Le one to one fait partie des nombreux outils pouvant être utilisés par les managers (et RH) pour améliorer l’engagement personnel des collaborateurs.
Pour faire simple, un entretien one to one (ou 1:1) est un type d’entretien individuel entre un manager et chaque personne de l’équipe qui peut avoir lieu de façon plus ou moins régulière.
Ces rencontres personnalisées constituent un outil de management redoutable pour les organisations modernes qui savent l’utiliser à bon escient.
C’est pourquoi nous pensons qu’il est important de rédiger un article complet sur le sujet. ✍️
Qu'est-ce qu'un entretien one to one ?
Toutes les études (dont celle de Harvard Business Review) et tous les témoignages vont dans le même sens : un entretien 1 to 1 mené avec succès est un excellent outil pour augmenter l’engagement collaborateur donc, intrinsèquement, les performances de l’équipe (et de l’entreprise).
Ce moment d’échange entre un manager et/ou un RH et l’ensemble des collaborateurs peut être formel ou informel selon le mode de fonctionnement de la société. Dans tous les cas, il permet de faire le point sur les projets en cours, la satisfaction du salarié (bien-être au travail) et les perspectives d’avenir.
Pour cela, nous recommandons de le faire aussi régulièrement que possible (idéalement, toutes les semaines).📅
Attention : l’entretien one to one doit adopter une communication bidirectionnelle fluide. L’idée étant de laisser la liberté au collaborateur de s’exprimer.
Pour cela, les managers doivent être accompagnés par les RH afin d’être formés aux techniques d'écoute active et de feedback constructif.
Sans oublier d’établir un plan d'action à l'issue de chaque rencontre pour obtenir un suivi concret des points abordés.📊
Quels sont les bénéfices du 1 to 1 pour le manager ?
Les managers sont les premiers concernés par le « one to one meeting ». Ce sont, en effet, eux qui sont sur le terrain, aux côtés des équipes.
Ils doivent donc posséder une vision précise des enjeux quotidiens de leurs collaborateurs afin d’avoir les clés pour prendre les bonnes décisions et allouer efficacement les ressources.
De plus, les réunions one to one facilitent l'identification précoce des difficultés potentielles. Ce qui permet d’anticiper les problèmes et de les résoudre avant qu'ils ne prennent de l'ampleur.🔍
L'impact sur les performances collectives se révèle donc considérable : si cette entrevue est bien menée, elle peut stimuler la productivité et l'engagement de chacun. Les employés se sentent, en effet, écoutés et valorisés ; ce qui a tendance à consolider leur fidélité envers l'entreprise.
À noter : ces entretiens ne remplacent pas les entretiens individuels annuels (obligatoires dans certaines conventions d’entreprise). Ils les complètent. 🤝
Comment instaurer un climat de confiance lors des one to one ?
Vous vous en doutez sûrement : pour qu’un entretien one to one soit réussi, il est nécessaire de créer un climat de confiance favorisant des échanges authentiques et productifs.
Le choix du lieu, tout d’abord, joue un rôle primordial dans l'établissement de cette atmosphère positive. Nous conseillons de réserver une salle de réunion calme et neutre voire, si possible, de mener cet entretien dans un espace extérieur pour insuffler une ambiance plus décontractée à ces moments d'échange. 🌿
De plus, comme nous l’avons indiqué précédemment, il est important de former les managers à l’utilisation de techniques spécifiques renforçant l'ouverture et la fluidité des conversations. L'écoute active se place au cœur de cette démarche (le manager doit manifester un intérêt sincère pour les propos de son collaborateur). Au même titre que le maintien d'une attitude bienveillante et la garantie que la discussion reste confidentielle.
Évidemment, bien qu’informel, ce type de rendez-vous doit être préparé afin de rassembler les bonnes informations (notes des précédentes réunions, derniers retours sur les performances, avancement des projets…) et anticiper les sujets à aborder.
Sans oublier la mise en œuvre d’un plan d’action concret à court, moyen et long terme. 🎯
Bon à savoir : la création d'un calendrier précis (et régulier) des meetings one to one est primordiale pour accorder de l’importance à cet outil de management.
Qu’est-ce qui différencie une bonne et une mauvaise réunion one to one ?
Ce n’est pas parce que la réunion one to one est un moment informel qu’elle ne doit pas répondre à des codes précis.
En effet, préparer l‘entretien 1 to 1 évite d’être pris au dépourvu. Ce qui aide à instaurer un climat plus détendu et une réunion utile et efficace.
Pour commencer, passez en revue ce qui a été dit lors des réunions précédentes et les plans d’action mis en place. Le but : identifier une courbe de progression.🚀
Après cette mise au point, vous pouvez évoquer les sujets principaux de la réunion (projets en cours, obstacles rencontrés, succès obtenus, analyse de la charge de travail…). Il est aussi possible d’aborder des thématiques plus larges telles que le développement professionnel, le bien-être au travail ou les idées d'amélioration des processus importants.
Pour conclure l'entretien, le manager et le collaborateur mettront en place un nouveau plan d’action avec de nouveaux objectifs réalisables. Ce plan servira évidemment de base pour la prochaine rencontre, garantissant ainsi une continuité dans le suivi et le développement du collaborateur.📈
Bon à savoir : en plus de laisser la parole au collaborateur, le manager doit rester attentif aux signes de communication non verbaux de son interlocuteur. Surtout s’il faut aborder un sujet difficile.
Vous avez besoin d’aide pour mettre en place vos entretiens one to one ? Nous vous avons préparé un template complet pour vous faciliter le travail. De plus, nous mettons à la disposition de nos clients un outil de gestion performant et simple à utiliser pour créer une expérience collaborateur globale mémorable.
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