L’onboarding n’est plus une option. C’est devenu un véritable avantage concurrentiel pour de nombreuses entreprises. En effet, dans un contexte de Grande Démission et de difficultés à recruter, il est essentiel de proposer à vos collaborateurs une expérience optimale. 👍
Et cela commence dès les premiers pas dans l’entreprise.
D’où l’intérêt de mettre en place un parcours d’intégration de haute qualité en vous servant d’un outil d’onboarding.
Rappel : qu’est-ce que l’onboarding ?
Avant de parler de digitalisation de l’intégration des collaborateurs et d’outils d’onboarding, intéressons-nous à l’onboarding en tant que tel. Cela afin d’être sûr de partir sur de bonnes bases.
L’onboarding est le concept qui définit l’expérience collaborateur des premiers jours en entreprise. Pour certains, l’onboarding débute au moment de la signature du contrat d’embauche ✍️. Pour être plus précis, avant l’entrée dans l’entreprise des nouvelles recrues, on parle de préboarding.
Ainsi, l’onboarding concerne toutes les actions mises en place par l’entreprise pour permettre à chaque nouvel arrivant de prendre rapidement ses marques. En plus de proposer un petit-déjeuner le premier jour ainsi qu’une visite des locaux et du poste de travail, il est recommandé de nommer un mentor pour chaque nouveau collaborateur. Sans oublier le partage d’un livret d’accueil. 📃
Mais pas seulement ! Car, en règle générale, on estime qu’un processus d’onboarding réussi prend entre 6 mois et 1 an en fonction de la difficulté de la mission. Dans les faits, il se termine quand le collaborateur est totalement autonome et peut à nouveau devenir, s’il le souhaite, mentor.
Pour en savoir + : [Livre blanc] Comment améliorer l'expérience collaborateur en 9 étapes
Pourquoi digitaliser l’onboarding collaborateur ?
C’est une évidence, un onboarding collaborateur de qualité prend du temps… donc de l’argent. Car il faut mobiliser ses équipes le temps nécessaire pour permettre au nouvel arrivant de devenir performant. 💪
C’est d’ailleurs pour cette raison que de nombreuses entreprises bâclent ce processus pourtant si important. Ceci étant dit, il faut savoir que la moitié des démissions ont lieu durant la première année et qu’un onboarding raté peut coûter jusqu’à 300% du salaire de l’employé. 💸
De ce fait, si vous n’avez pas le temps, sachez qu’il est possible de digitaliser une grande partie de ce process. Les entreprises qui en ont fait l’expérience estiment que la digitalisation de l’onboarding permet de :
- Gagner du temps en évitant de mobiliser une grande partie de ses équipes entreprise durant plusieurs mois ;
- Faire des économies : mettre en place des formations à distance est bien moins coûteux que des formations en présentiel qui demandent la location d’un local ainsi que la présence d’un formateur. Il suffira de faire évoluer les modules si besoin est ;
- Accueillir plus sereinement les nouveaux collaborateurs qui peuvent se former sur la durée voire obtenir des outils pour mieux comprendre leur mission et l’environnement de l’entreprise avant même le jour J.
Quels sont les avantages d’un logiciel SaaS d’onboarding ?
Toute digitalisation du processus d’onboarding passe par le choix du bon outil d’onboarding. En effet, c’est grâce à ce type de technologie qu’il est possible de proposer à ses nouveaux arrivants une expérience d’accueil optimisée. 🤝🏽
Nous avons déjà évoqué la notion de gain de temps et les économies engendrées par la digitalisation RH. Mais certaines entreprises veulent aller plus loin que de proposer de simples modules de formation.
Dans ce cas, il est possible de mettre en place un outil d’onboarding afin d’accompagner le nouvel arrivé pas à pas.
Tout d’abord, l’usage de ce type d’outil offre au collaborateur concerné une vision précise des tâches à réaliser des premiers jours. Mais il serait dommage de s’arrêter à cette période. Bien souvent, il est nécessaire de continuer à les accompagner durant les premières semaines voire les premiers mois. C’est ici que l’outil gagne en intérêt. Car il offre un suivi complet des choses à faire ou déjà réalisées ✔️. Ce qui permet de gagner en performance et en autonomie au fil du temps et de façon progressive en ayant un regard sur ce qui est acquis et ce qui doit encore l’être. Ce qui facilite le travail des managers et RH lors des entretiens.
À ce titre, un logiciel d’onboarding agit comme un véritable assistant RH en offrant une centralisation des données de chaque nouveau collaborateur. L’objectif : retrouver instantanément les informations nécessaires et éviter les erreurs de saisie. De plus, l’utilisation de ce type d’outil permet de prévoir différents rappels pour être sûr de n’oublier aucune date importante. Ce qui simplifie grandement la gestion RH de chaque nouvel arrivant en automatisant toute la partie administrative.
Sans oublier qu’un logiciel RH / SIRH montre une image moderne de l’entreprise. Ce qui a un impact sur la marque employeur et permet d’attirer plus facilement à soi de nouveaux talents 🌟. D’ailleurs, le logiciel d’onboarding s’insère tout à fait dans une politique QVCT (Qualité de Vie et Conditions de Travail) en montrant que vous accordez une grande importance au bien-être de vos employés. Surtout si vous poursuivez l’expérience avec un logiciel de gestion de carrière.
Ce faisant, vous avez compris qu’un logiciel RH d’onboarding profite à tous les acteurs de l’entreprise :
- Les managers ont un meilleur suivi à la fois du recrutement et de la montée en puissance de leur nouvel employé ;
- Les Ressources Humaines peuvent, elles aussi, en savoir plus sur chaque collaborateur d’un coup d’œil et sécuriser chaque information enregistrée tout en automatisant certains process administratifs (ce qui permet de se concentrer sur l’humain) ;
- Les nouveaux arrivants, finalement, savent précisément ce qui les attend et se sentiront plus sereins à l’idée d’être accompagnés pas à pas dès leur entrée dans l’entreprise.
Cas pratique : l’outil d’onboarding HeyTeam
Chez HeyTeam, nous souhaitons proposer à toutes les entreprises et à leurs collaborateurs une expérience optimale de l’onboarding/préboarding jusqu’à l’offboarding.
Pour cela, nous offrons la possibilité aux utilisateurs de notre plateforme de créer des programmes sur mesure. Prenant la forme d’un véritable parcours interactif, nous avons développé un outil relationnel qui place l’humain au centre de tout. 🙋
Ce qui permet de créer du lien dès le début de la relation entre l’entreprise et ses collaborateurs et de proposer un accueil haut de gamme à chaque nouveau venu.
Vous voulez en savoir plus ? Demandez-nous une démo gratuite de notre outil de gestion des moments clés en entreprise sans attendre.
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