Contrat de travail : Tous les documents à fournir par l’employeur et les salariés

Documents à remettre au salarié par l'employeur

L'intégration d'un nouveau collaborateur au sein d'une entreprise requiert une procédure rigoureuse et méthodique. 

Afin d’acter son embauche et ses conditions d'emploi, l'employeur doit, en effet, être sûr de fournir à l’employé nouvellement embauché les bons documents. 📄

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Formalisation du contrat de travail

Vous n’êtes sûrement pas sans savoir qu’un contrat de travail doit comporter certaines mentions obligatoires (durée du travail, rémunération, période d'essai, etc.).

Ce document, qui doit être rédigé par l’employeur et signé par les deux parties concernées, fait office de référence pour la relation de travail. Il définit les droits et obligations de chacun ainsi que les conditions de travail du salarié.🤝

Le cas échéant, l'employeur doit également intégrer la convention collective applicable à l'entreprise. Celle-ci vient compléter le contrat de travail et précise les droits et obligations des salariés et des employeurs dans un secteur d'activité donné.

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Réalisation des démarches administratives

Avant la prise de poste du salarié, l'employeur doit effectuer une déclaration préalable à l'embauche auprès des organismes compétents (l’URSSAF entre autres).📧

Cette obligation légale pour l'employeur doit être réalisée dans les délais impartis afin d’être en règle. Elle permet de déclarer officiellement l'embauche d'un salarié et de garantir ses droits en matière de protection sociale.

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Les documents annexes

En plus des documents obligatoires cités précédemment, il est possible d’ajouter le règlement intérieur de l'entreprise, s'il existe. Ce texte important définit les règles de fonctionnement et de vie au sein de la société ainsi que les droits et obligations des collaborateurs en matière de discipline, de sécurité et de santé au travail.

Sans oublier la documentation sur les éventuels avantages sociaux (mutuelle, prévoyance, etc.) ainsi que tous les éléments qui aideront le salarié à mieux s’intégrer dans l’entreprise (organigramme, calendrier d’onboarding, personnes à contacter si besoin…).👋

À noter : en cas de mise à jour du contrat de travail CDI / CDD, de la convention collective ou du règlement intérieur, une nouvelle version actualisée doit être transmise au salarié dans les plus brefs délais.

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Documents à fournir par le salarié nouvellement embauché en CDI

Parallèlement aux documents à fournir par l’employeur, le salarié, lui aussi, doit remplir sa part du contrat. Il doit, en effet, confirmer son identité, faire vérifier son droit d'exercer un emploi en France et faciliter l’évaluation de ses compétences pour le poste occupé.

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Pièces d'identité en bonne et due forme

Bien que cela soit une évidence, il est toujours utile de préciser que le futur salarié doit fournir une pièce d'identité (carte d'identité ou passeport en cours de validité).🪪

Pour un salarié étranger, un titre de séjour valide est obligatoire. Certains ressortissants étrangers doivent également obtenir une autorisation de travail auprès des autorités compétentes avant de pouvoir exercer une activité professionnelle sur le territoire français.

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Justificatifs liés à l'expérience professionnelle

En plus du curriculum vitae (CV) qui détaille le parcours du candidat, certains employeurs demandent aussi les diplômes et certifications afin de prouver les qualifications liées à la future fonction du salarié.👨‍🎓👩‍🎓

À cela, on ajoute une attestation d'affiliation à la sécurité sociale ainsi que la copie de la carte Vitale pour témoigner de son rattachement au régime français de protection sociale et un RIB pour le paiement du salaire.

Suivant le métier ou l'entreprise, d'autres justificatifs comme un extrait de casier judiciaire ou une attestation de formation spécifique peuvent, par contre, être demandés.

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Conseils pour une procédure d'embauche réussie

Voici quelques bonnes pratiques et recommandations.

Se doter d'un bon outil de suivi

L’objectif étant d’établir une liste de contrôle récapitulant les documents à fournir et ceux à remettre au salarié afin de ne rien oublier et de faciliter le suivi de la procédure d'embauche. Cet outil de suivi doit être adapté aux spécificités de l'entreprise et au poste à pourvoir.

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Être transparent sur les attentes et les modalités

En tant qu’employeur, il est important de communiquer clairement sur les pièces requises, les délais et les modalités de transmission au salarié nouvellement embauché. Soyez transparent aussi bien sur les attentes et les exigences du poste que sur les conditions de travail et les avantages sociaux proposés par l'entreprise.

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Respecter le cadre légal et les délais‍

Certaines démarches administratives, comme la déclaration préalable à l'embauche, doivent impérativement être transmises dans les délais fixés par le Code du travail. Le non-respect de ces obligations légales peut engendrer des sanctions et des conséquences préjudiciables aussi bien pour l'employeur que le salarié.

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Archiver les documents importants

Conserver les documents relatifs à l'embauche du salarié, tels que les types de contrats de travail CDI, la convention collective, les justificatifs d'embauche et les pièces d'identité, dans un endroit sécurisé et confidentiel permet d’y accéder facilement en cas de besoin. Pensez-y !

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Suivre les mises à jour et les évolutions

Ce point fait suite au point précédent. En effet, les documents et les obligations liés à l'embauche d'un salarié peuvent évoluer dans le temps, en fonction des changements législatifs, réglementaires ou conventionnels. En tant que RH, vous vous devez de vous tenir informé des mises à jour et des évolutions des documents et des obligations liées à l'embauche afin de garantir la conformité et la légalité de la procédure d'embauche.

Vous l’avez compris : la constitution d'un dossier complet et conforme lors de l'intégration d'un nouveau collaborateur n’est pas une tâche facile. À la fois complexe et chronophage, cette procédure demande une connaissance pointue de la réglementation en vigueur. C’est d’ailleurs pour cela que de plus en plus de services RH se tournent vers des solutions d’automatisation de processus. L’idée étant de gagner du temps grâce à un logiciel RH performant tout en évitant les erreurs. ⌚

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