Attestation employeur : pourquoi et comment la délivrer ?

Qu'est-ce qu'une attestation employeur ?

Comme d’habitude, pour commencer, nous aimons poser les bases.

Vous voulez tout savoir sur l'attestation employeur ?

C’est parti ! 👇

Définition et cadre légal de l'attestation employeur

L'attestation employeur est un justificatif officiel établi lors de la fin du contrat entre un employeur et un salarié.

C’est un document standardisé qui respecte un format précis défini par France Travail et qui est encadré par une réglementation stricte liée au Code du travail (notamment les articles R1234-9 et suivants).⚖️

Elle concerne tous les types de contrats de travail (CDI, CDD ou travail temporaire).

Rôle et importance pour le salarié et France Travail

Si cette attestation est si importante, c’est parce qu’elle joue un rôle central dans l'accès aux droits sociaux du salarié.

Elle sert, en effet, de base de calcul pour les allocations chômage et la mise à jour des conditions d'attribution des aides (en compilant les informations sur la période d'emploi, les salaires perçus et le motif de rupture du contrat de travail). 🧮

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Obligations légales des employeurs

Toute personne ou entité ayant la qualité d'employeur (entreprises comme associations ou agences de travail temporaire) se trouve dans l'obligation de remettre une attestation à la rupture d'un contrat de travail, quelle qu'en soit la cause (fin de CDD, démission, licenciement, rupture conventionnelle, départ à la retraite, fin de période d'essai…).

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À savoir : les employeurs du secteur du travail temporaire et les particuliers employeurs doivent établir une attestation après chaque mission ou lors de la cessation d'emploi du salarié à domicile.

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Dans tous les cas, la transmission de l'attestation doit suivre un calendrier précis selon les situations :

• ‍Salariés effectuant un préavis : l'attestation est remise le dernier jour travaillé ; 🗓️‍
• Dispense de préavis : la remise s'effectue à la date de notification de la rupture du contrat ; 🗓️‍
• Travail temporaire : l'attestation est délivrée dès la fin de mission. 🗓️

En l’absence de remise de ce document, l’employeur risque une amende de 1500€ (si personne physique) ou de 7500€ (si personne morale). En cas de récidive dans le non-respect de ces délais, les sanctions encourues par l'employeur sont doublées.

Comment établir une attestation employeur ?

Au vu de l’importance de ce document, vous avez compris qu’il mérite toute votre attention.

Avant toutes choses, sachez que le modèle réglementaire de l'attestation se présente sous deux formats :

• ‍Format dématérialisé via la DSN ;‍
• Format papier (dont voici un modèle de lettre).

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Pour éviter toute erreur ou oubli qui risquerait de retarder le traitement du dossier du salarié auprès de France Travail, n’oubliez pas de renseigner méticuleusement ces différentes rubriques :

• Identité complète de l'employeur : raison sociale, adresse, SIRET ; ✅
• Coordonnées du salarié : état civil, numéro de sécurité sociale, adresse ; ✅
• Données relatives au contrat de travail : type, dates de début et de fin ; ✅
• Rémunérations des 12 derniers mois ; ✅
• Motif précis de la rupture du contrat ; ✅
• Indemnités versées à la fin du contrat ; ✅
• Périodes de congés, arrêts maladie ou formations. ✅

Attention à être précis dans la saisie de ces informations ! N’oubliez pas qu’elles servent à calculer les droits au chômage du salarié.

Finalement, il ne reste plus qu’à la faire signer par le représentant légal de l'entreprise, le particulier employeur ou une personne dûment habilitée (dirigeant, responsable des ressources humaines, gestionnaire de paie mandaté, cabinet comptable autorisé…).

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À noter : pour les attestations dématérialisées, la signature électronique via la DSN remplace la signature manuscrite. ✍️

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Transmission de l'attestation employeur

Après la signature, le moment est venu de transmettre l'attestation employeur au salarié concerné. Voici les procédures à suivre en fonction de votre situation.

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Procédure pour les entreprises de moins de 11 salariés

Les petites structures bénéficient d'une souplesse dans la transmission de l'attestation :

• Envoi par voie électronique via le portail de France travail qui génère automatiquement deux exemplaires (un pour le salarié, l'autre pour l'administration) ;
• Format papier remplit manuellement par l'employeur et remis au salarié et France travail.

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Procédure pour les entreprises de plus de 11 salariés

Les structures les plus importantes utilisent exclusivement la voie numérique dans le cadre du périmètre de la DSN (via un logiciel de paie).

Ce qui simplifie grandement le processus. 👍

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Quid des agences de travail temporaires et des entreprises du secteur public ?

Dans le cas spécifique des agences de travail temporaire qui produisent une attestation après chaque mission, il faut les transmettre via la DSN (double exemplaire pour l’intérimaire).

Les structures du secteur public, quant à elles, transmettent directement ces formulaires adaptés aux spécificités statutaires à France Travail. Elles ont aussi l’obligation de conserver les justifications pendant 3 ans.

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À savoir : pour répondre aux besoins et attentes de nos clients, nous avons mis en place dans notre solution une fonctionnalité dédiée à l’automatisation de rédaction et diffusion de documents RH prenant en compte les spécificités de votre entreprise et du salarié concerné (type de contrat, lieu, pôle, etc.). Nous y avons aussi inclus la signature électronique.

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Ce qui vous permet de générer et faire signer simplement les différentes attestations employeur, en fonction de vos salariés.