La vie en entreprise prend parfois la forme d’une course effrénée vers toujours plus de résultat. Par manque de temps, l’entreprise est parfois contrainte de négliger certains temps forts de la vie des collaborateurs qui sont pourtant de véritables conditions de réussite ! C’est le cas par exemple de l’onboarding, qui se limite souvent à l’effet gadget alors que c’est pourtant un sujet auquel les entreprises doivent s’intéresser, tant il a un impact fort sur le parcours des salariés dans l’entreprise.
C’est notamment le propos de Benoît Pacceu, Directeur du développement RH du Groupe Kiloutou, tenu lors de l’événement [Re]Invent organisé par HeyTeam. Dans une conférence dédiée au programme d’onboarding de Kiloutou, il nous livre les bonnes pratiques à suivre pour réussir cette étape clé.
L’intervenant : Benoît Pacceu - Directeur du développement RH / Groupe Kiloutou
L’onboarding : un enjeu vital chez Kiloutou
Pour illustrer les problématiques auxquelles font face les RH, Benoît Pacceu s’est armé de deux références culturelles et historiques :
- Le puit dans le désert de Gobi, à gauche, illustre d’abord la pénurie de candidats à certains postes qui crée un recrutement à flux tendu et nécessite de puiser indéfiniment pour recruter.
- Les Danaïdes, à droite, symbolisent quant à elles le turnover et la fuite permanente des talents (selon la tradition, les Danaïdes finissent en enfer et sont condamnées à remplir éternellement des jarres percées).
Ces deux problématiques ont entre autres pour point commun de représenter un coût important pour l’entreprise !
Les chiffres du programme d'onboarding de Kiloutou
L’onboarding est un enjeu de taille pour le Groupe Kiloutou, d’autant plus crucial au regard des chiffres de la marque :
- 5000 équipiers
- 500 points de vente
- 700 recrutements par an
Chez Kiloutou, le déclic en matière d’onboarding a eu lieu en s’intéressant aux statistiques nationales sur le turnover :
- 17% des salariés quittent l’entreprise au bout de 3 mois
- 1/3 collaborateurs se mettent à rechercher un nouvel emploi au bout de 6 mois
- 23% des équipiers quittent l’entreprise quittent l’entreprise au bout d’1 an
- 69% des collaborateurs restent plus de 3 ans dans l’entreprise avec un programme d’onboarding
Alors, au regard du taux de turnover de l’entreprise, 18% à l’époque (dont une majorité de départs la première année), Kiloutou a rapidement fait le constat qu’un véritable programme d’onboarding était nécessaire ! Pour Benoît Pacceu, il s’agissait surtout de faire d’une pierre, deux coups : « Notre programme d’onboarding a 2 objectifs : aider le salarié dans sa prise de poste mais aussi et surtout l’imprégner de notre culture d’entreprise. L’onboarding a aussi une vraie dimension culturelle ! » a-t-il expliqué.
5 clés pour réussir son onboarding selon Benoît Pacceu, Directeur du développement RH chez Kiloutou
Sur la base de l’expérience vécue chez Kiloutou, Benoît Pacceu nous partage 5 bonnes pratiques à suivre pour mettre en place un programme d’onboarding efficace sur le long terme. Contrairement aux apparences, l’onboarding ne se limite pas seulement aux trois premiers jours du nouveau collaborateur. C’est ce que nous explique Benoît, en rappelant que « l’onboarding doit s’ancrer dans le temps, et accompagner l’employé durant toute sa première année dans l’entreprise ». Pour ce faire, Kiloutou a notamment choisi de s’appuyer sur la plateforme HeyTeam, qui accompagne RH, managers et salariés tout au long de l’onboarding.
✊🏼 Impliquer les collaborateurs
Chez Kiloutou, le programme d’onboarding est un projet collectif. Il a ainsi été co-construit grâce à des workshop avec les collaborateurs. « Tous les moments où le nouvel équipier peut avoir une question ou un besoin ont été posés par écrit » raconte-t-il. Résultat : une cartographie et une frise chronologique ont pu être établies, et ont servi de base à la construction du projet dans l’entreprise.
✊🏼 Suivre les temps forts du parcours salarié
Avant l’arrivée
Cette étape vise notamment à mettre à l’aise le futur salarié et à l’aider à se projeter dans l’entreprise. Cela passe notamment par la mise à disposition de toutes les informations dont il pourrait avoir besoin (chiffres, présentation de l’entreprise, mot de bienvenue de la part du DG…). « On nourrit tout de suite le futur candidat avec des contenus sur la plateforme en ligne, pour qu’il s’imprègne de l’entreprise » explique Benoît Pacceu, en ajoutant que ce dispositif digital peut aussi être complété par des moments en présentiel, comme par exemple un déjeuner d’équipe !
Le premier jour
C’est une étape cruciale du parcours de l’employé dans l’entreprise, presque là que tout se joue !L’objectif est clair : réduire l’inquiétude du salarié, en faisant en sorte qu’il se laisse porter par l’organisation. Chez Kiloutou, c’est une étape suivie avec beaucoup de soin et d’attention. L’entreprise remet par exemple aux nouveaux salariés un welcome kit, avec tous les éléments pour entamer son expérience par un bon premier jour : plan d’intégration, petit déjeuner, brochure d’accueil, accueil sécurité, équipements et outils…
À long terme
Le programme d’onboarding doit être suivi sur le long terme. Pour Benoît Pacceu, c’est avant tout un acte managérial qui se concrétise par exemple par un point régulier entre le manager et l’équipier entrant.
✊🏼 Impliquer les managers
La pierre angulaire dans l’intégration et le suivi des collaborateurs, c’est le manager ! Les RH pilotent, structurent et accompagnent mais « c’est bien le manager qui est au cœur du système quelle que soit l’organisation de l’entreprise », insiste Benoît.
C’est un des facteurs de réussite chez Kiloutou : les équipes ont veillé à faciliter la vie des managers et à les libérer de leur charge mentale. Cela a notamment été rendu possible grâce aux fonctionnalités de la plateforme HeyTeam :
- Pousser à la prise de rendez-vous
- Rappeler les tâches importantes à effectuer
- Gérer les tâches administratives facilement
La bonne prise en compte de ces besoins facilite aussi l’appropriation du programme d’onboarding par les managers.
« C’est un vrai travail de pédagogie pour donner du sens à chaque étape du programme ! » souligne Benoît.
✊🏼 Améliorer l’onboarding grâce aux feedbacks
Pour maintenir sa performance, le programme d’intégration doit être mis à jour en fonction des retours des collaborateurs. Pour prendre le pouls dans l’entreprise en continu, Kiloutou utilise notamment le système de feedback fourni par HeyTeam pour questionner le salarié sur le bon déroulement des différentes étapes d’onboarding.
« L’objectif est de s’assurer que le système fonctionne et puisse évoluer vers encore plus de performance ! » rappelle judicieusement l’intervenant. Les feedbacks sont d’ailleurs d’autant plus intéressants qu’ils peuvent aussi servir de supports au bilan d’intégration. C’est une ressource indispensable !
✊🏼 Mettre les bons outils à disposition
Pour faciliter la vie du nouvel arrivant comme celui du manager, la plateforme digitale permet de mettre à disposition tous les contenus utiles aux managers et aux managés, tout au long de la prise de poste. Elle prend ainsi la forme d’une boîte à outils qui connecte les salariés aux managers et aux RH.
La plateforme d’onboarding peut aussi être complétée par d’autres outils à l’initiative de l’entreprise, comme cela a été le cas chez Kiloutou. Pour promouvoir le lancement du programme, l’entreprise a notamment misé sur une campagne de communication interne, via une vidéo créative et pleine de bonne humeur !
Une bonne façon pour Benoît Pacceu de conclure son intervention en illustrant « la culture Kilout’ », si chère aux yeux des collaborateurs : « Vous pouvez mettre en place les meilleurs process du monde, si vous le faites en faisant la gueule, ça ne marchera pas ! »
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