Lorsqu'on parle de communication, on pense souvent à la communication client. Pourtant, la communication avec les personnes qui font partie de l’entreprise est tout aussi importante. C’est ce que l’on appelle, la communication interne.
Aussi essentielle que méconnue, la communication interne influence la motivation, la productivité et même la fidélisation des salariés. Autant dire qu’elle mérite toute l’attention des professionnels des ressources humaines et des dirigeants d’entreprise.
Et à l’ère de l’hyperconnexion et du télétravail, communication interne rime avec outils digitaux.
Comprendre en quoi consiste la communication interne et choisir les bons outils pour la simplifier et la démocratiser est un bon point de départ pour définir et mettre en œuvre une stratégie adaptée, résiliente et performante.
Qu’est-ce que la communication interne ?
La communication interne est avant tout une communication à sens multiple :
- Communication descendante : du management vers les salariés
- Communication ascendante : des salariés vers le management
- Communication horizontale : entre pairs
Une stratégie de communication interne efficace permet de s'assurer que l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise ont accès aux bonnes informations et sont alignées sur les mêmes stratégies et valeurs.
Quels sont les outils de communication interne pour une collaboration efficace ?
1. L’intranet d'entreprise
L’intranet de l’entreprise est l’outil collaboratif par excellence. Il permet à chaque collaborateur d’avoir accès à la base de connaissance de l’entreprise.
Grâce à un accès facilité en ligne, la collaboration est facilitée et les données, plus sécurisées. Autre avantage non négligeable, l’intranet d’entreprise peut être utilisé pour promouvoir la culture d’entreprise.
Outre le partage de documents et d'informations générales, l’intranet est également utilisé comme une page d'accueil interne. C’est un atout pour augmenter la visibilité des notifications importantes de l'entreprise. Des sections et des canaux dédiés permettent aux employés d'accéder à toutes les informations disponibles.
Un intranet multicanal améliore la communication interne, connecte une entreprise avec les différents sites et les différents services. Son rôle est également notable pour l’onboarding de nouvelles recrues car il améliore la clarté organisationnelle et encourage la collaboration. Il représente aussi un espace privilégié pour diffuser un journal interne !
Mettre en place un intranet moderne aujourd'hui est largement simplifié grâce à son intégration rapide aux suites collaboratives Google Workspace ou Microsoft 365.
2. La newsletter interne
Les newsletters, vous en recevez sûrement plusieurs par jour dans votre boîte de réception professionnelle et personnelle.
Et ce que vous ne savez peut-être pas, c’est qu’elle peut être un outil très efficace pour la communication interne.
La newsletter est utile pour centraliser l’information et la transmettre de manière pertinente aux collaborateurs. Envoyée sur l’adresse e-mail professionnel de chaque collaborateur, elle est une invitation à prendre quelques minutes pour s’informer sur les actualités de l’entreprise et la vie de l’entreprise.
Les outils de newsletter interne : Sendingblue, Mailjet et Mailchimp.
3. Les messageries instantanées
Que vos équipes travaillent au bureau, en télétravail, ou en mode hybride, une chose est sûre : la communication digitale est constante et essentielle.
Et en la matière, il est important de mettre en place de bonnes pratiques pour le travail en équipe. En effet, recevoir un e-mail à la moindre occasion peut vite devenir ingérable. Pour fluidifier la communication, de nombreuses entreprises ont fait le choix d’instaurer un outil de messagerie instantanée.
Parmi les favoris, on retrouve Microsoft Teams et Slack.
Leurs atouts : des fonctionnalités simples et intuitives pour faciliter la communication entre services, groupes de travail et plus globalement, au sein de l’entreprise. À condition de ne pas en abuser, bien sûr !
4. Les plateformes d’onboarding et d'expérience collaborateur
Vous allez bientôt accueillir de nouveaux collaborateurs. Alors, il est temps de penser à leur onboarding !
La période d’intégration est un événement marquant faisant appel à la communication interne. Pour une collaboration fructueuse, positive et durable, il est important de créer et entretenir le sentiment d’appartenance du salarié envers l’entreprise.
En planifiant et en suivant la progression de l’onboarding de votre nouvelle recrue, vous placez le parcours collaborateur sur les bons rails !
Les outils de digitalisation de l'onboarding, comme ceux proposés par HeyTeam, pour créer des relations rapidement et pour intégrer au mieux les nouveaux venus.
5. Le livret d’accueil
Dépassé le livret d’accueil ? Pas du tout ! Autrefois présenté sur papier, il se refait une beauté en version digitale. Et il est plus indispensable que jamais.
Dans un environnement du travail plus agile et complexe, s’assurer que tous les collaborateurs ont un accès facilité à toutes les informations utiles pour leur quotidien est un must.
Il s’agit d’un véritable support de communication interne.
Un livret d’accueil complet comporte généralement :
- Une introduction et un mot de bienvenue de la part de la direction de l’entreprise
- Une présentation de l’entreprise : les dates clés de son histoire, organigramme, les principaux axes stratégiques, etc.
- Les valeurs de l’entreprise et sa vision : sa raison d’être et sa culture
- Le fonctionnement de l’entreprise : organisation du travail, règlement intérieur, convention collective, sécurité au travail etc.
- D’autres informations pratiques : plan d’accès, parking, restaurant, etc.
C’est un outil essentiel pour une intégration réussie.
Certains outils, comme Applipro permettent de digitaliser totalement votre livret d’accueil pour le rendre plus interactif et faciliter sa mise à jour en temps réel.
6. Le réseau social d’entreprise
S’ils font souvent partie de notre quotidien, les réseaux sociaux s’invitent aussi dans la vie en entreprise ! Et c’est un outil de communication interne qui vaut le détour.
Un réseau social d'entreprise est un réseau social interne et privé qui fluidifie la communication entre les collaborateurs. Il intègre généralement une messagerie d'équipe, des outils de gestion de projet et des outils collaboratifs.
Son objectif est d'encourager les salariés à communiquer et à collaborer au-delà du cadre traditionnel. Un vrai atout pour les équipes en télétravail qui souhaitent retrouver l’ambiance des discussions autour de la machine à café !
Quelques outils pour créer un réseau social d’entreprise : Jamespot, Yammer et Happeo.
7. Le sondage interne et récolte de feedback
La communication interne sert aussi à veiller à la satisfaction des salariés.
Pour y parvenir, les outils de sondage internes et de feedbacks sont incontournables. Ils permettent de recueillir des informations précieuses sur ce que pensent les salariés de l’expérience collaborateur. De plus, c’est un moyen de mesurer l'engagement des salariés, et d'identifier et de prioriser les actions de communication interne, RH et managériales.
La réactivité de l'organisation face aux commentaires des salariés favorise la réduction du taux de turnover et de l'absentéisme et l’amélioration de la productivité et de la motivation. Il serait dommage de s’en passer !
Autre idée intéressante : mettre en place une boîte à idées anonyme ! Une façon ludique de recueillir les suggestions de vos collaborateurs.
Quelques outils de sondage interne : Typeform, SurveyMonkey mais surtout Supermood.
8. Les outils de cohésion d’équipe
Les outils de cohésion d’équipe visent à aider les collaborateurs à mieux se connaître et à créer des liens. On retrouve souvent ces problématiques dans le travail à distance ou hybride. Pourtant, des salariés qui se font confiance, ce sont des salariés plus productifs, motivés et engagés.
En tant que manager, vous disposez de nombreux outils numériques qui peuvent contribuer à instaurer la confiance entre les membres de votre équipe.
Parmi les outils de cohésion d’équipe :
- Collock : l’escape game, version entreprise
- Donut : créer des liens entre pairs en vidéo
- Reaction club : organiser des activités de team-building en présentiel ou en ligne
La communication interne est à adapter continuellement en fonction de la conjoncture et des activités de l’entreprise. L’accompagnement au changement et la communication de crise font également partie du champ d’action de la communication interne. Si les outils digitaux sont un vrai soutien pour transmettre l’information, ils doivent avant tout être utilisés à bon escient et dans une stratégie RH portée sur l’humain et la transparence.
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