La gestion des ressources humaines fait partie du quotidien de toutes entreprises. Seuls les freelances et les solopreneurs ne sont pas concernés (bien qu’il faille parfois gérer les partenaires et sous-traitants).
Dans tous les cas, il est important de s’intéresser à ce concept important.
Pourquoi ? Et comment gérer au mieux votre personnel au quotidien ? Nous vous disons tout sur la gestion administrative du personnel.👇
Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?
Rien de mieux qu’une petite définition pour commencer.🤔
Pour faire simple, la gestion administrative du personnel concerne toutes les problématiques administratives rencontrées par l’entreprise ayant un lien avec ses collaborateurs. Soit :
- La gestion des contrats de travail ;
- La gestion des salaires, des primes et des charges liées au personnel (cotisations sociales) ;
- La gestion des congés, RTT et des absences non prévues (arrêts) ;
- La nécessité de se plier aux règles instaurées par le Code du travail, les conventions collectives et les obligations légales.
Pour résumer, et comme son nom l’indique, la gestion administrative du personnel englobe toutes les tâches administratives liées à la vie professionnelle de chaque collaborateur de votre entreprise (de l’onboarding à l’offboarding).
Qui s'occupe de la gestion du personnel ?
Pour répondre à cette question, il faut connaître la taille et l’organisation de l’entreprise.🏢
Dans une TPE/PME, c’est bien souvent le patron qui s’occupe des tâches administratives nécessaires à une bonne gestion du personnel. Généralement, il se fait seconder par un expert-comptable.
Dans les plus grosses structures, c’est, en règle générale, le service ressources humaines qui se charge de la partie gestion du personnel. Ici encore, il peut travailler conjointement avec le service comptable pour toute la partie fiches de paie.💰
À noter : nous voyons aussi apparaître des services de gestionnaires du personnel indépendants qui offrent la possibilité aux entreprises qui le souhaitent d’externaliser complètement cette fonction.
Quelles sont les missions de la gestion du personnel ?
Les missions du gestionnaire du personnel sont multiples.
En premier lieu, il s’assure que les législations et normes en vigueur soient bien respectées dans l’entreprise. Pour cela, il doit avoir une parfaite connaissance du code de travail et des règles édictées par la convention collective dont la société dépend. Il doit, en prime, s’occuper de toutes les tâches administratives en temps et en heure.⌛
Un autre volet de son activité : gérer tous les moments-clés de la vie de chaque collaborateur du point de vue administratif. Ce qui signifie, en d’autres termes, être au courant des absences et du temps de travail de chacun (peu importe la raison), suivre la signature des contrats et des avenants et s’assurer que tout le monde puisse accéder à la formation continue. 🕮
Finalement, le chargé de gestion administrative du personnel s’occupe de toute la partie salaire en s’assurant que le calcul soit correct et que toutes les cotisations sociales soient bien prises en compte.
En cela, il diffère du service RH qui gère, quant à lui, toute la partie humaine. 🫱🫲
Quels enjeux pour la gestion administrative du personnel ?
Nous observons souvent dans les entreprises que la gestion administrative du personnel est confiée au département RH. C’est une erreur. Car c’est une activité extrêmement chronophage.
Ainsi, si vos chargés RH s’occupent essentiellement de l’administratif, ils en oublient l’aspect humain, pourtant primordial pour assurer la pérennité d’un projet professionnel.
L’enjeu étant de dissocier la partie humaine de la partie administrative afin que ces deux pans d’une même activité se fassent dans les meilleures conditions.👍
Dans le cas de la gestion administrative du personnel, il est nécessaire de traiter l’ensemble des problématiques citées dans le paragraphe précédent (pour rappel : respect de la législation, gestion administrative des moments-clés collaborateurs et salaire).
Le but étant d’offrir aux RH les outils nécessaires à la gestion globale du personnel tout en proposant aux collaborateurs un cadre clair et précis.
Cela afin d’améliorer la satisfaction des employés donc leur productivité. Et, vous le savez sûrement : qui dit employé heureux dit employé engagé donc employé performant.🤗
Ce qui se répercute inévitablement sur la rentabilité de l’entreprise.
Comment faire une bonne gestion du personnel ?
Comme nous l’avons indiqué, si possible, nous conseillons de scinder en deux la partie RH. D’un côté, les personnes en charge de l’humain et, de l’autre, l’administratif.
Dans les deux cas, nous vous conseillons de mettre en place des outils dédiés tels qu’un logiciel de gestion de personnel et/ou une plateforme de gestion des moments-clés collaborateurs (telle que la nôtre). Le but étant de vous servir de tableaux de bord précis qui vous indiquent les bons indicateurs pour un meilleur suivi de votre personnel.🎯
Parmi ceux-ci, nous pensons au taux d’absentéisme ou bien au taux de formation.
En ayant accès à ce type de donnée, vous avez les clés pour gérer au mieux votre personnel et éviter des erreurs fâcheuses pouvant entraîner des tensions au sein des équipes voire des démissions.💢
A vous de voir si vous préférez vous munir de différents outils SIRH ou d’une plateforme qui les englobe tous en son sein.
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