“J’arrive au bureau, mais il n’y a personne…”. Aïe !
Entre les mesures sanitaires, les périodes de confinement et le télétravail, la période actuelle est propice à ce genre d’incidents qui peuvent être lourds de conséquences pour le nouvel arrivant. Personne pour l’accueillir, pas de visibilité à court terme, pas de matériel mis à disposition en temps et en heure… Plus que jamais, l’onboarding prend des airs de parcours du combattant qu’il faut pourtant bel et bien franchir.
Ça tombe bien, c’est notre spécialité ! Dans cet article, on vous liste les principaux points de vigilance et les pièges à éviter pour relever le défi de l’onboarding haut la main. Allez, suivez le guide !
Administratif : gare à la bureaucratie ...
Alors que le monde vit au rythme des vaccinations, on ne parle que de ce mot à la mode : la bureaucratie. Qu’importe, dans votre entreprise, l’activité suit son cours et il n’est pas question qu’elle soit ralentie par une gestion administrative complexe et chronophage. Pour ne pas être contaminés, les piles de documents à signer, les mails à rallonges et les formulaires papiers à retourner par courrier sont à bannir.
Pour bien faire, misez plutôt sur la dématérialisation. C’est simple; tout ce qui peut être numérisé doit l’être : contrat de travail, formulaires d’inscriptions ou de demandes en tout genre, accès informatiques... En outre, la signature électronique des documents fait partie des pratiques largement plébiscitées par les salariés et déjà adoptées dans bon nombre d’entreprises comme Jobteaser, une référence en matière d’onboarding à distance ! Cet écosystème administratif peut d’ailleurs être transvasé sur une seule et même plateforme digitale, accessible partout et tout le temps, pour vous libérer des contraintes et gagner en fluidité. Pour un onboarding réussi… il n’y a que ça de vrai !
Accueil : gardez le sourire !
C’est sûr, même en 2021 il y a de quoi perdre sa bonne humeur... Mais qu’à cela ne tienne, l’arrivée d’un nouveau salarié dans votre entreprise doit toujours être un moment de célébration. Plus que jamais, la bonne humeur et les petites attentions de rigueur : petit-déjeuner d’accueil, welcome kit avec des goodies personnalisés, rencontre avec les dirigeants, bureau décoré pour l’occasion… Même à distance, ce ne sont pas les idées qui manquent et elles sont d’ailleurs toutes à retrouver dans nos templates d’onboarding, tout juste mis en ligne !
La qualité de l’accueil et la convivialité font souvent la différence auprès des salariés. Pour faire forte impression, retenez que l’onboarding est un grand moment pour le salarié qui entame une nouvelle étape de son parcours professionnel, mais aussi pour votre entreprise qui continue son développement et décuple ses capacités. Ce ne sont que des bonnes nouvelles, alors pourquoi laisser la crise sanitaire gâcher la fête ?
Risques psychosociaux : soyez vigilants !
Au regard du contexte actuel, il y a de fortes chances que votre nouvelle recrue n’est même pas l’occasion de rencontrer ses collègues ! C’est un point qui doit particulièrement attirer votre attention, tant le lien social est un élément essentiel du parcours salarié et de la culture d’entreprise, et d’autant plus lorsque l’on sait que les risques psychosociaux sont exacerbés en télétravail.
En outre, le stress et l’isolement peuvent être réduits en multipliant les rendez-vous conviviaux et en misant sur l’esprit d’équipe. Tea time virtuel, apéros zoom, random lunch, ateliers de travail, quizz et défis en tout genre… Avec un peu d’imagination, vous parviendrez sans aucun doute à créer et maintenir un lien fort entre le salarié et ses nouveaux collègues. Bien entendu, les entretiens individuels avec l’onboardee sont aussi de rigueur, pour connaître son état d’esprit et veiller à son bien-être.
Logistique : attention au manque d’anticipation...
Qui n’a jamais manqué de quelque chose à son arrivée dans l’entreprise ? Un bloc-notes, un câble informatique, un deuxième écran, un badge d’accès : malgré les efforts qui peuvent être faits pour préparer l’arrivée d’un nouveau salarié, force est de constater que du matériel ou des fournitures manquent toujours à l’appel ! Habituel, mais pourtant dramatique : le salarié pourrait bien se faire une mauvaise première impression de l’entreprise, et penser que son arrivée a été négligée ou que l’organisation des services laisse à désirer.
Pour pallier ces difficultés, misez sur un travail conjoint avec le service informatique et/ou les services généraux, et établissez par exemple une check-list d’équipements et de fournitures. Aussi, rien de tel que l’anticipation pour éviter les problèmes logistiques : dès le recrutement du salarié validé, assurez-vous d’avoir tout le matériel à disposition et de passer les commandes à temps le cas échéant.
Enfin, à distance aussi, il est impératif de faire livrer tout le matériel nécessaire au domicile du salarié. C’est en plus l’occasion de joindre un mot ou un cadeau de bienvenue, et d’assurer un départ sous les meilleurs hospices.
Formation : assurez le suivi
On ne le dira jamais assez : l’onboarding est un processus de longue haleine qui doit être suivi à long terme. Il doit évoluer au rythme du parcours du candidat dans l’entreprise et s’étendre de 9 à 12 mois. Après les premiers jours d’intégration intensive, d’autres temps forts offrent l’opportunité de poursuivre l’onboarding du salarié : un séminaire trimestriel, la fin de sa période d’essai, sa première grande réussite, un nouveau recrutement dans l’équipe… Ce sont autant d’étapes qui font parties intégrantes de l’onboarding, tant elles marquent le parcours du salarié et font briller la culture d’entreprise.
Sur le long terme, ce sont aussi et surtout les objectifs qui doivent être suivis, car ils assurent la performance et la réussite du salarié à son poste. Après avoir fixé ensemble les premiers objectifs du salarié, multipliez les points d’étapes avec le salarié. Un point rapide à chaque début de semaine, un premier bilan à mi-parcours de la période d’essai, un entretien avec les RH à la fin de la période d’essai… À chacun de choisir le rythme et le format le plus adapté ! Ce qui compte, c’est de s’assurer régulièrement que le salarié a toutes les cartes en mains pour remplir sa mission et ajuster le tir si besoin !
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