Guide des outils RH : comment digitaliser et améliorer vos process ?

Outil RH pour la gestion du temps de travail

Voici un gros morceau de la fonction RH : la gestion du temps de travail des équipes.⌛

Cela concerne à la fois les RTT et congés payés, le décompte des absences, le télétravail ainsi que la gestion des différents contrats des membres de l’entreprise (temps complet et temps partiel en particulier).

Nous sommes donc sur des tâches administratives aussi chronophages que rébarbatives.😓

Si vous vous occupez d’une petite équipe, cela peut se faire à la main à l’aide d’un tableur Excel. Mais imaginez si le service des ressources humaines doit gérer des milliers d’individus répartis dans différents sites en France ou dans le monde. Cela peut vite devenir un véritable casse-tête.🧩

C’est pourquoi des outils RH de gestion du temps de travail ont vu le jour afin de récupérer et traiter facilement les bonnes informations. Le but étant d’obtenir des données fiables et mises à jour régulièrement pour prendre les bonnes décisions :

• Qui part en congé et quand ?
• Quel est le taux d’absentéisme d’un salarié, d’une équipe ou d’un service ?
• Qui a fait des heures supplémentaires et combien ?‍
• Etc.

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Outil RH pour la gestion de la paie

Autre volet important du service RH : la gestion de la paie.💰

Parce que le salaire est une des raisons principales de travailler, il faut, pour une entreprise, accorder une grande attention à son système de rémunération. En effet, un salaire payé avec du retard peut avoir des répercussions désastreuses sur l’engagement d’un collaborateur (surtout si cela se répète).

Dans ce cas, un outil RH de gestion de paie offre de nombreux avantages :

• ‍Éviter les erreurs de saisie ;‍
• Versement de la paie en temps et en heure ;
• Calculer facilement les éléments qui ont un impact sur la paie (heures supplémentaires, primes…) ;
• Prise en compte des notes de frais pour remboursement ;
• Aide au remplissage des déclarations sociales pour l’employeur ;
• Etc.

Le but : vous faire gagner du temps.⏲️

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Outil RH pour la gestion de l’intégration et le parcours collaborateur

Le préboarding et l’onboarding ne sont plus des options. Dans un contexte économique difficile où, pour de nombreuses entreprises, il devient particulièrement difficile de recruter, offrir les clés aux nouveaux arrivants pour mieux comprendre où ils mettent les pieds est devenu obligatoire.

Mais créer un programme sur quelques jours ne suffit pas. Une véritable intégration se fait sur plusieurs mois jusqu’à l’autonomie totale de l’onboardé.

Parce que c’est long et chronophage, la mise en place d’un outil dédié peut être d’un grand secours.🧰

Celui-ci peut aider à créer un programme personnalisé prenant la forme d’un véritable parcours interactif. Chez Hey Team, par exemple, nous avons mis l’accent sur le côté ludique de ce type de programme en offrant la possibilité de créer facilement des quizz et des défis. Sans oublier les sondages et feedbacks qui sont, selon nous, nécessaires pour améliorer l’engagement collaborateur dès les premiers moments de la relation.

Dans tous les cas, ce type d’outil est idéal pour mettre en place un plan d’intégration précis s’appuyant sur un planning cohérent décomposé en différents temps forts.📅

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Outil RH pour la formation et le plan de carrière

Autrefois appelé plan de formation, ce que nous nommons aujourd’hui plan de développement des compétences est devenu un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises.

En effet, un salarié qui ne peut évoluer dans ses missions ou son poste s’ennuiera et finira par partir. 👋

Dans ce cas, s’intéresser à la gestion des talents de son entreprise revient à les fidéliser (ce qui représente une véritable économie de coût d’après les études).

Parmi les outils RH importants à ce sujet, nous pensons particulièrement au GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) qui permet de prévoir le développement RH d’une entreprise à moyen et long terme.

Cela comprend autant l’organisation du travail que la gestion des talents par le biais de la formation.🕮

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Outil RH pour la gestion de la santé et de la sécurité au travail

Depuis la crise du COVID-19, la santé et la sécurité au travail sont devenues des sujets majeurs. Quelques années plus tard, le phénomène a tendance à perdre en importance. Toutefois, il ne faut pas oublier que les entreprises doivent veiller à la bonne sécurité de leurs employés dans le cadre de leur travail.🛡️

Cela passe par des actions de prévention, des formations et la mise à jour potentielle de certains outils.

Afin de répondre à ces obligations légales, un outil RH a été mis en place : le DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels). Le but étant de répertorier les risques potentiels et de les évaluer afin d’apporter des réponses précises.🎯‍

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Outil RH pour l’entretien annuel et professionnel

Connaissez-vous la différence entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel ? Souvent confondues, ces deux types d’évaluations sont toutefois différentes.

D’ailleurs, l’entretien annuel n’est pas obligatoire contrairement à l’entretien professionnel.

Dans tous les cas, ces moments d’échanges représentent de bonnes occasions d’en savoir plus sur le ressenti des employés et leurs besoins. 🗣️

Parce que ce type d’entretien doit être préparé minutieusement en s’appuyant sur des données précises, un outil de gestion des entretiens annuels et professionnels se révèle une aide précieuse.

Aussi bien pour le manager qui peut obtenir facilement un certain nombre d’éléments importants que pour le salarié qui participe à la mise en œuvre de plans d’action à court, moyen et long terme. 💪

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SIRH (Système d'information de gestion des ressources humaines)

Les outils que nous avons décrits précédemment peuvent être utilisés indépendamment les uns des autres. C’est d’ailleurs bien souvent le choix des TPE et PME qui ont des besoins précis (gestion de la paie, par exemple).🏢

Toutefois, si vous vous rendez compte qu’il vous manque un logiciel de gestion RH plus complet, il faut alors vous tourner vers un logiciel SIRH.

Ce type de technologie fonctionne, en effet, en briques. Capable de couvrir l’ensemble des processus RH, à vous de voir ce que vous avez besoin d’automatiser. Dans ce cas, vous obtiendrez un tableau de bord RH qui vous permet de prendre connaissance de nombreux indicateurs facilitant la prise de décision. 🤔

À noter : de plus en plus de logiciels SIRH proposent un portail RH qui ajoute une pierre à l’édifice de l’automatisation. En effet, en offrant la possibilité aux salariés d’accéder facilement à leurs informations personnelles, vous fluidifiez aussi bien la gestion du personnel que la gestion des carrières.

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Pourquoi digitaliser ses process RH ?

Si vous avez lu notre article avec attention, vous pouvez sûrement déjà répondre à cette question.

Aujourd’hui, les process RH sont devenus de plus en plus complexes. Ce qui éloigne les chargés de ressources humaines de leur mission première : la gestion de l’humain.🫱‍🫲

De ce fait, digitaliser vos processus vous fait gagner du temps pour vous concentrer sur l’essentiel : les individus qui composent l’entreprise. Ce qui se répercute inévitablement sur votre marque employeur.

En plus de gagner un temps précieux, la digitalisation des process RH permet aussi de profiter d’indicateurs précis facilitant la prise de décision. Elle offre ainsi la possibilité d’agir en prévention plus facilement.  

Un exemple concret : si vous vous rendez compte que le taux d’absentéisme devient plus important dans une équipe, vous pouvez réagir sans attendre avant que cela n’impacte sévèrement votre productivité.

Attention : malgré ce que veulent nous faire croire certains, les outils RH ne peuvent remplacer l’humain🤖. Ce sont des aides précieuses qui facilitent la récupération et le traitement d’informations. Mais elles ne peuvent prendre des décisions à la place de l’humain et encore moins mettre en place de plans d’action.

Un dernier exemple pour vous démontrer la puissance des outils RH : les clients Hey Team nous ont indiqué que l’utilisation de notre plateforme a permis de diminuer le turn-over de 40% tout en augmentant la productivité de 31% et en faisant gagner, en moyenne, 16h par intégration. Vous voulez en savoir plus ? Demandez-nous une démo gratuite sans attendre.