L’onboarding à distance est un moment crucial pour l’entreprise, mais c’est aussi un processus inédit dans lequel chacun doit trouver ses marques : Comment créer du lien social malgré la distance ? Comment bien communiquer avec le salarié ? Que faire pour réduire le stress du télétravail ?
Si les questions sont nombreuses, les sources d’erreurs le sont tout autant et dans de nombreux cas, les efforts des RH et managers quant à l’onboarding des collaborateurs deviennent contre-productifs : le salarié a envie de fuir avant même d’avoir mis les pieds dans les locaux de l’entreprise. 1 salarié sur 5 aurait d’ailleurs envie de quitter son job dès le premier jour !
Qu’à cela ne tienne ! Problèmes logistiques, manque de relations sociales, surcharge de travail ou encore absence d’objectifs : pour que l’onboarding à distance n’ait plus de secrets pour vous, on vous dresse la liste des erreurs les plus courantes à ne surtout pas reproduire dans votre entreprise… Faites le point ci-dessous !
Négliger la logistique lors du préboarding
Vous aurez beau élaborer un onboarding à distance digne de l’incroyable onboarding de Google, si vous oubliez de fournir au salarié le matériel dont il a besoin, ça risque de coincer ! Pourtant, c’est tout simple : imaginez tout ce dont le salarié aura besoin et créez une check-list pour être sûr de ne rien oublier, notamment pour travailler à distance : matériel informatique, fournitures de bureau, accès et mots de passe en tous genres, casque, téléphone, micro… Vous n’aurez plus qu’à faire livrer tout ça au domicile de la recrue quelques jours avant le Jour J !
Croyez-en l’expérience des salariés déçus : rien de pire que d’intégrer une entreprise et de constater que son arrivée n’a pas été préparée. Pour le salarié, c’est une vraie source de stress !
Ne pas fixer d’objectifs avec le salarié
À distance, le salarié n’a pas la main sur grand-chose et peut parfois avoir l’impression que tout lui échappe. C’est particulièrement stressant ! Dès ses premiers jours, il a pourtant besoin d’avoir un horizon et de savoir où il va. Tout ce qui peut alors aider à mieux l’informer sur son intégration dans l’entreprise est bon à prendre :
👉🏻 Fixer des objectifs S.M.A.R.T avec le salarié comme dans l’onboarding à distance exemplaire de Jobteaser !
👉🏻 Informer le salarié sur la politique en matière d’horaires de travail et les temps de pauses
👉🏻 Fournir un planning des premières semaines au salarié et lui indiquer les points d’étapes clés avec le manager et/ou les RH
Au niveau RH, tout doit aussi être cadré rapidement : signature électronique du contrat de travail, adhésion à la mutuelle, inscription au CSE… Toutes ces tâches administratives indiquent au salarié qu’il fait bel et bien partie de l’entreprise, contribuent à réduire son stress et l’aident à se projeter à plus long terme.
Ne pas donner (assez) de travail au salarié durant l’onboarding
Se la couler douce pendant toute une première semaine ? On pourrait croire que c’est un vrai bonheur… et pourtant il n’en est rien !
Même (et surtout) à distance, l’absence de missions concrètes pose un vrai problème à bon nombre de salariés, qui remettent rapidement en question leur utilité au sein de l’entreprise alors même qu’ils débordent de motivation et d’impatience ! Ne rien confier de sérieux à l’onboarde(e) peut aussi vouloir dire deux choses : d’une part, que vous n’avez pas besoin de ses compétences, et d’autre part que vous sous-estimez ses capacités. Dans les deux cas, c’est à éviter !
Accorder trop d’autonomie durant l’onboarding
L’autonomie, c’est bien mais... à petites doses ! Et c’est d’autant plus vrai lorsque le salarié vient d’intégrer l’entreprise à distance. Trop d’autonomie pourrait donner au salarié l’impression qu’il est livré à lui-même et que personne ne l’accompagne vraiment, alors même qu’il doit déjà se débrouiller plus ou moins seul en télétravail. Durant les premiers jours, ça peut faire peur… voire pire : faire fuir !
Pour bien faire, il ne faut pas hésiter à communiquer avec le salarié et à l’informer le plus régulièrement possible. À plus grande échelle, la formation des nouveaux collaborateurs et managers aux 5 compétences à mobiliser en télétravail est aussi un passage obligé, pour que le salarié puisse évoluer en toute autonomie sans se sentir perdu.
Ne pas célébrer l’intégration du nouveau collaborateur
On ne le répètera jamais assez : l’onboarding d’un collaborateur est un grand moment qui doit être célébré et ce quelle que soit la distance qui le sépare de l’entreprise ! Dans le cadre d’un onboarding à distance justement, il faut redoubler d’attention pour que le salarié ne passe inaperçu et n’ait pas l’impression que personne ne s’intéresse à son arrivée. Il vient répondre à un besoin de l’entreprise et tout le monde doit le savoir !
Alors, multipliez les occasions de célébrer l’intégration du salarié : apéros ou tea time virtuels, quiz en ligne, séances de présentation digitales, random lunch en visioconférence… le salarié doit comprendre que sa présence réjouit sa nouvelle équipe !
Ne pas présenter le salarié aux dirigeants dès son arrivée
Pour le salarié qui intègre une nouvelle entreprise, la rencontre avec les dirigeants est un moment attendu avec impatience… Alors quand il n’arrive jamais, c’est une catastrophe ! À l’onboarding d’un collaborateur, prenez plutôt les devants et présentez-le à la direction. Vous montrerez au salarié que l’entreprise s’intéresse à ses nouveaux talents et vous réduirez son stress s’il redoute ce moment.
Limiter l’onboarding à distance aux premiers jours
Si vous pensez que l’onboarding à distance ne concerne que les premiers jours du salarié, vous faites erreur ! C’est un processus de longue haleine qui vise à encadrer la nouvelle recrue tout au long de sa prise de poste et ainsi assurer sa montée en compétences et son intégration dans l’entreprise. Alors bien entendu, ça ne se fait pas en 3 jours… mais plutôt en 12 mois !
C’est dans ce contexte que le suivi du salarié est indispensable. Entretiens réguliers avec les RH, entretiens individuels avec le manager pour suivre l’intégration du salarié et la réalisation de ses objectifs, moments conviviaux avec l’équipe… Ces points d’étapes doivent avoir lieu tout au long de l’année suivant l’arrivée de la nouvelle recrue. En outre, fêter la fin de sa période d’essai ou sa première année dans l’entreprise sont aussi de très bonnes idées.
Infliger trop de pression au salarié dès les premiers jours
Vous avez peut-être complété vos effectifs pour répondre à une surcharge de travail ou parce que vous êtes en plein rush, mais infliger cette pression et cette charge de travail au salarié dès son arrivée n’est pas une bonne idée. Avec le stress et la distance, il n’aura de toute façon pas assez de recul pour mener à bien sa mission et se sentira vite débordé. Privilégiez plutôt un onboarding à distance en douceur, en conjuguant les premières missions avec des points téléphoniques réguliers, des formations en ligne comme chez Plastic Omnium et des moments plus conviviaux.
La première semaine, il n’est pas obligatoire de prévoir pour le salarié des journées complètes de travail. Quelques quartiers libres ou des horaires allégés peuvent aussi être bénéfiques au salarié, pour trouver ses marques en télétravail, intégrer toutes les informations qu’on lui donne ou simplement pour faire plus ample connaissance avec ses nouveaux collègues. C’est important !
Profiter de la distance pour sur-vendre l’entreprise
Durant la phase d’onboarding du collaborateur, inutile d'exagérer les qualités de l’entreprise ou de survendre le poste. Inutile aussi de faire des promesses qui ne pourront être tenues. De retour au bureau ou même depuis chez lui, le salarié se rendra bien compte que la réalité est loin de ce qui lui a été annoncé. Il sera déçu et se sentira lésé. Pour un départ sur les chapeaux de roues… On a connu mieux !
Ne pas impliquer les collaborateurs dans l’onboarding à distance
L’implication des collaborateurs est une des clés de l’onboarding à distance car elle conditionne pour beaucoup la bonne intégration du salarié. Ce dernier aura beau être parfaitement à l’aise à son poste, s’il n’a pas réussi à trouver sa place dans l’équipe… c’est problématique. Et c’est d’autant plus compliqué lorsque l’on est seul chez soi !
Il faut alors redoubler d’attention pour s’assurer que la connexion se fasse. Pour y parvenir, vous pouvez par exemple assigner à l’onboarde(e) un parrain ou mentor qui se chargera de l’intégration du collaborateur, et multipliez les travaux et projets en binômes ou en équipes. Ce sont autant d’occasions d’impliquer les collaborateurs dans chaque onboarding collaborateur et de favoriser la cohésion d’équipe !
En télétravail, le lien social du salarié peut rapidement se limiter aux échanges avec son manager alors que fraîchement débarqué dans l’entreprise, il déborde sans doute d’envie de nouer des relations avec d’autres collaborateurs. Pensez-y !
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