SIRH : Quelles sont les fonctionnalités clés à connaître ?

Gestion administrative

La gestion administrative est une fonction clé du SIRH. Elle permet de gérer toutes les informations relatives à l’administration du personnel. Cela comprend la mise à jour des données personnelles des employés, la gestion des contrats de travail, le suivi des visites médicales ainsi que le stockage sécurisé des documents RH les plus importants.

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Un logiciel SIRH efficace peut automatiser ces tâches afin de faire gagner du temps aux équipes RH.⌛

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L’avantage : chacun peut accéder aux informations qui le concernent à tout moment et en quelques clics.

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Gestion des données personnelles

Autre fonctionnalité importante du SIRH : stocker, mettre à jour et accéder facilement aux informations personnelles des employés.

Cela peut inclure des informations telles que l’adresse, le numéro de sécurité sociale, la date de naissance ainsi que diverses informations personnelles et professionnelles telles que la situation familiale ou des données liées au poste.

Avec l’entrée en vigueur du RGPD, un logiciel RH de type SIRH propose généralement un espace hautement sécurisé ainsi que des tableaux de bord pour faciliter la gestion de ces datas.🗂️

Ce qui offre la possibilité aux chargés de fonction RH d’accéder à de nombreuses données sur les salariés de l’entreprise afin de mieux gérer les talents ou de mettre en place divers processus RH (mobilité interne et upskilling par exemple).

Attention toutefois à être totalement transparents avec vos employés et à leur permettre d’accéder facilement à leurs données personnelles s’ils en font la demande.

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Gestion de la paie

La gestion de la paie est une fonction essentielle du SIRH. Elle offre la possibilité de calculer les salaires des employés, y compris les heures supplémentaires, les primes et les déductions. Le logiciel SIRH peut automatiser ce processus et générer des fiches de paie avec une rapidité et une précision accrue.

De toute évidence, l’édition et le partage de la fiche de paie est un process RH aussi chronophage que peu engageant. En plus d’être complexe, il est nécessaire pour la personne responsable de connaitre parfaitement les actuelles normes en vigueur afin d’être sûre de ne pas faire d’erreur.

Sans oublier le fait que les salariés attendent, chaque mois, leur fiche de paie sans retard.💸

Ainsi, les logiciels SIRH capables de gérer ce processus de A à Z s’avèrent être d’un grand secours pour les entrepreneurs de TPE/PME et les services RH des entreprises.‍

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Gestion des temps de travail des équipes

Si vos employés font tous les mêmes horaires, il est facile de les gérer. Par contre, si vous devez faire des rotations d’équipe en prenant en compte les éventuelles heures supplémentaires de chacun, cela peut vite devenir un casse-tête.😵‍💫

Mettre en place un SIRH spécifique à la gestion du temps de travail des équipes peut, dans ce cas, s’avérer nécessaire. En suivant précisément les heures travaillées de l’ensemble des collaborateurs et en automatisant, si besoin est, la planification des périodes de travail de chacun, il permet aux équipes RH de gagner du temps et d’améliorer leur efficacité en se concentrant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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Gestion des congés

Après le temps de travail, place aux vacances. Ici encore, nous sommes sur un sujet qui peut se montrer problématique et source de conflit entre les employés.

Heureusement, certains SIRH proposent un volet gestion des congés.🏖️

Les collaborateurs ont donc accès à un outil collaboratif pour suivre leur solde de congé et pour demander des vacances en prenant en compte les souhaits des autres personnes du service. A la charge du manager ensuite d’approuver ou de refuser ces demandes en ayant en main toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre les décisions les plus justes (suivi des congés de chacun, souhaits…).‍

Gestion de la documentation RH

Nous avons commencé à l’évoquer dans la partie Gestion administrative.

Toutefois, un logiciel SIRH peut aller bien plus loin que le simple stockage de documents RH.

Il offre, en effet, la possibilité de générer automatiquement différents documents et de les partager.📃

Cela comprend, par exemple, les contrats de travail, la charte de l’entreprise, les documents utiles pour le préboarding et l’onboarding, etc.

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En automatisant ce type de fonctions RH, vous êtes sûr de proposer les bons documents à la bonne personne au bon moment.

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Suivi des besoins en formation

Dans le contexte économique actuel, il devient important pour une entreprise de faire son possible pour fidéliser ses employés.

Ce faisant, il est important de suivre les besoins en formation des employés.📖

Ce qui demande de planifier et de suivre les formations proposées. Sans oublier d’évaluer leur efficacité.

En plus d’améliorer les compétences de vos collaborateurs, vous permettez ainsi à votre entreprise de rester compétitive. De plus, en accédant aux demandes de vos employés, vous améliorez leur satisfaction, donc leur performance.

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Recrutement, gestion des candidatures et gestion des talents

D’un côté, vous fidélisez vos talents pour les inciter à rester dans votre entreprise. De l’autre, vous en recrutez de nouveau pour vous assurer d’obtenir les bonnes compétences à certains postes clés.

Vous l’avez compris : le SIRH peut vous accompagner dans la gestion du recrutement. 🫱🏻🫲🏼

Il peut, en effet, automatiser le processus de recrutement, suivre les candidatures, gérer les entretiens et même identifier les personnes les plus aptes à répondre à vos besoins spécifiques (par le biais d’un scoring, par exemple).

Jamais la gestion des talents n’a été aussi facile !

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Création et partage de feedbacks

Nous l’avons évoqué à plusieurs reprises dans notre blog : le feedback est un processus RH qui doit être mis en place dans toutes structures professionnelles.

D’ailleurs, si vous voulez en savoir plus, lisez nos articles sur le feedback positif et le feedback 360.

Ce sujet vous intéresse ? Dans ce cas, sachez que vous pouvez vous servir d’un SIRH pour recueillir et analyser les feedbacks des employés sur divers sujets tels que l’environnement de travail, la culture d’entreprise, la satisfaction au travail, etc.

Vous pouvez aussi créer et partager des feedbacks à questions ouvertes ou fermées, selon vos besoins, et offrir à vos managers les clés pour mener ce type d’entretien.🗣️

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Communication entre les équipes

Finalement, le SIRH peut prendre la forme d’un portail RH pour faciliter la communication entre les équipes. Ce type de plateforme permet, en effet, de partager des informations de façon instantanée, faire des annonces, discuter de divers sujets et fluidifier la collaboration sur l’ensemble des projets de l’entreprise. 💬