Les 6 étapes clés pour mettre en place un bon processus d'onboarding RH

Qu'est-ce que l'onboarding ?

L'onboarding, également connu sous le nom de parcours d'onboarding ou d'intégration des nouveaux collaborateurs, représente le processus stratégique par lequel une entreprise accueille et intègre ses nouveaux employés. Cette étape cruciale du parcours collaborateur vise à offrir une première impression positive et mémorable aux nouveaux arrivants, tout en les dotant des clés nécessaires pour réussir leur mission dans leur nouvel environnement de travail.

Le parcours d'onboarding consiste à faciliter l'adaptation du nouvel employé à sa nouvelle équipe et à son poste de travail, en lui fournissant les informations, les outils et les ressources indispensables pour qu'il puisse rapidement s'intégrer dans son nouvel environnement de travail. Il s'agit également d'un moyen efficace de promouvoir l'engagement et la rétention des talents au sein de l'entreprise.

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Les bonnes pratiques pour un onboarding réussi

1. Une bonne préparation pour un process maîtrisé

Les clés d’un process réussi ? La préparation. Cela vaut aussi bien pour l’onboarding que pour tout ce que vous voulez mettre en place dans votre entreprise.

Imaginons que vous vouliez proposer un nouveau service à vos clients : vous ne le lancerez pas du jour au lendemain sans avoir réfléchi d’abord à sa mise en œuvre et sa gestion au quotidien ?

C’est pareil pour l’onboarding. Malheureusement, différentes études tendent à montrer que plus de 65% des entreprises n’ont pas formalisé de réel processus d’intégration.  

Dans ce type de structure, l’onboardé est souvent livré à lui-même et personne n’est capable de l’accompagner (par manque d’envie ou de temps). Ce qui génère un mécontentement et, donc, un désengagement. 😥

Si vous souhaitez réfléchir à la bonne intégration du salarié concerné par votre process d’onboarding, penchez-vous sérieusement sur les grandes lignes de votre programme en vous demandant :

• Comment accueillir la nouvelle recrue le jour J ?
• Qui va s’en occuper ?
• Quel planning pour le premier jour, la première semaine voire le premier mois ?
• Quels sont les points importants à valider avec votre nouvel employé ?

Évidemment, rien ne vous empêche de faire évoluer votre process grâce aux retours de vos onboardés (via un rapport d’étonnement et des feedbacks réguliers, par exemple) et vos observations. 📃

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2. Des objectifs précis et clairs

L’erreur de nombreuses entreprises : considérer l’onboarding comme un process abstrait qui ne peut être ni maîtrisé ni quantifié. C’est faux, car il est possible de mettre en place de nombreux indicateurs pour savoir si vos actions sont efficaces pour l’employé et rentables pour l’entreprise.

Ceci étant dit, cela implique d’établir, en amont, des objectifs précis.🎯

Par exemple : un pourcentage de vente et signature de contrat au bout d’un certain temps pour un poste de commercial.

Nous avons utilisé l’exemple du commercial, car il est simple à comprendre, mais il est possible de mettre en place des indicateurs et objectifs pour tous les types de postes en vous servant d’un plan d’action associé.

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Les objectifs doivent être définis à court, moyen et long terme et doivent, dans l’idéal, être mis en place par l’onboardé lui-même en accord avec le manager.

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L’idée étant de permettre à chaque nouvel arrivant d’être actif lors de sa prise de poste.👍‍

3. Un accueil humain et bienveillant

Qui dit onboarding RH dit facteur humain. C’est d’ailleurs un critère important d’un onboarding réussi. Nous avons évoqué, précédemment, la mise en place d’objectifs chiffrés et quantifiables. Toutefois, il ne faut pas oublier l’humain.

Vous vous êtes déjà sûrement trouvé à la place d’un nouvel arrivant dans une entreprise. C’est une période stressante, car on entre dans un monde encore inconnu. Ainsi, avant de parler de contrat de travail, de process et d’outils de travail, prenez le temps de bien accueillir chaque nouvelle personne.🫱‍🫲

Un petit déjeuner reste, à ce titre, un excellent moyen de briser la glace. Vous pouvez aussi opter pour des sessions de team building avec l’équipe ou d’événements vis-ma-vie afin d’apprendre à connaître les rouages de l’entreprise.

Le but : montrer à votre nouvelle recrue qu’elle est importante pour vous.

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Un accueil chaleureux peut faire la différence et améliorer l’engagement collaborateur sur le long terme. 🔥

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4. Un plan de formation à court, moyen et long terme

La période d’intégration est le meilleur moment pour former la nouvelle recrue aux process et outils de l’entreprise.🧰

Mais pas seulement ! Car la formation peut englober de nombreux apprentissages. Nous vous conseillons ainsi de former votre recrue à votre culture d’entreprise. Ce qui signifie, en d’autres termes, apprendre à connaître les valeurs, les règles et les normes de votre entreprise.

À noter : un bon plan de formation d’onboarding doit voir plus loin que les premiers jours en entreprise. Il faut mettre en place un apprentissage sur le moyen et le long terme afin de permettre à chacun de monter en compétence en fonction de ses besoins et de ses envies. 📈

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5. Maintien d’une bonne communication avec les nouveaux arrivants

Dans l’idéal, il serait intéressant de mettre en œuvre une communication dédiée aux nouveaux arrivants. Ce programme permet à chacun d’apprendre à connaître l’entreprise pas à pas durant les premiers mois.

L’idée étant de diluer l’information importante afin de laisser le temps à la nouvelle recrue de digérer chaque nouvelle donnée que vous lui présentez.

Cette communication est, d’ailleurs, un excellent moyen de maintenir une bonne motivation et un excellent engagement collaborateur dans le temps. 😊

Elle peut se faire de différentes formes : portail interne, newsletter pour salarié ou bien orale. À la charge de l’entreprise d’identifier les meilleurs outils pour communiquer efficacement avec ses nouveaux recrutés.

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6. Mise en place de points réguliers

Dernier conseil : favoriser la mise en place de points réguliers avec le mentor et le manager, de la signature du contrat à chaque grande étape du process d’onboarding.

En étant directement sur le terrain, le mentor peut voir ce qui est intégré et ce qui doit être amélioré. Le manager, quant à lui, a une vision plus globale et stratégique. Les deux sont donc importants.

Au début, vous pouvez proposer un rendez-vous toutes les semaines puis un rendez-vous toutes les deux semaines voire tous les mois. L’idée étant de permettre à chaque recrue de gagner en autonomie.📅

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Pourquoi soigner l'onboarding est important ?

S'intéresser et soigner fortement le processus d'intégration est primordial pour l'entreprise, façonnant non seulement la première impression des nouveaux employés, mais également leur engagement à long terme au sein de l'entreprise

• Mieux comprendre les attentes des nouveaux salariés : Un onboarding efficace intègre la dimension humaine en permettant aux entreprises de mieux comprendre les attentes individuelles des nouveaux employés, favorisant ainsi une adaptation plus personnalisée et une meilleure satisfaction.
• Rendre les collaborateurs productifs plus rapidement : Une intégration efficace permet aux nouveaux membres de l'équipe de comprendre rapidement leurs responsabilités, de maîtriser les processus internes et d'être opérationnels plus rapidement, contribuant ainsi à une productivité accrue.
• Impacter positivement la cohésion d'équipe : L'intégration réussie crée un environnement de travail positif, où les nouveaux employés se sentent valorisés et soutenus, favorisant ainsi un climat propice à la collaboration et à l'innovation.
• Stimuler l'engagement du nouveau collaborateur : Un onboarding bien conçu crée une première impression positive, renforçant ainsi l'engagement des nouveaux employés et favorisant leur fidélité à long terme.
• Améliorer la rétention et réduire ainsi le turnover : En investissant dans un onboarding de qualité, les entreprises peuvent réduire le taux de rotation du personnel, économisant ainsi du temps et des ressources liés au recrutement et à la formation continus.
• Améliorer la marque employeur et la culture d'entreprise : L'onboarding permet aux nouveaux employés de s'acclimater à la culture d'entreprise, favorisant une meilleure intégration sociale et professionnelle.

Si, vous aussi, vous croyez en la puissance de l’onboarding (aussi bien pour les nouvelles recrues que pour votre marque employeur), lancez-vous ! Vous avez besoin d’aide pour mettre en place un processus de recrutement efficace et performant, pour gérer toutes les tâches administratives ou pour créer un programme d’onboarding de qualité ? Les équipes Hey Team sont à votre disposition pour vous accompagner. Demandez-nous une démo gratuite de notre plateforme d’onboarding pour en savoir plus.

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