Comment bien choisir son logiciel d’onboarding en 2024 ?

Rappel : qu’est-ce qu’un onboarding réussi ?

De plus en plus d’entreprises s’intéressent à l’onboarding. Pourtant, d’après certaines études sur le sujet, près de 80% des employés arrivant dans une nouvelle structure sont insatisfaits de leur accueil.😟

De toute évidence, avant même de penser à utiliser un logiciel onboarding pour offrir une excellente expérience collaborateur à vos nouveaux talents, il faut se pencher sur le but même de l’onboarding.

Après avoir trouvé la perle rare, vous avez sûrement hâte qu’elle vous rejoigne. Toutefois, avant le jour J, il faut réfléchir à l’étape de préboarding. Celle-ci consiste à préparer le terrain pour faciliter, ensuite, l’onboarding tout en évitant le no-show. On pourra donc profiter de cette période pour réaliser la signature du contrat de travail, pour partager un livret d’accueil tout en permettant au nouveau venu de mieux appréhender votre culture d’entreprise.

Ce n’est qu’après cette phase importante que nous arrivons à l’onboarding.

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Bon à savoir : il faut 6 mois minimum pour onboarder convenablement une nouvelle recrue. 📅

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L’objectif : offrir à votre talent les clés pour que sa prise de poste se déroule dans les meilleures conditions. On peut, pour cela, nommer un mentor qui suivra, pas à pas, le nouvel embauché. Sans oublier la mise en place de points réguliers avec le manager. De plus, en toute fin d’onboarding, on pourra demander au collaborateur concerné de rédiger un rapport d’étonnement. Cela afin d’améliorer votre process.

Vous l’avez compris : l’onboarding nécessite une certaine prise de recul ainsi que des moyens financiers et humains assez conséquents. Toutefois, le jeu en vaut la chandelle puisqu’en plus d’avoir un impact positif sur votre marque employeur, ce process RH permet de fidéliser précocement vos talents et, par ce biais, de baisser drastiquement votre taux de turn-over.📉

1. État des lieux et objectifs de la mise en place d’un outil d’onboarding

Avant de vous lancer dans ce nouveau projet important, il est nécessaire de vous poser les bonnes questions.

D’ailleurs, avez-vous déjà mis en place un parcours d’intégration dans votre structure ? Si ce n’est pas le cas, il sera nécessaire de partir de 0. Si, par contre, vous offrez à chaque nouvel arrivant un accompagnement pour l’aider à faire ses premiers pas dans votre entreprise, il faudra réfléchir sur les façons de l’améliorer. 🧠

C’est tout l’intérêt de cet état des lieux.

L’objectif étant de vous questionner sur votre processus d’intégration actuel, ce qui fonctionne et ce qui ne marche pas, ainsi que les éventuels problèmes rencontrés. En prenant suffisamment de recul, vous identifierez sûrement des points bloquants plus ou moins importants qu’il sera nécessaire de résoudre pour améliorer votre onboarding RH.

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Une fois cet état des lieux réalisé, prenez du temps pour vous interroger sur les objectifs à utiliser un logiciel d’onboarding. C’est d’ailleurs la base de tout projet de ce type. 🎯

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Notre conseil : intéressez-vous à toutes les personnes concernées par votre processus d’intégration. Les onboardés et les RH évidemment, mais aussi les managers, les autres membres de l’équipe ainsi que la direction et les responsables informatiques chargés du prêt de matériel. Chacune d’elle aura sûrement des attentes différentes. Votre rôle sera de vous assurer que votre programme d’onbarding les prennent en compte.

Par exemple : une nouvelle recrue souhaitera un onboarding personnalisé et impactant tandis que les managers seront intéressées par un suivi des tâches afin d’être sûr de ne rien oublier et que les RH voudront gagner du temps sur tout le processus d’onboarding.

Une fois cet état des lieux réalisé, vous aurez une idée plus précise de vos besoins et des objectifs majeurs de votre projet. Cela vous aiguillera sur la possibilité de vous munir d’un nouvel outil d’onboarding ou non. 🧰

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45% des nouveaux embauchés qui ont vécu une expérience d'accueil positive font davantage confiance à leur entreprise. (CareerBuilder)

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2. L’évaluation précise de vos besoins

Maintenant que vous avez fait un état des lieux complet et que vous savez que vous avez besoin d’un logiciel d’onboarding pour l’intégration de nouveaux collaborateurs, vous pouvez vous intéresser à l’évaluation de vos besoins.

Afin de mettre en place un cahier des charges précis, cet exercice doit prendre en compte plusieurs points importants que nous allons vous détailler précisément.

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Quel est le volume d'onboarding à gérer ?

Premier point : le volume d’onboarding à gérer mensuellement ou annuellement🫱🏻‍🫲🏼. De toute évidence, si vous ne recrutez qu’une personne de temps en temps, vous n’aurez pas les mêmes besoins en automatisation que si vous devez embarquer dans l’aventure plusieurs personnes tous les mois. L’idée étant de prendre en considération aussi bien vos besoins à court terme qu’à long terme.

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Quels sont les types de métiers à intégrer ?

Deuxième point : les populations que vous souhaitez onboarder 👩🏼‍💼. Nous pensons particulièrement aux multinationales qui sont présentes à travers le monde et qui doivent, à ce titre, gérer les spécificités de différents pays. De plus, le processus de recrutement et d’onboarding qui en découle devra aussi être différencié en fonction des métiers.

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Quelles sont les parties prenantes ?

Troisième point : connaître le rôle de chacun dans votre process d’onboarding et vous assurer que toutes les parties prenantes puissent accéder à l’outil 🙋. Pour ce faire, vous devez mettre en place un niveau de responsabilité et de degré d’intervention pour chaque étape de la période d’intégration de la nouvelle recrue.

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Quels logiciels RH utilisez-vous déjà ?

Quatrième point : la connexion de votre outil d’onboarding à vos autres logiciels 🔗. Cela comprend par exemple, votre ATS, SIRG, LMS, GED, vos outils de communication ou tout autre logiciel interne à votre entreprise. L’objectif étant d’éviter la double saisie de données afin de générer un véritable gain de temps.

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Quelles sont vos contraintes techniques ? Quels enjeux au niveau des données ?

Cinquième point : vos contraintes techniques et la sécurité des données 🛡️. À l’heure du RPGD, il est, en effet, primordial que l’outil propose des garanties de sécurité et de protection de données efficaces. De plus, assurez-vous qu’il dispose de la bonne puissance et de la bonne capacité de stockage pour gérer au mieux l’ensemble des onboardings. On néglige souvent cette étape, mais c’est pourtant un gage d’un onboarding réussi.

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Quelles sont les fonctionnalités indispensables ?

Sixième point : dresser une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin afin de faciliter la vie de toutes les parties prenantes au projet (onboardé, responsable RH…) ✔️. Cela peut être, par exemple, une automatisation de la signature et du stockage des contrats de travail au sein d’un espace sécurisé, la possibilité de créer des parcours sur-mesure et de les faire évoluer si besoin ou encore la mise à disposition de check-lists des tâches administratives importantes à réaliser (avec deadline)… Sans oublier la possibilité d’être accompagné par le fournisseur afin de vous aider à mettre en place l’outil et à l’utiliser au quotidien.

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Quelles sont vos contraintes en termes de budget et de deadline ?

Septième point : mise en place du calendrier de déploiement de la solution 🗓️. L’idée étant de travailler en mode projet en considérant toutes les étapes d’implémentation (avec dates et budget). Soyez aussi précis que possible tout en considérant que tout projet peut subir des retards imprévus.

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Quelle est votre grille de notation pour prendre votre décision ?

Huitième point : comparer les outils à l’aide d’une grille de notation 💯. Afin d’être assuré de choisir la bonne solution, il est important de comparer les différents logiciels entre eux à partir de données spécifiques. Tandis que certaines entreprises accorderont plus d’importance aux fonctionnalités proposées par le logiciel d’onboarding, d’autres privilégieront son interface, la possibilité de suivre les KPIs les plus pertinents ou la sécurité. Prenez donc le temps de créer une grille de notation spécifique afin d’être assuré d’opter pour la bonne technologie.

Vous voulez en savoir plus ? Contactez-nous et demandez une démo gratuite de notre logiciel d’onboarding.