C'est quoi un livret d'accueil ?
Le livret d’accueil est un document numérique ou papier qui sert à présenter la société au nouveau salarié en lui donnant les clés sur son nouvel environnement.
Véritable outil de ressources humaines, qui joue un rôle pour une bonne marque employeur, il peut aller d’une simple présentation de la stratégie ou de son poste de travail jusqu’à un guide complet de démarrage un peu comme lorsque vous achetez un nouvel appareil dans lequel il y a toujours une notice.
Le livret d'accueil - véritable outil de rRH - est un document essentiel lors de la prise de poste pour faciliter l'intégration d'un nouveau salarié.
Qu'est-ce que doit contenir un livret d'accueil RH ?
- Une présentation de l'entreprise (sa vision, sa mission et son ambition, ainsi que quelques chiffres clés)
- Une présentation des différents services de la société et des membres du Comité de Direction, voire même des différentes instances représentatives du personnel si il y en a.
- Le fonctionnement de l’entreprise, sa way of life, pour ne pas faire d’impair et se fondre tout de suite dans la philosophie de travail
- Si nécessaire une présentation des outils et comment les faire fonctionner peut éviter bien des freins lors des premiers jours
Le livret d'accueil peut également contenir tout autre élément pertinent ou informations nécessaires concernant les méthodes de fonctionnement de l'entreprise : le règlement intérieur, la convention collective, etc.
La plupart du contenu du livret d'accueil pouvant être amené à évoluer régulièrement, il doit donc être mis à jour à jour régulièrement pour ne pas proposer un livret d'accueil obsolète.
Quelques exemples de livrets d'accueil
Le livret d'accueil chez Facebook
Ce livret d’accueil (au format papier) est appelé le Petit Livre Rouge. C’est la philosophie globale de l’entreprise qui est mise en avant et la mission de chacun dans sa contribution à rendre un monde meilleur.
Dès la couverture, le livret annonce la couleur : Facebook a une « mission sociale - rendre le monde plus ouvert et connecter les gens ». Mark Zuckerberg y donne son ambition, à savoir créer un outil qui permette de « changer la manière dont les gens communiquent pour changer le monde ».
Réalisé 100% en interne, très visuel, le style se concentre sur des mots clés et des citations qui facilitent la lecture. Ce petit livre rouge transmet son message résumé en guidelines très simples à retenir, comme celle qui rappelle la responsabilité des employés vis-à-vis des utilisateurs. "User first" comme on dit dans le jargon.
En résumé, ce livret d’accueil met l’accent sur la philosophie, les grandes directions de l’entreprise mais n’évoque ni le fonctionnement de l’entreprise, ni son histoire. Il se centre exclusivement sur la mission de chaque collaborateur. Business Insider a d'ailleurs pu mettre la main sur des extraits à retrouver ici.
Le livret d'accueil chez Valve
Valve publie « Handbook for new employees », un livret d'accueil qui explique le fonctionnement de ce monde un peu particulier en utilisant les codes graphiques de ses jeux emblématiques.
En tant qu’entreprise libérée : pas de manager et beaucoup d’autonomie pour les employés. Le but de ce livret est d’aider les nouvelles recrues à penser autrement et travailler de manière « contre-intuitive ».
Le livret met l’accent sur les organisations classiques des entreprises qui vont à l’inverse de ce que Valve promeut. On y trouve aussi l’histoire de Valve à travers les différents lancements de ses jeux.
Ainsi en 55 pages (tout de même), Valve met en avant un mot d’accueil, un guide pour le premier mois dans l’entreprise, les six premiers mois, le mode de fonctionnement entre collègues, et les règles de travail. La fin du livret est consacrée à l’importance du recrutement chez Valve.
L’épilogue de ce guide, avant de faire la part belle à un glossaire assez complet (et oui ! On oublie souvent que le jargon interne peut complètement perturber les nouveaux collaborateurs), met en avant la réalité du quotidien en assumant ne pas toujours être en parfaite ligne avec la philosophie affichée.
Ainsi, on peut le voir, même dans les entreprises digitales, le livret d’accueil reste un incontournable.
De Facebook qui se concentre uniquement sur la mission des collaborateurs au livret bien plus détaillé de Valve, le livret d’accueil reste un élément clé pour accueillir convenablement les nouveaux salariés. Il y a des chances que vos salariés ne le trouvent que le jour de leur départ, cependant, pour les premiers pas dans une entreprise, il peut être un support utile pour ne pas se sentir perdu.
Le livret d'accueil doit s'inscrire dans un parcours d'onboarding plus global
On l’a vu avec les deux exemples précédents, le livret d’accueil reste d’actualité mais est bien loin d’être le seul outil pour un bon onboarding.
En effet, même s’il est indispensable, le livret d’accueil n’est qu’un support, un résumé d’une présentation de la société.
Le risque serait donc de faire un beau livret d’accueil et de s’en contenter en pensant qu’avec un tel support l’intégration réussie est garantie ‼️ Grossière erreur ! Il est bien évident qu’en remettant ce livret d’accueil et en s’arrêtant là il y a peu de chance que le nouveau collaborateur puisse devenir opérationnel.
Ainsi pour faire du onboarding un moment clé de réussite pour vos nouveaux collaborateurs, pensez bien à :
➡️ Supprimer les contraintes administratives pour le candidat
➡️ Créer le lien avec le futur collaborateurs AVANT sa prise de poste (envoyer une présentation de la société en amont peut être une bonne pratique)
➡️ Avoir rédigé un parcours d’intégration complet sur 3 mois à remettre au collaborateur dès son premier jour
➡️ Fêter l’arrivée du nouveau avec toute l’équipe et lui faire comprendre qu’il était attendu (bien évidemment, toutes ses affaires doivent être à son bureau dès le premier jour, ordinateur portable, carte de visite, téléphone, compte mail…)
➡️ Faire un point quotidien de 5 mn entre le manager et le nouvel arrivant pendant un mois, ceci dans l’objectif de répondre aux moindres questions et de s’assurer de sa bonne intégration
➡️ Enfin, faire un bilan à J+30, J+60 et J+90 permettra au collaborateur de remonter toutes ses idées, de donner son regard sur la société et au manager de faire le point sur la progression de ce collaborateur.
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