Intranet d’entreprise : un outil clé pour la communication interne

Qu’est-ce qu’un intranet d’entreprise ? 🌐

Pour faire simple, un intranet d'entreprise est une plateforme numérique interne qui facilite les communications internes au sein d'une organisation.

Autrement dit : c’est un réseau privé et sécurisé réservé exclusivement aux collaborateurs de l’entreprise. C’est d’ailleurs sa principale différence avec internet qui est, lui, accessible à tous, et d'un extranet ouvert à certains partenaires externes.

En fonction de vos besoins, vous pouvez mettre en place une solution intranet très simple (des pages web statiques par exemple) ou des espaces de travail dynamiques et interactifs.

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Pourquoi mettre en place un intranet ? 🤔

Vous l’avez compris : un intranet est un hub numérique polyvalent et flexible qui favorise aussi bien la communication interne (ascendante, descendante et transversale) que la productivité globale. 

Son objectif principal de partage des informations et de fluidification des communications internes via, par exemple, une messagerie instantanée, offre la possibilité aux équipes d’être connectées entre elles.

De plus, si vous décidez de mettre en place un espace de travail digital, le travail collaboratif autour de projets communs s’en trouve facilité, aussi bien que le partage de documents et la gestion de contenus. 

Concrètement, nous avons remarqué qu’un réseau social d’entreprise intégré stimule les interactions entre collaborateurs, quel que soit leur niveau hiérarchique. Ce qui renforce la culture d'entreprise grâce à de la communication spontanée.

Sans oublier qu’échanger sur un intranet sécurisé est bien plus rassurant que de passer par internet pour échanger des documents et informations importantes. Surtout à notre époque où la cybersécurité est un véritable enjeu pour de nombreuses entreprises.

En ayant la possibilité de configurer finement les droits d’accès de vos collaborateurs, selon les profils utilisateurs, vous évitez les fuites accidentelles tout en profitant d’une traçabilité optimale des actions.

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Comment créer un intranet efficace ? 🧰

De toute évidence, on ne crée pas un intranet efficace en 2 temps 3 mouvements. Ce type de projet demande une approche structurée et une planification rigoureuse en plusieurs étapes.

Comme chaque grand projet d’entreprise, il est nécessaire de passer, en premier lieu par une analyse préliminaire approfondie de vos besoins et de vos attentes en matière de partage des informations et de travail collaboratif.

A ce stade, il est nécessaire d’évaluer le process actuel et les ressources afin de choisir la bonne solution intranet.

Il est aussi impératif de réfléchir à l’architecture de l'espace de travail digital en priorisant l'expérience utilisateur. Car, aussi performant soit-il, un outil qui n’est pas utilisé par vos collaborateurs ne sert à rien. Prenez donc le temps de réfléchir à l’organisation des rubriques, à l’intégration des bons outils de communication et à la mise en place d’éventuels workflows pour la gestion de contenu.

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Notre conseil : durant toutes les étapes du projet, n’hésitez pas à impliquer le plus possible vos équipes. Si vous êtes dans une grosse structure, demandez à vos collaborateurs s’ils souhaitent ou non s’impliquer et définissez des rôles et responsabilités en commençant par le chef de projet (qui sera le garant de la bonne gestion de projet).

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Une fois prêt, au lieu de le lancer dans toute l’entreprise, préférez le faire par phase successive. Cela vous aidera à anticiper chaque erreur afin de mettre en place la bonne mise à jour au bon moment.

Ne négligez pas non plus la formation des collaborateurs. C’est, en effet, le meilleur moyen de faciliter l'appropriation de ces nouveaux outils de communication.

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Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un intranet moderne ? 🛠️

Après la théorie, place à la pratique !

Maintenant que vous savez le pourquoi et le comment, nous allons nous intéresser aux fonctionnalités importantes d’un bon intranet.

A commencer par la communication instantanée et le réseautage associé qui est, de toute évidence, la fonction principale de ce type de plateforme. En mettant en place une messagerie instantanée et des outils de communication intégrés, vous dynamisez les échanges quotidiens entre collaborateurs qui n’ont plus besoin de s’appeler ou de rédiger un email pour des interactions courtes. Il est aussi possible de créer des espaces de discussion thématiques pour favoriser la communication spontanée.

La communication, c’est une chose. Mais un réseau intranet peut aller plus loin en devenant un véritable centre documentaire intelligent. Le but étant de centraliser tous les documents de l’entreprise en appliquant à chaque fois une sécurité plus ou moins importante. Grâce à un moteur de recherche interne, chacun peut retrouver facilement et rapidement les informations dont ils ont besoin. Ce qui représente, au final, un véritable gain de temps.

Et ce n’est pas fini !

Car il est possible de profiter de fonctionnalités supplémentaires intéressantes dont :

• Des services RH digitalisés permettant, par exemple, de créer des parcours personnalisés pour les onboardings des nouveaux arrivants ou d’avoir accès aux informations RH en un clic (ça, c’est notre spécialité !) ;
• La possibilité de mettre en place une plateforme e-learning afin de rendre accessibles toutes les ressources pédagogiques de l’entreprise et des modules de formation adaptés à chaque métier (avec mise à jour) ;
• Un assistant IA pour guider les utilisateurs et répondre à leurs questions (ça aussi, c’est notre spécialité !)

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Quels sont les avantages d’un intranet pour les différents services de l’entreprise ?

Jusqu’ici, nous avons parlé du réseau intranet à un niveau global.

Affinons un peu plus en nous intéressant aux bénéfices pour les différents services d’une organisation.

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Pour les Ressources Humaines

Les Ressources Humaines sont celles qui profitent le plus du déploiement d’un intranet.

En effet, avoir un outil pour partager facilement les informations descendantes au plus grand nombre permet de gagner énormément de temps. De plus, ce type de technologie offre la possibilité d’automatiser un grand nombre de tâches rébarbatives et chronophages.

Sans oublier la mise en place de parcours personnalisés pour améliorer l’expérience collaborateur.

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Pour les équipes IT et sécurité

Internet est un excellent outil, c’est vrai. Mais aussi un casse-tête pour les équipes chargées de la cybersécurité.

Au moins, avec un intranet sécurisé, chacun peut partager les bonnes informations en toute sérénité.

De plus, grâce à un chat (et un bot si besoin), il devient possible de résoudre un grand nombre de problèmes utilisateurs rapidement et facilement.

Ce qui fait gagner un temps fou au quotidien.

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Pour les managers et dirigeants

Les derniers à profiter d’un intranet performant sont évidemment les managers et dirigeants qui, grâce à des tableaux de bord personnalisables, peuvent mettre en place tous les indicateurs souhaités afin de gérer au mieux les projets et avoir un aperçu de la productivité globale.

C’est aussi un excellent moyen de favoriser la communication (aussi bien descendante qu’ascendante).

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Bonnes pratiques pour assurer le succès de son intranet 🚀

Pour terminer, intéressons-nous aux bonnes pratiques qui font la différence entre le déploiement d’un intranet réussi ou non.

Nous avons déjà évoqué l’obligation de faire participer vos collaborateurs à ce projet et de le déployer par phase successive. Nous ne reviendrons donc pas dessus. Ceci étant dit, nous vous recommandons de demander régulièrement à vos utilisateurs de vous faire des retours et, surtout, de faire remonter les éventuels bugs et problèmes rencontrés.

A ce titre, n’oubliez pas de compiler les différentes questions posées afin de rédiger des guides utilisateurs et de mettre en place une FAQ. Cela vous fera gagner du temps au quotidien.

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Finalement, mettez en place un process de mises à jour régulières et n’oubliez pas de mesurer l’usage de votre plateforme via des indicateurs pertinents. Ces derniers peuvent aussi être couplés à des enquêtes de satisfaction pour recueillir le ressenti de vos collaborateurs.