Sur un marché du travail très tendu où les attentes des salariés sont difficiles à cerner, trouver le candidat parfait pour un poste à pourvoir ne signifie pas que vous avez réussi votre campagne de recrutement.
Souvent négligée par les entreprises, la phase d’intégration - le fameux “onboarding” de la nouvelle recrue est pourtant une étape clé du parcours collaborateur. De la qualité de l'accueil d'une nouvelle recrue dépend son efficacité future et la qualité de son travail.
Suivez nos conseils et découvrez comment optimiser votre processus d'onboarding RH pour une intégration fluide et réussie des nouveaux employés.
Le saviez-vous ? 78% des responsables RH pensent que leur entreprise sous-estime l’importance de l’onboarding (Businesswire).
Définition : qu’est-ce que l’onboarding RH ?
L'onboarding, également appelé intégration des nouveaux collaborateurs, désigne le processus par lequel une entreprise accueille et intègre ses nouveaux employés.
C'est une étape cruciale du parcours collaborateur qui vise à offrir une première impression positive et mémorable aux nouveaux arrivants tout en leur donnant les clés pour mener à bien leur mission.
Le saviez-vous ? Les 45 premiers jours d’embauche représentent jusqu’à 20% de la rotation du personnel. (folksRH)
L'onboarding consiste à faciliter l'adaptation du nouvel employé à sa nouvelle équipe et à l'environnement de travail, en lui fournissant les informations, les outils et les ressources nécessaires pour qu'il puisse être rapidement opérationnel et se sentir à l'aise dans son nouveau rôle. C'est aussi un moyen de favoriser l'engagement et la rétention des talents au sein de l'entreprise.
Onboarding RH : Quelles sont les bonnes pratiques pour réussir l'intégration des nouvelles recrues ?
Préboarding : pourquoi il ne faut pas couper la communication après l’annonce de l’embauche ?
Les candidats les plus sollicités ont de plus en plus tendance à “ghoster” leur futur nouvel employeur, c’est-à-dire à disparaître avant même d’être arrivé.
La phase de préboarding n’est donc pas à négliger. Vous devez garder le lien avec votre nouvelle recrue en la tenant informée de la manière dont va se dérouler l’onboarding à proprement parler.
C’est aussi le bon moment pour se débarrasser du maximum de formalités administratives, tâche nécessaire, mais ô combien rébarbative !
Anticiper et se préparer à accueillir les nouveaux salariés
Accueillir une nouvelle recrue ne peut se faire dans l’improvisation la plus totale, il ne faut rien laisser au hasard pour faire “bonne impression”.
Il faut que vous ayez réfléchi en amont à un plan, un template d’accueil générique que vous pourrez ensuite adapter à chaque nouvel arrivant. Cela implique de :
- échanger avec les managers et les membres de l’équipe sur le rôle qu’ils vont devoir jouer pendant l'onboarding
- définir des objectifs précis (acquisition de connaissances clés, les bonnes personnes à rencontrer, en combien de temps ? …)
- prévoir des étapes spécifiques pour guider le processus. Un calendrier d'onboarding bien élaboré facilitera la gestion du temps et des ressources, permettant ainsi une intégration efficace avec l'aide des collègues et des managers.
- annoncer au reste des salariés l’arrivée de la nouvelle recrue par e-mail ou en utilisant l’intranet de l’entreprise par exemple.
- être au point sur les aspects purement logistiques : ordinateur, adresse e-mail, téléphone portable, badge (qui fonctionne!) ….
Si 92% des salariés se sentent “plutôt bien accueillis” dans leur nouvelle entreprise, 43% d’entre eux affirment que leur premier jour au travail a été désorganisé et confus. (Brillant Ink)
Réserver un accueil chaleureux au nouveau salarié
Gardez en tête que le premier jour de travail peut être source d'anxiété et de stress, car le nouvel employé doit s'adapter à un environnement inconnu et rencontrer de nouvelles personnes. C'est pourquoi il est crucial de créer une atmosphère accueillante et encourageante dès le début.
Voici quelques idées inspirantes pour “faire bonne impression” tout en restant simple :
- 📝 Envoyer à l'avance un programme détaillé de la première semaine de travail du nouvel employé, y compris les tâches, les formations et les rencontres avec les collègues clés. (même si ce planning et amené à changer)
- 📎 Régler si besoin les derniers détails administratifs pour éliminer toute source de préoccupation inutile.
- 🎉 Offrir un cadeau de bienvenue personnalisé pour souhaiter la bienvenue au nouvel employé et lui montrer qu'il est attendu avec enthousiasme.
- 💒 Organiser une visite des locaux : faire visiter les locaux au nouvel employé pour qu'il puisse se familiariser avec l'environnement de travail et les espaces communs.
- 🍻 Prévoir un déjeuner d'équipe : organiser un déjeuner avec l'équipe pour permettre au nouvel employé de mieux connaître ses collègues dans un cadre plus informel.
[Use case] L'onboarding chez LinkedIn : chaque minute compte !
LinkedIn a mis en place un processus d'intégration bien défini pour chaque nouvel employé, garantissant ainsi une expérience personnalisée. Dès leur arrivée le matin, les nouveaux salariés sont guidés à travers la présentation des locaux et participent à un déjeuner avec les équipes, le tout étant minutieusement planifié.
L'après-midi est consacré à diverses réunions pour familiariser les recrues avec l'entreprise.
En fin de journée, les nouveaux salariés reçoivent un sac à dos contenant un ordinateur prêt à l'emploi avec les logiciels déjà configurés, ainsi qu'une "Roadmap" ou "Plan d'intégration pour les 90 premiers jours" qui regroupe les informations essentielles sur LinkedIn et leurs projets au sein de l'entreprise. Ce document leur permet de suivre leur progression tout au long de leur intégration.
Personnaliser l'onboarding pour chaque employé
Personnaliser l'intégration de chaque employé est une tâche délicate, mais essentielle qui nécessite une approche adaptée à chaque individu.
En effet, chaque nouvel employé apprend à son rythme, a des attentes spécifiques et peut avoir des besoins différents en matière d'interaction sociale en fonction du poste qu’il va occuper.
Par conséquent, il est primordial d'adapter le processus d'onboarding en fonction des rôles, des compétences et des niveaux d'expérience de chaque collaborateur.
Faut-il prévoir un programme de formation ?
En fonction des besoins spécifiques, prévoir une formation approfondie, par exemple pour maîtriser une technologie particulière, est une pratique recommandée. Un programme de formation adapté, comprenant différents formats tels que des sessions en one-to-one, des vidéos et des modules en ligne, assurera une montée en compétences efficace.
Les managers sont en moyenne 20% plus satisfaits des salariés qui ont suivi une formation adaptée pendant l’onboarding (folksRH)
Assigner un parrain ou un mentor à la nouvelle recrue
Pour faciliter l'intégration culturelle, la mise en place d'un mentorat ou d'un parrain peut être très bénéfique. Cette approche permettra de transmettre les normes culturelles de l'entreprise et de favoriser le partage de connaissances informelles.
Pour le salarié, avoir un mentor ou un buddy lui permet de s'intégrer plus facilement dans l'entreprise en lui offrant un soutien et des conseils personnalisés. Cela favorise également son développement professionnel en lui permettant de bénéficier du partage d'expérience et des connaissances informelles du mentor. Le mentorat renforce également le sentiment d'appartenance et la motivation du salarié.
Pour l'entreprise, le mentorat contribue à créer une culture d'entreprise positive en encourageant la collaboration et le partage des connaissances. Cela peut améliorer la rétention des employés en leur offrant des opportunités de développement et de croissance au sein de l'organisation.
Assurer le SAV de l’onboarding
Ne lâchez pas votre nouvelle recrue au beau milieu de l’open space au bout de quelques heures ou quelques jours en pensant que vous avez fait votre part du travail. Un onboarding réussi requiert un suivi régulier et attentif.
👍 Des évaluations en ligne et des réunions de suivi permettront d'évaluer l'intégration du nouvel employé et de fournir des conseils supplémentaires si nécessaire.
👍 Misez également sur une communication transparente (dire ce qui va et ce qui ne va pas) est un autre pilier fondamental de l'onboarding réussi. Fournir des informations claires sur l'entreprise, sa culture et ses valeurs permettra au nouvel employé de se sentir rapidement intégré.
Avec la solution d’onboarding HeyTeam, bénéficiez d’une plateforme agile et flexible qui s’adapte à chaque équipe et évolution de votre entreprise. Facilitez la prise de poste de vos meilleurs talents avec des parcours personnalisés.
Évaluer régulièrement l’efficacité de son processus d’onboarding
Pour évaluer l'efficacité de l'onboarding RH, il est essentiel d'utiliser des mesures quantitatives et qualitatives.
👍 En utilisant des indicateurs quantitatifs tels que le taux de rétention des nouveaux employés ou le temps nécessaire pour atteindre la pleine productivité, on peut évaluer objectivement l'efficacité du processus d'onboarding.
Parallèlement, des mesures qualitatives, comme les enquêtes de satisfaction (ou pulse survey) des employés ou les évaluations de leur expérience d'onboarding, permettent d'obtenir des informations subjectives sur l'efficacité du processus.
La moitié (47%) des entreprises mesurent le turnover des nouvelles recrues sur la première année en faisant le lien avec la qualité de leur onboarding (HCI)
👍 Grâce à ces mesures, il est possible d'identifier les points forts et les faiblesses de l'onboarding, ce qui permet d'ajuster le processus en fonction des résultats obtenus.
Par exemple, si les enquêtes de satisfaction révèlent des lacunes dans la communication ou l'intégration des nouveaux employés, des actions correctives peuvent être mises en place pour améliorer ces aspects.
Le digital au service d’un onboarding réussi !
La digitalisation peut être un atout précieux pour faciliter l'autonomie des nouveaux employés lors de leur intégration. En utilisant une plateforme de formation en ligne comme le logiciel d’HeyTeam par exemple, les nouveaux collaborateurs peuvent suivre des parcours de formation adaptés à leur rythme et consulter les informations pertinentes à tout moment.
Cette approche permet d'éviter que des informations cruciales ne soient négligées et offre aux nouveaux employés la possibilité de se familiariser avec l'entreprise à leur propre rythme tout en gagnant en autonomie.
Pour en savoir plus, découvrez notre article : Onboarding digital : la clé pour une intégration collaborateur optimale !
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