Guide pratique pour sélectionner un logiciel de recrutement performant

Les logiciels de recrutement : qu’est-ce que c’est ?

Ne passons pas par 4 chemins : les logiciels de recrutement sont des révolutions dans le domaine des ressources humaines. Ces solutions simplifient et optimisent chaque étape du recrutement, de la réception des CV à la gestion des candidatures jusqu’à l'intégration des nouveaux employés (onboarding). 💼

À noter : vous pouvez vous intéresser à des logiciels dédiés à une tâche RH spécifique ou à un ATS (Applicant Tracking System). Cette plateforme numérique conçue pour centraliser et automatiser au maximum le processus de recrutement offre un suivi efficace des postulants tout au long du processus. Leurs fonctionnalités comprennent, par exemple, du parsing de CV, un matching automatique entre candidats et postes ou encore des outils d'évaluation intégrés.

De toute évidence, l'utilisation d'un outil de recrutement présente de nombreux avantages pour les entreprises. De la réduction du temps consacré aux tâches administratives à l'automatisation des processus de tri et de communication en passant par l'amélioration de l'expérience candidat : une fois testé, il devient difficile de s’en passer. 🔥

De plus, ces logiciels jouent un rôle clé dans le renforcement de la stratégie de recrutement. Grâce aux données collectées et analysées, les équipes RH ont la capacité de prendre des décisions éclairées sur leurs méthodes de sourcing, leurs critères de sélection et l'efficacité de leurs offres d'emploi.

Sans oublier le gain au niveau de la marque employeur. 📈

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Évaluez vos besoins avant de choisir votre logiciel de recrutement

L’évaluation de vos besoins passe par un examen approfondi du processus de recrutement de votre entreprise.

Cette analyse détaillée englobe :

• L'identification des étapes importantes ; ✅
• Les intervenants impliqués ; ✅
• Les outils déjà en place ; ✅
• La stratégie de ressources humaines globale de l’entreprise. ✅

Cette démarche permet d’identifier les points d'optimisation de votre processus. En règle générale, les recruteurs cherchent avant tout à gagner du temps sur le traitement des candidatures, fluidifier la communication avec les postulants et renforcer la collaboration entre les différents acteurs. Ces objectifs (cumulés ou non) orientent le choix des fonctionnalités dont vous avez besoin dans votre futur ATS (diffusion multicanale des offres d'emploi, par exemple).🎯

À cela, il faut ajouter le nombre de candidatures à traiter. En effet, une TPE/PME qui recrute de temps en temps n'aura pas les mêmes exigences qu'une multinationale gérant des milliers de dossiers mensuellement.

Sans oublier de prendre en compte l'expérience candidat, la possibilité de se fondre dans l'écosystème des logiciels de gestion déjà en place ainsi que la facilité de mise en place et d'adoption par les équipes RH.🎓

Bon à savoir : la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose à l'ATS sélectionné de garantir une protection des données rigoureuse des informations personnelles des candidats afin d’éviter de potentiels litiges (et renforcer la confiance des postulants).

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L'importance de l'expérience candidat

Vu que nous l’avons suffisamment répété dans cet article, vous avez sûrement compris que l’expérience candidat joue un rôle clé dans le choix du bon logiciel de recrutement. 🔑

D’ailleurs, un parcours de candidature bien conçu impacte directement et fortement la réputation de votre organisation donc votre marque employeur. Autrement dit : un Applicant Tracking System (ATS) performant contribue à créer une image professionnelle et moderne capable d’attirer des profils plus qualifiés.

Quelques exemples de ce qu’il est possible de faire grâce à un ATS :

• Des formulaires de candidature adaptés aux mobiles (pour faciliter l’acte de postuler) ;‍
• Suivi en temps réel du statut de la candidature (autant pour les candidats que pour l’entreprise)
• Mise en place de feedbacks automatisés personnalisés (afin d’améliorer la communication entre les candidats et les entreprises) ;
• Création de pages carrières sur mesure intégrant la charte graphique de l’entreprise ;
• Nombreuses options de personnalisation du parcours candidat et de la communication liée au process de recrutement (pouvant s'étendre, dans certains cas, à l'adaptation du processus selon le poste ou le profil recherché) ;

Tous ces éléments renforcent la perception positive de la société, incitant potentiellement les personnes intéressées à postuler de nouveau ou à recommander l'organisation. 👍

De plus, les ATS offrent aux chargés RH des outils d'analyse fournissant des données précieuses sur l'expérience candidat. Les professionnels RH peuvent suivre des indicateurs clés (KPI) comme le taux d'abandon des candidatures ou la satisfaction des postulants ; autant d’informations importantes pour identifier les points d'amélioration et ajuster la stratégie de recrutement en conséquence.

Cette approche data-driven améliorant grandement l'efficacité globale du processus de recrutement. 📊

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Quelles sont les étapes de mise en place d’un ATS ?

Toute mise en place d'un ATS débute par une évaluation approfondie des exigences spécifiques de l'entreprise. 🔎

Les professionnels RH identifient les points faibles de leur processus actuel et définissent des objectifs précis pour la gestion des candidatures. Cette étape implique une consultation avec les différents acteurs du recrutement pour comprendre leurs attentes et les intégrer dans la sélection de l'outil.

À ce stade, la création d'un calendrier détaillé qui prend en compte le nombre de candidatures à traiter, les ressources disponibles et les délais de formation peut être d’une grande aide (voire s’avérer indispensable pour les plus gros projets). 📅

Après avoir identifié vos faiblesses, le moment est venu de choisir votre ATS via une analyse comparative des solutions disponibles. Les critères de sélection incluent la compatibilité avec les systèmes existants ainsi que la facilité d'utilisation et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour optimiser le processus de recrutement. Profitez-en pour vous intéresser aux options de personnalisation (création de modèles d'offres d'emploi, configuration des workflows de recrutement, intégration de la charte graphique pour renforcer la marque employeur…).

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Bon à savoir : la réussite de la mise en place d'un ATS dépend largement de l'adhésion et de la maîtrise de l'outil par les utilisateurs. Un programme de formation complet peut donc faire la différence. Attention à le rendre accessible aussi bien aux recruteurs qu’aux personnes impliquées dans le processus de recrutement. 📖

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Évidemment, si vous avez déjà des outils de recrutement, c’est à ce moment qu’il faut mettre en place un plan de migration détaillé des informations personnelles des candidats et de l'historique des recrutements vers le nouvel ATS. Cela afin de prévenir la perte de données tout en garantissant la continuité des activités de recrutement et en s’assurant que le nouvel ATS respecte les normes en vigueur en matière de confidentialité et protection des données.

Attention : avant le déploiement à grande échelle, nous vous recommandons de réaliser une phase de test approfondie avec un panel de testeurs qui viennent évaluer la pertinence des paramètres, la fluidité des interfaces et l'efficacité des workflows. 💯

Puis vient la phase de déploiement de l'ATS. Généralement, ce lancement s'effectue par phases. Cette approche progressive facilite, en effet, la gestion du changement en offrant l'opportunité d'effectuer des ajustements en temps réel.

Notre conseil : un support dédié doit accompagner les utilisateurs durant les premières semaines d'utilisation. Des sessions de questions-réponses régulières et un canal de communication direct avec les experts de l'ATS résolvent rapidement les problèmes rencontrés. 🙋

Après le lancement, un suivi rigoureux est le meilleur moyen d’évaluer l'impact de l'ATS sur les indicateurs clés de performance du recrutement. Les retours des utilisateurs et des candidats orientent les ajustements et les mises à jour du système. ⚙️

Si vous avez tout lu jusqu’ici, vous avez compris l’importance de choisir le bon logiciel de recrutement. Parce que ce type de solution peut significativement optimiser votre processus de recrutement et renforcer votre marque employeur, prenez le temps d’évaluer soigneusement vos besoins et d'explorer les options disponibles sur le marché.