Le secteur RH connaît un véritable bouleversement depuis quelques années. Les générations changent et les technologies aussi. Ce qui oblige les experts en ressources humaines à faire évoluer leur méthode de travail.🤔
C’est ici qu’interviennent de nouvelles solutions dont celles liées au Contract Lifecycle Management (CLM).
Vous voulez faire face aux enjeux de conformité et d'efficacité du secteur ? Les solutions CLM peuvent répondre à vos besoins.
Pour en savoir plus, lisez attentivement ce qui suit.👇
Qu'est-ce que le Contract Lifecycle Management (CLM) ?
C’est un fait difficilement contestable : la digitalisation transforme profondément de nombreux process au sein des entreprises (dont sûrement la vôtre).
Parce que les outils traditionnels atteignent leurs limites face aux volumes croissants de contrats et aux exigences de réactivité, il est nécessaire de trouver de nouvelles solutions.
C’est tout l’objectif du Contract Lifecycle Management. 🎯
Définition et principes du CLM
Le Contract Lifecycle Management est une approche globale de la gestion numérique des contrats qui englobe l'ensemble des processus liés aux documents contractuels, de leur création jusqu'à leur archivage.
Les solutions CLM modernisent donc la gestion du cycle de vie des contrats en établissant un référentiel unique et accessible qui structure les pratiques contractuelles à l’échelle de l’organisation (grande ou petite).🌐
Quelles sont les étapes clés du cycle de vie des contrats ?
L'automatisation des contrats via un CLM débute par la phase de création de modèles de documents RH standardisés.
Puis, le processus de négociation des contrats s'enchaîne naturellement grâce à des workflows collaboratifs. Les parties prenantes interviennent alors selon un parcours prédéfini pour valider chaque étape.
Sans oublier l'analyse des contrats, la signature électronique et le stockage sécurisé. 🔎
Le but étant de permettre à toutes les personnes impliquées (RH, salarié, employeur…) d’y accéder facilement et à tout moment si besoin est.
Le rôle stratégique du CLM dans l'entreprise
L'adoption d'un logiciel CLM transforme radicalement les pratiques contractuelles.
D’un côté, l'automatisation réduit les tâches manuelles répétitives. De l’autre, la centralisation renforce la collaboration entre toutes les parties prenantes. 🤝
Bon à savoir : les contrôles automatisés des CLM améliorent la conformité des contrats. Ce qui garantit la sécurité juridique de l’entreprise et évite les problèmes tout au long du processus contractuel.
Quels sont les principaux défis liés à la gestion des contrats ?
Parmi les défis liés à la gestion des contrats, nos clients nous parlent souvent de l’augmentation en volume des documents contractuels et de l’obligation de faire face à des enjeux de traçabilité et de sécurisation. 😥
Si ce sont des problématiques qui vous concernent, vous avez besoin d’une solution de gestion numérique des contrats.
La complexité croissante des processus contractuels
D’après de nombreux RH, la gestion du recrutement s’est largement complexifiée. Si, en plus, on y ajoute des processus contractuels lourds et chronophages, il devient difficile de s’en sortir.
Sont souvent mis en cause :
- L’implication de nombreux intervenants internes et externes ;
- La multiplication des cycles de validation qui ralentissent la finalisation des accords ;
- La difficulté pour suivre l'état d'avancement des dossiers ;
- La personnalisation croissante des contrats ;
- Le temps consacré aux tâches administratives.
Les risques de non-conformité réglementaire
Autre défi de taille pour le département Ressources Humaines : la conformité des contrats. Surtout avec l'évolution constante des réglementations. 📃
En fonction de leurs zones d’activité, il n’est pas rare que les entreprises soient obligées de jongler entre différents cadres légaux, plus ou moins complexes. Ce qui multiplie les risques d'erreurs.
Sans oublier les échéances réglementaires et les obligations légales qui viennent ajouter une nouvelle couche de complexité à ce process déjà bien difficile à appréhender.
La dispersion des données contractuelles
La multiplication des documents contractuels peut entraîner une perte de contrôle et des difficultés à retrouver ses contrats qui se retrouvent éparpillés entre les messageries, les serveurs partagés et les dossiers papier.📂
Ce qui complique aussi bien le suivi que l'analyse des contrats.
Quels sont les avantages concrets d'un CLM ?
Vous l’avez sûrement compris : l'adoption d'une solution CLM permet de répondre aux problématiques générées par la création, le suivi et le stockage des contrats.
Après les défis, voyons les solutions.
Optimisation des processus et gain de temps
La gestion numérique des contrats via un CLM délègue les tâches manuelles chronophages à cette technologie. Les modèles standardisés accélèrent la création documentaire et les workflows automatisés fluidifient la circulation des documents entre les différents intervenants.
De plus, l'automatisation des contrats réduit significativement les délais de traitement ainsi que la gestion des renouvellements et résiliations. Ce qui permet aux équipes de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée. 💰
Réduction des risques juridiques
L'intégration d'un logiciel CLM dans votre process de contractualisation est le meilleur moyen de renforcer la maîtrise des risques contractuels.
En plus de vérifier automatiquement la conformité des contrats à chaque étape du cycle, l'analyse des contrats systématique identifie les points de vigilance avant signature.
À noter : la mise en place d’alertes permet d’anticiper les échéances critiques pour éviter tout dépassement. 🚨
Centralisation et sécurisation des données
La centralisation des contrats simplifie aussi bien la recherche que l'exploitation des informations. Grâce à votre tableau de bord, vous obtenez une vision claire du statut des contrats et vous profitez, en prime, d'une protection renforcée contre les accès non autorisés. 🛡️
Vous vous créez donc une base de données contractuelle sécurisée, actualisée et bénéficiant d’une traçabilité totale.
Amélioration de la collaboration inter-services
Finalement, un logiciel de Contract Management facilite les interactions entre les départements.
Les droits d'accès personnalisés clarifient les rôles de chacun tout en fluidifiant les échanges autour des documents.
De plus, la traçabilité et l'historique des modifications améliorent la transparence tout en permettant aux parties prenantes d’être tenues au courant des dernières évolutions de chaque document stocké.
Comment adopter le bon logiciel de Contract Lifecycle Management ?
Pour terminer cet article, nous souhaitons vous aider à trouver les bonnes solutions CLM. Nous vous offrons donc quelques pistes à étudier.
Les fonctionnalités de votre solution CLM
Un logiciel CLM performant intègre une suite d'outils complémentaires.
De l'automatisation des contrats à la signature électronique en passant par les workflows RH configurables, l'analyse des documents et la gestion des alertes : identifiez clairement vos besoins à court, moyen et long terme.
Critères de choix et comparatif
En plus des fonctionnalités, il est important de vous intéresser à l'ergonomie de l'interface et à la bonne association avec vos outils existants. Le but étant de faciliter l’adhésion par les utilisateurs.
Sans oublier la qualité du support technique et le niveau de sécurité du logiciel (indispensable depuis le RGPD).
Retour sur investissement et métriques de succès
L'implémentation d'une gestion numérique des contrats doit générer des gains mesurables pour votre entreprise.
Suivez donc les bons KPIs : réduction des délais de traitement, gain de temps pour les équipes, impact sur la productivité, réduction du nombre d’erreurs juridiques, évolution du coût de recrutement….
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