Si l’onboarding à distance n’est pas une nouveauté et a déjà largement fait ses preuves, l’année 2020 a mis toutes les entreprises au pied du mur : désormais, c’est la seule solution !
Face à ces circonstances exceptionnelles, l’équipe RH de Prisma Media, entre autres n°1 de la presse magazine, n’a pas baissé les bras pour autant ! Toute l’équipe s’est au contraire attelé à tout faire pour humaniser les relations et maintenir l’emploi. Le recrutement a poursuivi son cours, mais il a tout de même fallu réinventer le processus d’onboarding et d’intégration pour l’adapter au distanciel… même pas peur !
À l’occasion de l’événement [Re]Invent #2 - Smart Working organisé le 11 mars 2021, Malika Achmaoui, Responsable Recrutement et Mobilité chez Prisma Media, est revenue en détail sur cette mission inattendue, accompagnée d’un salarié récemment onboardé au sein de l’entreprise. Allez, c’est l’heure du bilan !
L’experte : Malika Achmaoui - Responsable Recrutement et Mobilité chez Prisma Media
L’onboardee : Benjamin - Récemment intégré au sein du Prisma Innovation Lab
Comment rassurer les candidats intégrés à distance ?
C’est un fait : par son caractère unique et imprévisible, l’intégration à distance inquiète les nouvelles recrues. Au regard du contexte, ce qui compte surtout pour Malika lors de cette étape clé du parcours salarié, c’est de rassurer le salarié comme il se doit ! Pour y parvenir, notre experte recommande notamment d’exploiter ces 5 leviers :
- Tenir ses promesses et rester cohérent avec ses valeurs, pour établir un lien de confiance avec la nouvelle recrue et la rassurer sur ce qui l’attend dans les semaines à venir.
- Rassurer le salarié avec des chiffres concrets. Chez Prisma Media, le discours suivant a été tenu en toute transparence : “Pas d’inquiétude : malgré la crise sanitaire et la crise de distribution de la presse, nous sommes toujours numéro 1 de la presse magazine (22 millions de lecteurs mensuels) et numérique (8 millions de visiteurs mensuels) ainsi que sur la vidéo (32 millions de vidéonautes annuels). Nous avons maintenu la rémunération de tous nos collaborateurs, lancé un plan d’accélération du recrutement et maintenu les lancements de titres prévus en 2020.” raconte Malika.
- Maintenir l’innovation et le développement. Chez Prisma Media, fort de leur slogan “Un média d’avance”, 5 titres ont été lancés en 2021 en plus du pôle Prisma Innovation Lab dédié au développement de nouveaux services.
- Communiquer régulièrement pour montrer au plus grand nombre que l’entreprise continue son développement et ses activités. En outre, le groupe a misé sur des contenus vidéo particulièrement soignés pour conserver son audience, en s’appuyant notamment sur les locaux de l’entreprise : salle de cuisine, boudoir, salle de stand-up... des équipements ont permis à l’entreprise d’atteindre un pic de visibilité grâce à la vidéo pendant l’année 2020 !
- Ne pas hésiter à mettre en avant les valeurs de l’entreprise - plaisir, esprit d’équipe et bien-être au travail dans le cas de Prisma Media - et indiquer au candidat que l’intégration se fera malgré tout en bonne et due forme, grâce à des dispositifs en ligne et des événements digitaux.
Réinventer le processus d’onboarding
Avec la crise sanitaire, Prisma Media n’a pas échappé à la règle : il a fallu réinventer l’onboarding et le transposer en ligne ! Alors, Malika et son équipe ont mis les bouchées doubles pour continuer d’intégrer les nouvelles recrues malgré la distance. C’est dans ce contexte que le programme “Une question ? Échangeons !” est né. “Ce programme permet à tous les collaborateurs de poser une question anonyme à un ou plusieurs membres du Comex. C’est particulièrement efficace et apprécié par nos équipes !” explique Malika.
En plus de ce dispositif, l’équipe RH a redoublé d’inventivité pour dynamiser l’onboarding et veiller au bien-être des nouvelles recrues à distance :
- Plan de prévention santé avec un suivi psychologique disponible 24h/24 et 7j/7
- Ateliers sportifs rendus accessibles en ligne
- Petits déjeuners virtuels et présentations
- Entretiens et échanges pendant la pause déjeuner,
- Cafés mystère pour partager une pause avec un collaborateur aléatoire
- Communication interne interactive en vidéo
Le témoignage de Benjamin, récemment onboardee chez Prisma Media
À l’occasion de [Re]Invent #2 - Smart Working, Benjamin, récemment recruté au sein du pôle Prisma Innovation Lab revient sur son expérience et nous raconte pourquoi l’onboarding du groupe est particulièrement efficace.
“J’ai vraiment apprécié mon onboarding digital. Je suis entré dans un groupe de 1500 personnes en ayant déjà un accès à la plateforme HeyTeam et des échanges avec d’autres interlocuteurs que ceux que j’ai pu rencontrer durant le recrutement. J’ai aussi eu accès à un mapping global de l’entreprise avec les bons contacts. C’est un vrai plus !”, nous a-t-il expliqué avant de poursuivre : “Avec HeyTeam, j’ai pu éviter énormément de paperasse et de rendez-vous. 1 mois après mon intégration, je n’ai encore eu aucun papier en main ! Tout se fait en ligne, y compris la signature de mon contrat de travail !”
Plus précisément, l’onboarding digital de Benjamin s’est déroulé en 4 phases et tend à s’étaler jusqu’à la fin de sa période d’essai :
- Onboarding global sur le groupe, son histoire et sa mission
- Onboarding dédié au Département Prisma Innovation Lab que Benjamin a intégré
- Onboarding spécifique à la Rédaction en chef; le coeur de métier du groupe
- Onboarding avec les membres du Comex pour connaître en détail tous les services
Un programme d’onboarding en 4 étapes réussi qui semble visiblement faire la fierté de l’entreprise et de ses collaborateurs, et que Malika espère encore développer. Elle conclut : “En 2021, on espère pouvoir poursuivre ce qui a été entamé en 2020 et le transposer dans l’autre sens, en présentiel ! Il faut préparer le retour sur site et continuer sur cette lancée.”
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