L’usage d’un SIRH ou Système d’Information pour les Ressources humaines commence à s’imposer de plus en plus dans les structures de toutes tailles, mais qu’est-ce que c’est exactement ? Comment choisir et mettre en place le bon logiciel ? Et quels sont les avantages et les limites de ce type de solution ?
Réponses dans notre article. 👇
Qu'est-ce qu'un SIRH ?
Un SIRH (Système d’Information pour les Ressources Humaines) est un logiciel RH qui assure de façon automatique certaines fonctions RH.
Agissant comme un véritable assistant RH, il offre la possibilité à ses utilisateurs de réaliser une gestion des ressources humaines poussée afin d’offrir une réponse appropriée et précise aux équipes. 🎯
En fournissant différents tableaux de bord et données RH liés à la gestion RH, la mise en place de logiciels SIRH offre un gain de temps considérable sur la gestion administrative des employés, qu’ils viennent d’intégrer l’entreprise ou non.
À savoir : bien qu’une solution SIRH soit plutôt transactionnelle, il existe des outils centrés sur la relation et l’humain. C’est le cas de notre plateforme HeyTeam.
Comment fonctionne un SIRH ?
Toute mise en place d’outil SIRH commence par la définition d’un besoin spécifique.
Par exemple : une gestion de la paie plus fine afin d’éviter les retards et les erreurs ou une meilleure gestion des congés à l’arrivée des vacances d’été.
Une fois l’ensemble des besoins définis, il faut constituer une équipe projet qui se chargera de récolter les avis des personnes concernées sur ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Cela afin de mettre en place un logiciel opérationnel répondant précisément aux attentes des personnes concernées.
Les informations récupérées lors de cette étape préparatoire seront nécessaires pour rédiger un cahier des charges en autonomie ou avec l’éditeur sélectionné. En parlant d’ailleurs de l’éditeur, il sera important de choisir un partenaire de confiance capable de comprendre à la fois vos contraintes et vos attentes. Celui-ci doit vous accompagner durant toutes les étapes de mise en œuvre de votre projet SIRH afin de vous proposer une solution personnalisée et facile à utiliser. 👍
À ce stade, vous aurez déjà une idée précise de votre service RH. Il sera donc nécessaire de récupérer vos données actuelles lors d’un processus d’interfaçage (intégration de vos données dans votre nouveau système ou création d’interface entre votre solution actuelle et la nouvelle).
S’ensuit une phase de paramétrage plus ou moins longue en fonction de vos besoins ainsi que différentes phases de test. 🔧
Notre conseil : réaliser tout d’abord un test à partir d’un petit groupe de personnes puis l’élargir au fur et à mesure sur la base du volontariat en insistant sur l’importance d’apporter des retours d’expérience concrets et des axes d’amélioration.
Dès que vous vous sentez prêt, vous pouvez déployer votre solution au sein de votre structure et permettre son accès aux managers qui en ont le besoin.
Quels sont les types de SIRH ?
Il existe deux grands types de SIRH :
- Un logiciel isolé qui doit être configuré et qui demande la souscription d’une licence d’utilisation ;
- Un logiciel SAAS sous forme d’abonnement qui profite de mises à jour régulières et d’une installation simple et rapide.
Dans les deux cas, il sera nécessaire de réfléchir au stockage des données qui sont, par définition, sensibles 🗂️. En effet, toutes les informations intégrées dans votre SIRH concernent des données personnelles de vos employés (paie, emploi du temps, données personnelles…). Il faut donc être assuré de stocker ce type d’informations sur des serveurs sécurisés. À vous de voir, à ce titre, si vous préférez le stockage en ligne (cloud) ou sur un serveur propre à l’entreprise.
En règle générale, les entreprises choisissent la solution cloud pour son coût et la possibilité d’accéder aisément à ses données en différents lieux. Toutefois, un système hébergé est apprécié pour sa plus grande sécurité (bien que ce ne soit pas toujours vrai).
Quelles sont les fonctionnalités d’un SIRH ?
Comme nous l’avons précisé, il existe un outil SIRH pour chaque demande liée aux Ressources humaines. Voici une liste de fonctionnalités principales et parmi les plus utilisés :
- Gestion administrative ;
- Gestion des données personnelles ;
- Gestion de paie ;
- Gestion des temps de travail des équipes ;
- Gestion des congés (congés d’été, congés longs…) ;
- Gestion de la documentation RH (génération, partage et stockage de documents RH) ;
Certains SIRH peuvent également inclure les fonctionnalités secondaires suivantes :
- Suivi de besoins de formation ;
- Recrutement, gestion des candidatures et gestion des talents ;
- Feedback sur tous les sujets liés à la vie dans l’entreprise ;
- Communication entre les équipes (portail RH).
Vous l’avez compris : la place du SIRH en entreprise n’est plus à prouver.
Parce que le monde professionnel tend à se complexifier, il est devenu obligatoire d’obtenir des aides concrètes permettant de se dégager du temps pour se concentrer sur son activité.
Quels sont les avantages d’un SIRH ?
En premier lieu, l’usage d’un SIRH ou Système d’Information pour Ressources humaines offre aux décisionnaires et départements RH des gains de temps assez importants en simplifiant certaines tâches administratives. En effet, grâce à ce type de solution, il est devenu possible d’automatiser toutes les fonctions les plus courantes afin de se concentrer sur l’humain. ⚙️
De plus, il s’avère que les entreprises qui utilisent un logiciel SIRH profitent d’une diminution des coûts très intéressante puisque certaines fonctions RH sont entièrement automatisées 💰. Ce qui permet aux équipes RH de se concentrer sur les éléments les plus importants de leurs métiers.
Concernant d’ailleurs les équipes RH, il est important de noter qu’un outil SIRH favorise, en plus du gain de temps, une facilitation des processus de décision ainsi que la fidélisation et la valorisation des collaborateurs.
Pour résumer les bénéfices associés au déploiement d’une solution SIRH, il faut prendre en compte 4 facteurs :
- Humain : gestion du personnel plus fine dans le but de créer un environnement de travail plus performant ;
- Organisation : meilleur suivi des besoins du personnel et gain de temps à tous les niveaux ;
- Coûts : l’automatisation des tâches entraîne une rationalisation des coûts plus importante ;
- Productivité : déléguer certaines fonctions à un logiciel permet de se concentrer sur l’humain et les fonctions les plus importantes de l’entreprise.
Dans les faits, nous observons qu’un logiciel SIRH est l’exemple parfait de l’outil au service de l’humain. Aujourd’hui mis en place dans de plus en plus d’entreprises, un Système d’Information pour Ressources humaines performant peut transformer considérablement votre structure et négocier plus facilement le virage d’une digitalisation plus ou moins forcée de votre entreprise. Ce qui vous permet à la fois de répondre aux besoins de vos salariés tout en vous offrant les outils pour accueillir vos nouveaux collaborateurs avec sérénité. 🤝
La limite d'un SIRH : un outil transactionnel qui doit être complété d’un outil relationnel
A noter toutefois : en tant que logiciel transactionnel, le SIRH ne fait pas tout. C’est pourquoi de nombreuses entreprises choisissent de se munir, en complément, d’un logiciel relationnel comme HeyTeam.
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