Vous avez trouvé la perle rare qui va intégrer votre entreprise dans peu de temps ? 🌟Félicitations ! Mais, si vous nous suivez depuis longtemps, vous savez qu’il ne faut pas vous reposer sur vos lauriers. En effet, la fin de la phase de recrutement annonce le début de la période de préboarding.
D’un côté, vous devez verrouiller le recrutement du nouvel arrivant en gardant le contact jusqu’au jour J. De l’autre, il est nécessaire de vous intéresser à la mise en place de différentes actions concrètes facilitant la prise de poste de la nouvelle recrue.
Parmi celles-ci, il est recommandé d’envoyer à toute l’équipe un mail d’intégration. 📧
Qu’est-ce que c’est exactement ? Et comment rédiger un mail efficace ?
Réponses dans notre article.
Pourquoi envoyer un mail d’intégration d’un nouveau collaborateur à ses équipes ?
L’arrivée d’un nouveau salarié dans une entreprise ou une équipe est un grand événement. D’où l’intérêt de mettre en place un process d’onboarding performant (mais c’est une autre histoire). 🎉
Pour souhaiter la bienvenue au nouvel employé et lui montrer qu’on l’attend avec impatience, il est important de lui envoyer régulièrement des messages. Mais il est tout aussi primordial de penser à l’équipe en place.
Ainsi, grâce au mail d’intégration, vous informez vos collaborateurs de l’arrivée imminente d’une nouvelle personne. Ce qui favorise une meilleure cohésion d’équipe. 🔗
Évidemment, l’envoi de ce type de message permet aussi aux membres de l’équipe de se préparer. Cela concerne, en premier lieu, le mentor qui aura la charge d’accompagner le nouvel arrivant au quotidien. Mais aussi les personnes qui devront collaborer avec lui.
Sans oublier le fait qu’un simple message de bienvenue pour annoncer l’arrivée d’un nouveau membre peut avoir un impact positif sur votre marque employeur. 👍
Quand envoyer un mail d’intégration d’un nouveau salarié à ses collaborateurs ?
La réponse à cette question est simple : le plus tôt possible !
Dans les faits, il serait même mieux d’informer vos équipes à chaque étape du processus de recrutement.
Le mail de bienvenue peut ainsi être envoyé juste après la signature du contrat. Ce message peut permettre de présenter la personne dans les grandes lignes ainsi que son futur rôle dans l’entreprise. 📃
Certaines entreprises préfèrent envoyer le mail d’intégration quelques jours avant l’arrivée du collaborateur. Évidemment, l’un n’empêche pas l’autre. Vous pouvez envoyer un premier mail juste après la signature du contrat et d’autres durant la phase de préboarding. L’idée sera, ici, d’entrer dans les détails et de répondre aux questions que se posent les collaborateurs. Il est même possible (et conseillé) de permettre aux employés qui le souhaitent d’engager la conversation avec la personne qui intègre l’entreprise. 🗣️
Finalement, dans le cadre d’une grande entreprise (ou d’une grosse PME), il est aussi possible d’envoyer un mail le jour J. En effet, bien souvent, le process d’intégration des grosses structures prend un certain temps et il est possible que le nouvel arrivant ne rencontre pas l’équipe immédiatement.
Qui s’occupe d’envoyer un mail d’intégration d’un nouveau collaborateur à ses équipes ?
Tout dépend de la taille de votre entreprise. 🏢
Si vous êtes une petite structure, le chef d’entreprise ou la personne chargée du recrutement peut s’en occuper.
Dans les sociétés un peu plus importantes, différents services peuvent s’occuper d’envoyer ce type de message.
Nous pensons particulièrement au département Ressources humaines qui gère aussi bien le recrutement que l’onboarding et l’accueil des nouveaux arrivants. Il est donc le mieux placé pour informer les équipes en place de l’arrivée prochaine d’un nouveau collaborateur.
Évidemment, il est possible de confier cette tâche au manager direct. Surtout s’il s’est occupé du recrutement. Vu qu’il est sur le terrain, il peut faire le relais entre les équipes en places et la personne qui va intégrer l’entreprise. 🧑🏿💼
Dernière possibilité : le service de communication interne. C’est, parfois, le cas dans les grandes entreprises. Le service RH se charge du recrutement tandis que la partie communication et transmission d’informations est gérée par un service dédié.
Ceci étant dit, peu importe la personne chargée d’envoyer le mail aux équipes, il est important qu’elle dispose d’assez d’informations pour proposer un contenu intéressant.
Que devez-vous mettre dans le mail d’intégration d’un nouveau collaborateur à destination des équipes ?
Cet email d’intégration peut comporter plusieurs volets.
Tout d’abord, il est important de présenter la personne. Vous pouvez, à ce titre, lui demander de créer elle-même son profil à partager aux équipes en lui fournissant une trame. Profitez-en pour décrire aussi ses missions.
Ensuite, vous pouvez ajouter quelques éléments pratiques : date d’arrivée, lieu de travail (le cas échéant), coordonnées de la personne en charge et du recruté si questions… 📜
Cela suffit pour un premier email.
Quelques jours/semaines avant le jour J, envoyez un nouvel email au sein duquel vous récapitulerez les informations les plus importantes. Vous pourrez aussi y intégrer les réponses aux éventuelles questions posées par vos collaborateurs. 🤔
Le jour J approchant, partagez un dernier email qui dévoile le programme des premiers jours d’arrivée dans l’entreprise (surtout si cela concerne l’équipe) : petit-déjeuner, team building, préparation du poste de travail… 🥐
Sans oublier d’ajouter vos coordonnées.
Pour mettre en place un process de préboarding et d’onboarding performant, demandez conseil aux spécialistes Hey Team. Profitez d’une démo gratuite de notre outil pour apprendre à connaître la puissance de notre plateforme de gestion de carrière. Nous vous proposerons d’ailleurs des exemples de message d’intégration qui vous aideront à créer votre propre process.
.png)
