur transmettre la culture de l'entreprise à travers des vidéos de présentation, des événements avec les autres collaborateurs ainsi qu’avec des défis.
Un autre point à ne pas négliger, comme l’a souligné Paul Cabrera, c’est la prise de feedback 💬 des nouveaux arrivants. Il faut les écouter et les aider, même plusieurs mois après leur arrivée. Pour réussir un onboarding, ce n’est pas seulement l'accueil qui compte. C’est tout le processus d’accompagnement, de prise de feedback et de soutien qui est important.
En ce qui concerne la prise de feedback, HeyTeam permet aux entreprises de créer des questionnaires afin de récolter et d’analyser les feedback des utilisateurs. En cas de problème, de “mood” négatif, le manager sera prévenu et un défi pour aider l’employé sera automatiquement envoyé.
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