L’administratif fait partie intégrante de la fonction RH. Que ce soit à l’embauche, durant la carrière d’un collaborateur ou à la fin de la collaboration : il est sans arrêt nécessaire de créer et archiver un certain nombre de documents RH.📃
Dans notre nouvel article, nous allons nous interroger sur l’importance de ces documents obligatoires et sur la bonne façon de les gérer efficacement au quotidien.
Ce sujet vous concerne ? Les quelques lignes qui suivent sont faites pour vous.👇
Quels sont les documents RH obligatoires (et les délais légaux de conservation) ?
Si vous êtes chargé de la gestion du personnel de votre entreprise, vous savez qu’il est indispensable de fournir et conserver un certain nombre de documents pour être en règle. Certains documents RH sont nominatifs tandis que d’autres concernent l’ensemble du personnel.📄
Commençons par les documents RH nominatifs dont voici la liste :
- Contrat de travail et documents indiquant le temps de travail (conservation pendant 5 ans) ;
- Bulletins de paie (conservation pendant 5 ans au format papier ou, si les fiches de paie sont dématérialisées, obligation de les fournir aux employés jusqu’à l’âge de 76 ans s’ils en font la demande) ;
- Compte-rendu de l’entretien annuel (conservation pendant 6 ans) ;
- Documents demandés pour justifier une absence (conservation pendant 5 ans) ;
- Documents attestant de l’affiliation à une mutuelle (conservation pendant 5 ans) ;
- Avis de visites médicales (pas de durée limite de conservation) ;
- Éventuelles sanctions disciplinaires (conservation pendant 3 ans) ;
- Notes de frais (conservation pendant 6 ans en papier ou 3 ans en numérique) ;
- Données liées au déplacement des employés telles que la géolocalisation des véhicules (2 mois maximum)
- Documents liés à la fin de contrat et départ du salarié
À cette longue liste s’ajoutent des documents RH qui concernent l’ensemble des salariés de l’entreprise :
- Preuve de paiement des charges sociales des salariés (conservation pendant 3 ans) ;
- DUERP ou Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (conservation pendant 40 ans minimum) ;
- Différents documents d’entreprises tels que les consignes de sécurité et le règlement intérieur ;
- Le registre unique du personnel ;
- Le registre des Alertes en matière de Santé publique et d’Environnement ;
- Le registre du Comité Social et Economique (CSE).
En consultant cette longue liste, vous vous dites sûrement que ça fait beaucoup de documents à conserver. Et vous avez raison. Surtout en considérant la durée légale de conservation qui varie d’un document à l’autre.⌛
Heureusement, il existe aujourd’hui des outils RH pour vous aider dans cette tâche aussi ardue que chronophage.
Gestion des documents RH : pourquoi dématérialiser ?
Le numérique a offert la possibilité aux experts RH de se décharger d’une grande partie de leur travail en automatisant certaines tâches administratives considérées comme rébarbatives. C’est le cas de la création et de la conservation des documents RH.🗃️
C’est un fait : la dématérialisation des documents est une bénédiction pour les professionnels en charge du personnel. Du recrutement au suivi du contrat de travail jusqu’à la rupture du contrat (et l’éventuel retour en entreprise quelques années plus tard) : il est possible de suivre en détail le parcours de chaque salarié au sein de votre entreprise.
Le temps des classeurs et des grandes étagères bourrées à craquer de papiers et documents administratifs importants est révolu. Aujourd’hui, il est possible de se créer un espace personnalisé en ligne afin d’y placer tous les documents importants, dès l’embauche d’un nouveau talent. Une fois ces fichiers créés et archivés, il est ensuite possible de les retrouver en quelques clics au moment le plus opportun.🖱️
De plus, en confiant la gestion des documents RH à un outil RH, vous permettez aux employés qui le souhaitent de récupérer leurs documents personnels sans avoir besoin de passer par un chargé RH. Ce qui fait gagner du temps à tout le monde.
Vous l’avez compris : internet a complètement bouleversé la gestion des documents RH en facilitant la mise en place de process RH partiellement ou totalement automatisés.⚙️
Comment mettre en place une bonne gestion des documents RH ?
Aujourd’hui, utiliser un espace dédié à la gestion de documents RH est devenu (presque) obligatoire.⚠️
Toutefois, cela impose de nombreuses précautions liés à la sécurité et confidentialité des documents:
- La sécurité de ces documents : parce que vous devez les conserver pendant de nombreuses années, il est obligatoire de les archiver dans un espace sécurisé ;
- La confidentialité des informations : il est important de proposer un cloisonnement strict des informations personnelles récoltées ;
- L’intégrité de ces documents : nous vous conseillons d’avoir recours à un process de signature électronique ;
D'autre part, il est important de sensibiliser et former les employés quant à la bonne gestion des documents RH :
- L’établissement de procédures claires que chacun doit connaître et approuver ;
- La possibilité de fournir aux employés qui le demandent une formation à l’usage de cet outil ;
- La désignation d’une personne responsable de la bonne gestion des documents RH.
Vous voulez en savoir plus ? Nos équipes sont à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner dans une meilleure gestion de votre personnel de l’onboarding à l’offboarding. Demandez-nous une démo gratuite de notre plateforme sans attendre.
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