Intégration collaborateurs : un challenge à relever grâce au digital

L’intégration des collaborateurs est devenue particulièrement importante aux yeux des DRH, et à raison : pour l’entreprise comme pour les nouvelles recrues, c’est un processus qui peut faire des merveilles !

Chez HeyTeam, nous sommes convaincus que l’onboarding n’est possible qu’avec l’appui du digital, qui offre des possibilités infinies et s’adapte à toutes les typologies d’entreprise. C’est aussi le constat dressé par SNCF Réseau, une entité du groupe ferroviaire français aux besoins bien particuliers, notamment en raison d’un large spectre de métiers et d'impressionnants volumes de recrutement... 😨

À l’occasion de la 3ème édition de l’événement [Re]Invent dédiée aux moments clés, Pierre Lignon, Correspondant politique cadres et animation des conseillers carrière au sein de SNCF Réseau, nous explique sa vision en matière d’intégration et nous partage son retour d’expérience. Après de nombreuses années au sein du groupe, à différents métiers et au sein de différentes entités, il raconte comment HeyTeam a changé la donne dans l’article ci-dessous. 👇‍

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Avec :‍

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Pierre Lignon

• Correspondant Politique cadre et animation des conseillers carrière
  
  

Pourquoi SNCF fait face à un défi de recrutement ?

Au sein du groupe SNCF, il ne faut pas moins de 1000 collaborateurs RH pour couvrir tous les besoins de l’entreprise ! Il faut dire que les volumes de recrutement sont impressionnants : au sein de SNCF Réseau, l’entité dans laquelle Pierre Lignon exerce, ce sont près de 1200 nouveaux collaborateurs qui vont être recrutés en 2021, menant certains sites à accueillir près de 40 nouvelles recrues chaque mois. 😯

Pour notre invité, l’intégration des nouvelles recrues au sein de SNCF Réseau répond à de nombreux enjeux :

• Répondre à tous les besoins au sein d’un large périmètre géographique et avec un spectre métier qui l’est tout autant,
• Fidéliser les collaborateurs, notamment les plus jeunes et alors que la sécurité de l’emploi n’est plus garantie au sein du groupe depuis le 1er janvier 2020,
• Faire connaître la vie interne de l’entreprise qui est relativement opaque, notamment en travaillant sur la marque employeur,
• Assurer une parfaite connaissance de l’écosystème SNCF y compris en termes de compétences techniques,
• Impliquer tous les acteurs qui vont intervenir de près ou de loin dans le parcours d’onboarding : RH, managers, sécurité, services généraux, informatique, formation...

Pour répondre à toutes ces problématiques, SNCF Réseau a fait le choix d’adopter la plateforme HeyTeam, pour ainsi disposer d’un outil personnalisé, en parfaite correspondance avec les besoins de l’entreprise et notamment en ce qui concerne l’intégration des nouveaux salariés. Ainsi, Pierre explique : “On aurait pu se contenter d’un programme d’intégration résumé à l’essentiel et s’arrêter là. Ce n’est pas ce qu’on a fait ! La SNCF est un univers large et complexe, alors nous avons étalé le processus d’onboarding sur 6 mois, avec 2 à 3 actions par semaine, pour que chacun puisse prendre ses marques progressivement” a-t-il confié avant d’insister : “On veut que la richesse de l’entreprise ait le temps de s’installer dans l’esprit des collaborateurs, pas qu’il découvre tout d’un coup !” 😌

Comment la SNCF utilise HeyTeam ?

Alors, pour répondre à cette problématique d’appropriation technique et culturelle, Pierre Lignon et son équipe ont imaginé un programme d’intégration en 3 niveaux grâce à HeyTeam :

1️⃣ D’abord, un tronc commun à tous les nouveaux collaborateurs, quel que soit leur collège ou leur métier, pour les accueillir et introduire l’entreprise, dans lequel Pierre a tenu a intégré un mot du dirigeant en vidéo. Parfait pour un onboarding corporate ! C’est seulement ensuite que chaque entité peut diffuser ses particularités par collègue et par métier. “On est complètement dans une logique de ciblage !”, explique Pierre, “On démarre avec des arguments clés puis on fait du spécifique, avec les collaborateurs, par périmètre d’activité.” a-t-il poursuivi.

2️⃣ Dans un second temps, il s’agit pour Pierre Lignon de recueillir le feedback des collaborateurs. Une composante inévitable du programme d’intégration auquel notre expert est particulièrement attaché : “Les collaborateurs sont mes clients finaux. Je veux savoir ce qu’ils pensent et s’ils nous recommandent grâce au Net Promoteur Score (NPS). C’est une donnée que je récolte au moins 2 à 3 fois dans l’année !” 💪

3️⃣ Enfin, dans un troisième temps, HeyTeam permet aussi à SNCF Réseau d’accélérer la digitalisation des processus RH, pour fluidifier la communication entre les différents acteurs de l’intégration tout en évitant de surcharger les managers.

La digitalisation des processus RH grâce à HeyTeam

Pour SNCF Réseau, la plateforme est surtout l’occasion inespérée de digitaliser les processus RH de l’entreprise. Après une phase de découverte de l’outil et de prise en main de toutes les fonctionnalités, toute l’équipe RH s’y attèle et Pierre ne manque pas d’exemples ! Grâce à HeyTeam, l’entreprise a notamment transformé :

• Le suivi de dossier des nouveaux salariés, notamment en leur permettant de charger en ligne les différentes pièces administratives et en notifiant les RH quand le dossier est finalisé. Pour Pierre, ce n’est pas un détail : “Quand un nouveau salarié arrive dans l’entreprise, tout est déjà prêt ! Pour nous comme pour les recrues, c’est un véritable gain de temps, d’efficacité et de fluidité !” a-t-il affirmé. 
  

• Le suivi de la période d’essai, un vrai besoin à combler au sein de la SNCF qui bénéficiait pendant longtemps d’un statut particulier avec une période d’essai de 12 mois.
  

• La gestion des équipements individuels, là encore loin d’être anecdotique pour Pierre et notamment au regard des volumes de recrutement de l’entreprise : “C’est une digitalisation toute bête d’un processus RH mais qui fait vraiment la différence !” a-t-il expliqué. 👍
  

• La gestion des habilitations aux applications métiers
  

• Les relances à destination des collaborateurs, pour se connecter aux différents outils, récupérer son matériel ou encore demander ses accès ou ses identifiants

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Enfin, Pierre ne manque pas de conclure en rappelant que SNCF Réseau n’est qu’au début de sa transformation RH : “Des exemples de digitalisation, il y en aura d’autres… et de nombreux !” s’est-il exclamé. 🥳

L’accompagnement des moments clés des collaborateurs

Pierre l’a souligné, la mise en place du programme d’onboarding est un travail au long cours, notamment parce que c’est un vrai changement d’habitude pour les collaborateurs. Si les trentenaires, digital natives, ne posent aucune difficulté, Pierre tient néanmoins à embarquer tout le monde dans ce changement capital pour l’entreprise, “y compris les 20% qui sont toujours un peu hésitants” a-t-il précisé. Alors, l’entreprise travaille notamment sur la mise à plat et la connaissance des processus par tous les collaborateurs, quitte à programmer des séances de formation individuelles. 🤷♂️

Pour SNCF Réseau, l’idée est d’aller encore plus loin dans l’utilisation et la personnalisation de la plateforme, notamment via l’accompagnement des moments clés des collaborateurs. En outre, l’entreprise est confrontée à une vraie problématique de mobilité interne, très demandée au sein du groupe, ainsi que d’offboarding. Sur ce point, Pierre a expliqué : “Lors d’une démission, il faut comprendre les raisons du départ pour améliorer notre fonctionnement et éventuellement favoriser le phénomène des salariés boomerang. Pour les départs à la retraite, on voudrait s’intéresser de plus près au transfert de compétences des collaborateurs en fin de carrière, qui ont souvent une expérience très riche à partager !” 💝

Un beau programme pour le groupe SNCF qui ne cesse de se réinventer et qui, à n’en pas douter, est en passe de prendre le virage du digital sans laisser les collaborateurs sur le bas-côté !