Qu'est ce que le préboarding ?
La phase de préboarding concerne la période avant l'arrivée du nouveau collaborateur. La période entre la confirmation d'embauche et le premier jour de travail peut durer plusieurs mois dans certaines entreprises, période pendant laquelle les candidats restent à l'écoute du marché. Les recruteurs ne sont donc pas à l'abri du ghosting - phénomène qui décrit la disparition du candidat sans prévenir. L'enjeu du préboarding est de créer un lien émotionnel avec la nouvelle recrue avant le premier jour et d'ôter tous ses éventuels doutes.
Comment mettre en place le préboarding ?
Selon LinkedIn, 4% des collaborateurs partent le premier jour. Pas de mauvaises surprises avec le préboarding ! Une recrue séduite par son nouvel environnement aura nécessairement moins envie de chercher ou de s'orienter vers d'autres opportunités. Les mots d'ordre pour un préboarding réussi sont la communication et l'attention. Le préboarding permet à l'onboardee de prendre connaissance de son nouvel environnement de travail, son fonctionnement et sa culture avant son arrivée.
Voici quelques astuces :
- Envoyer une vidéo de bienvenue personnalisée ou un mail développe le sentiment d'être attendu 💌
- Inviter le collaborateur à des évènements organisés par l'entreprise lui montre qu'il appartient à un groupe. Il pourra d'ailleurs rencontrer d'autres collaborateurs et créer des liens 🔗
- Organiser un déjeuner d'équipe permettra à la nouvelle recrue de faire connaissance avec les personnes qu'il côtoie au quotidien dans un cadre décontracté 🥂
- Offrir un welcome pack pour l'onboardee est une attention qui sera également appréciée 🎁
- Récupérer certaines pièces administratives pendant cette période permettra aux services RH de gagner du temps sur l'onboarding ✊🏼
Qui impliquer dans le processus de préboarding ?
La communication entre l'onboardee et les autres collaborateurs pendant la phase de préboarding est fondamentale. En effet, les meilleurs programmes d’intégration sont collaboratifs. Ils impliquent toutes les personnes qui interviendront dans la vie professionnelle de l'onboardee, notamment :
Le manager
Le manager oriente la nouvelle recrue pour se responsabiliser et le faire monter en compétences le plus rapidement possible. Google a testé un système de notifications envoyées aux managers pour leur rappeler l'arrivée d'une nouvelle recrue. Des tests ont été menés afin de déterminer quel était le système le plus efficace pour prévenir le manager. Résultat : une notification envoyée la veille de l'arrivée rend l'onboarding 25% plus efficace 🤩 car elle crée un sentiment d'urgence auprès des managers.
Le mentor/buddy
Le mentor est le pilier de l'intégration qui répondra à toutes les questions relatives à l'entreprise et son fonctionnement de manière générale. Un message envoyé par le mentor avant l'arrivée est très fortement recommandé et apprécié.
Les membres de l'équipe/le département
Il s'agit des personnes avec lesquels il devra collaborer pour réaliser les tâches demandées.
Les personnes clés d'autres départements
Afin de découvrir leur activité et de comprendre l'entreprise. De courtes vidéos de bienvenue des différentes parties prenantes peuvent également améliorer l'expérience du collaborateur. Il ne faut pas oublier la partie technique de préparation du matériel et des accès car fréquentes sont les situations où la nouvelle recrue ne dispose d'aucun matériel ou accès pour son premier jour. Il convient donc de prévenir en amont les personnes qui permettront au nouveau collaborateur de pouvoir commencer à travailler.
Des exemples de préboarding
🧩 Le cas de Twitter
Chez Twitter, la période entre la confirmation d'embauche et le jour d'arrivée, nommée "Yes to Desk" doit être la plus productive et accueillante possible. L'onboardee reçoit des mails de bienvenue avec ses accès et son welcome pack avant le Jour J. De plus, il lui est attribué un bureau proche des personnes avec qui il devra travailler et des rituels tels que des "Happy Hours" lui permettent de créer ou solidifier les liens avec son équipe.
🧩 Le cas de Devoteam
Chez Devoteam, les périodes de préavis sont longues pour les développeurs. Afin de maintenir le lien avec eux, DevoTeam a développé un système de notifications pour les onboardees pendant toute la phase de préavis. Ces derniers reçoivent du contenu mais aussi des invitations à des évènements. Cela permet d'engager le collaborateur avant l'arrivée et de le sensibiliser à sa nouvelle culture. Un outil tel que HeyTeam peut justement aider à mettre en place ce genre de pratique.
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