Livret d'accueil en entreprise : Un guide essentiel pour une intégration réussie

Pourquoi le livret d'accueil est-il essentiel en entreprise ?

Si vous souhaitez offrir à vos nouveaux arrivants un processus d’intégration aux petits oignons, il est important de réfléchir à tous les détails.

À ce titre, la rédaction d’un livret d’accueil ne doit pas être négligée. ✍️

Une meilleure intégration des nouveaux employés

Chaque période d’intégration est synonyme de stress et d’anxiété. 😥

C’est pour cela que fournir au salarié un premier aperçu de ce qui l’attend permet de faciliter l’intégration et de diminuer une partie de cette peur naturelle engendrée par ce grand saut dans l’inconnu.

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À ce titre, nous vous recommandons de partager votre livret d’accueil durant la phase de préboarding. Cela afin que votre nouvelle recrue puisse avoir le temps de le parcourir.

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En faisant cela, vous travaillez précocement sur le sentiment d’appartenance de votre collaborateur à votre entreprise. Si celui-ci apprend à connaître la société qui l’accueille dès le début de la relation, il profitera d’une prise de poste plus sereine.✌️

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Le meilleur moyen de communiquer des informations clés de façon claire et cohérente

Dans sa version la plus basique, le livret d’accueil peut n’être qu’un document en format papier qui regroupe les principales informations à connaître sur l’entreprise (organigramme de l’entreprise, personnes à contacter en cas de besoin, règlement intérieur…).

Ceci étant dit, de plus en plus de sociétés l’utilisent pour partager un certain nombre d’informations pertinentes.

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Accélération de la productivité et meilleure adaptation au poste de travail

Si vous avez tout lu jusqu’ici, vous avez compris que le livret d’accueil est un formidable document à bien des égards. Mais savez-vous qu’il est aussi un bon moyen de booster la productivité de vos salariés dès les premiers jours en entreprise ?🔥

En effet, en regroupant toutes les informations pratiques nécessaires à leur prise de poste, ils ne perdent pas de temps à les chercher :

• La nouvelle recrue a une question sur l’entreprise, sa mission ou un process ? La réponse doit se trouver dans le livret d’accueil.
• Votre nouveau salarié doit contacter une personne précise de l’entreprise ? Le contact doit se trouver dans le livret d’accueil.
• Il doit connaître un outil ou un système spécifique ? Les informations qu’il recherche doivent être dans le livret d’accueil.

Plus le contenu de votre livret sera complet et exhaustif et plus l’onboarding sera rapide. Tout le monde y gagne !

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Quel est le contenu essentiel d'un livret d'accueil ?

Maintenant que nous avons vu la théorie, passons à la pratique.

Nous vous avions promis de nous intéresser au contenu d’un livret d’accueil. Le moment est venu de décortiquer cet outil de ressources humaines de plus en plus utilisé en entreprise en nous intéressant aux informations qui doivent y apparaître obligatoirement.🤔

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Introduction à l'entreprise

Généralement, un livret d’accueil commence par une introduction courte de l’entreprise.

Vous pouvez donc évoquer brièvement votre historique et votre évolution. Pas la peine de faire un roman. Quelques dates-clés suffisent pour en apprendre plus sur la mission de votre structure, votre histoire et vos valeurs.📅

En sachant où il met les pieds et pourquoi, vous boosterez l’engagement du nouveau collaborateur.

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Présentation des équipes et des départements

Peu importe la taille de votre entreprise, il est toujours important d’en apprendre plus sur les personnes qui la composent.

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Ainsi, nous vous recommandons de travailler aussi bien sur la présentation de l’entreprise que sur celle des équipes et des personnes-clés.👨‍💼👩‍💼

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Un simple portrait du dirigeant suffit pour une TPE. Si votre structure est plus importante, créez un organigramme et présentez, en quelques mots, les différents services qui structurent votre société (instances représentatives du personnel, par exemple).

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Politiques et procédures internes

Après avoir présenté la structure et le personnel, il est temps de vous intéresser aux règles internes à la société.

Cela inclut le règlement intérieur, la culture de l’entreprise ainsi que les règles de conduite et de comportement.

Mais aussi tous les éléments RH indispensables qui favorisent une bonne cohésion de groupe.🤗

Nous pensons, par exemple, au temps de travail, à la gestion des congés, à la convention collective ou encore à l’utilisation des ressources internes.

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Règles de sécurité et de santé

Pour continuer dans les règles et les normes, n’hésitez pas à intégrer dans votre livret d’accueil tout ce qui a trait à la sécurité de l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Cela peut être la bonne conduite à adopter lors de l’utilisation des machines, les procédures d’évacuation d’urgence en cas de besoin ainsi que les normes d’hygiène (de plus en plus importantes depuis la crise du COVID-19).

Vous pouvez en profiter pour évoquer aussi la politique de l’entreprise vis-à-vis de la santé et du bien-être de ses collaborateurs (équilibre vie personnelle/vie professionnelle, congés supplémentaires liés à des situations personnelles et familiales spécifiques…). 🧘

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Avantages sociaux et programmes d'employés

Il est aussi possible de vous servir du livret d’accueil pour partager des informations sur les avantages sociaux que vous offrez à vos collaborateurs :

• Vous avez mis en place certains avantages financiers (primes, intéressement…) ? Informez-en chaque membre du personnel via le livret d’accueil.💰
• Vous avez une mutuelle et/ou un plan de retraite intéressant ? Indiquez-le précisément avec les démarches à effectuer pour en profiter.
• Vous avez mis en place des programmes pour améliorer le bien-être de vos salariés ? Cela doit apparaître dans le livret d’accueil.

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Comment rendre un livret d'accueil attractif et efficace ?

Avant de vous lancer dans la rédaction ou la mise à jour de votre livret d’accueil, prenez le temps de lire nos derniers trucs et astuces.

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Simplifier le langage et utiliser des supports visuels

Un livret d’accueil est un document qui s’adresse aux nouveaux entrants.

En partant de ce constat, rendez-le accessible et évitez au maximum les termes trop techniques.  

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Nous savons qu’il peut être difficile de prendre du recul sur son activité. Pourtant, c’est primordial pour améliorer la lisibilité de votre document et faciliter l’acquisition des bonnes pratiques liées au poste.

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À noter : illustrez autant que possible votre propos par des éléments visuels. Des schémas peuvent, par exemple, aider à mieux comprendre un concept complexe.🖼️

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Organiser le contenu de manière claire et intuitive

Pour continuer dans l’accessibilité, nous vous conseillons de structurer de façon claire et précise votre contenu.

Commencez par créer un sommaire qui permettra de trouver facilement les informations. Puis, déroulez votre discours de façon fluide en suivant autant que possible un fil directeur.

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Adapter le livret en fonction des différents profils d'employés

Le livret d’accueil comporte deux grands volets :

1. Des informations indispensables (celles que nous avons évoquées dans le paragraphe précédent) ;
2. Des informations métier.

Dans ce second cas, il est important de proposer un livret d’accueil personnalisé en fonction des besoins de votre collaborateur.

Par exemple : on ne fournira pas les mêmes informations à un commercial qu’à un ingénieur ou un comptable.

De plus, fournissez une version papier et une version numérique afin que chacun puisse choisir celle qu’il préfère. Pour éviter le gaspillage, proposez de base la version digitale en demandant à votre nouvel arrivant s’il souhaite aussi une version papier.📚

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Mettre à jour régulièrement le livret d'accueil

Le livret d’accueil est un document qui est destiné à évoluer avec le temps.

D’un côté parce que votre entreprise et ses processus évoluent. De l’autre, parce qu’aucun document RH ne doit être statique.

D’ailleurs, nous vous recommandons de mettre en place des feedbacks ainsi que la possibilité pour les nouveaux arrivants de rédiger un rapport d’étonnement.

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Inscrire cet outil dans un programme d’onboarding global

De toute évidence, un livret d’accueil tout seul n’aura pas grande utilité. Il est indispensable de l’intégrer dans un programme d’onboarding complet pour qu’il soit réellement efficace.

Nous l’avons assez répété tout au long de notre article : le livret d’accueil est un outil d’intégration qui peut accompagner vos nouveaux collaborateurs dans leur quête d’autonomie.🫱‍🫲  

Toutefois, aussi complet soit-il, il ne se suffit pas à lui-même.