Si vous ne l’avez pas encore mis en place dans votre entreprise, vous avez tout intérêt à réfléchir à la possibilité d’attribuer un buddy à chacune de vos nouvelles recrues. Appelé aussi parrain ou mentor, le simple fait de réaliser cette tâche peut accélérer le process d’onboarding. 📈
En effet, avoir un collègue référent est le meilleur moyen d’apprendre à connaître la culture de l’entreprise ainsi que ses valeurs tout en se créant rapidement son propre réseau interne. Ce qui favorise la cohésion d’équipe, l’engagement collaborateur et le bien-être dès l’onboarding. 🧘
De plus, cela permet aussi de dégager du temps au manager. ⏱️ Découvrez nos conseils pour l’attribution du buddy.
Être buddy : un rôle qui ne s’improvise pas
Avant toutes choses, il faut que le parrain ait envie de devenir parrain. En effet, vous ne pouvez pas désigner des personnes au hasard dans l’entreprise pour remplir cette fonction importante. Il faut que le buddy ait envie de donner de son temps aux nouvelles recrues.
Ainsi, la première chose à faire est de trouver des buddies volontaires ✋. Pour ce faire, vous pouvez écrire un message sur votre réseau social interne ou réaliser un sondage auprès de vos collaborateurs. Une fois quelques parrains trouvés, organisez des rendez-vous avec les managers pour vous assurer de la motivation et des compétences des éventuels buddies. Dans tous les cas, prévoyez des formations dont, au moins, une sur le soft-skills.
Voici les caractéristiques du buddy idéal :
👌 Le buddy doit être présent dans l’entreprise depuis au moins 1 an (le mieux étant qu’il ait été, lui aussi, parrainé) ;
🤝 Il doit être sociable et avoir un bon réseau au sein de l’entreprise ;
💬 Il doit être disponible le temps du process d’onboarding pour répondre à toutes les questions de la nouvelle recrue ;
😎 Si possible, il doit être de la même génération et du même niveau que la recrue ;
👍 Idéalement, il faudrait privilégier un buddy d’un autre service (mais cela n’est pas obligatoire).
Ça, c’est le travail en amont. Pendant le parrainage (ou pairing), organisez régulièrement des points de contrôle afin de vérifier que l’intégration des nouveaux employés se déroule dans les meilleures conditions.
Attribution d’un parrain du point de vue du nouveau collaborateur
Une fois qu’un mentor a été attribué, pensez à en informer le nouveau collaborateur au sein d’un welcome mail quelques jours avant. 📧 Ainsi, le jour J, une des premières choses à faire est de procéder aux présentations du binôme parrain/parrainé.
Tout au long de l’intégration du personnel entrant dans l’entreprise, il est aussi important de prévoir des points réguliers en 1 to 1 avec le manager et en trio (manager/parrainé/parrain). Cela permet de suivre l’évolution du programme et de rectifier le tir si besoin est.
Évidemment, ce process d’onboarding doit s’accompagner de feedbacks d’entreprise dédiés au parrainage qui peuvent être partagés à l’équipe, au manager et/ou au pôle Ressources Humaines. On peut aussi demander au nouveau collaborateur de créer un rapport d’étonnement en lui demandant de critiquer de manière constructive le programme de parrainage.
Dans tous les cas, vous avez compris que le pairing est un élément à prendre au sérieux. Le fait d’avoir recours à une personne faisant office de camarade de soutien (et non de manager de substitutions) est une aide importante pendant la période d’onboarding.
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