Le contract management est un concept aussi important que le préboarding, l’onboarding et la gestion de carrière.
Ce terme que l’on pourrait traduire par gestion de contrats est utilisé quand on souhaite gérer efficacement l’édition et le suivi de tous les contrats de l’entreprise (contrats de travail, contrats commerciaux, contrats de prestation de services…).🗃️
Si vous avez l’impression de ne pas vous en sortir à ce niveau, notre article est fait pour vous.
Partons ensemble à la découverte de ce process essentiel pour une entreprise.👇
Comment mettre en place un processus de contract management efficient ?
Vouloir apprendre à mieux gérer l’ensemble de ses contrats, c’est bien. Encore faut-il savoir comment faire.🤔
Tout d'abord, prenez le temps de définir les objectifs de ce processus ainsi que les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante (qui fait quoi et quand ?).
À ce titre, sachez que les contract managers jouent un rôle clé dans le processus de contract management. En plus d’être responsables de la gestion des contrats, ils travaillent en étroite collaboration avec les chefs de projets pour s'assurer que ces documents importants soient conformes aux objectifs du projet et aux normes légales.⚖️
Ensuite, intéressez-vous aux différentes étapes du processus, de la création à la clôture en passant par la signature et la négociation des contrats. L’objectif étant de structurer le processus et de faciliter le suivi.
Bon à savoir : n’oubliez pas de mettre en place des indicateurs de performance clés (KPI) pour mesurer l'efficacité du processus et identifier les éventuels points d'amélioration. 📈
La signature du contrat et les clauses contractuelles
De toute évidence, parce qu’elle marque l'engagement des parties prenantes à respecter les obligations contractuelles, la signature d’un contrat et des clauses associées est un élément clé du processus de contract management. ✍️
Les clauses contractuelles définissent les droits et les obligations de chaque partie, ainsi que les conséquences en cas de non-respect de ces obligations. Les parties prenantes doivent donc prendre le temps de comprendre les enjeux et le risque contractuel lié à chaque clause. C’est d’ailleurs à ce moment qu’interviennent des experts en contract management dont le rôle est de s'assurer que ces clauses soient équilibrées et conformes aux lois et règlements en vigueur. 👍
À noter : il est important de documenter les négociations et les modifications apportées à ces clauses. De plus, les documents contractuels doivent être conservés de manière sécurisée et accessible aux parties prenantes concernées.
Une bonne gestion du cycle contractuel
On ne peut parler de contract management sans évoquer la gestion du cycle contractuel ou Contract Lifecycle Management (CLM). ♻️
Ce processus continu qui commence à la création du contrat et se termine à sa clôture comprend la négociation, la signature du contrat, l'exécution et le suivi des obligations contractuelles.
D’un côté, il permet de suivre les modifications apportées aux contrats et leur stockage tout en offrant la possibilité de retrouver facilement les informations nécessaires (c’est particulièrement important en cas de litige).
De l’autre, il implique une maîtrise des risques juridiques et financiers liés aux contrats (litiges, retards de paiement, pénalités…) afin de mettre en place des stratégies menant à la mise en place de mesures préventives pour les gérer efficacement.💸
Pour cela, il est important de mettre en place un système de gestion des documents contractuels basé sur un CLM efficace afin de garantir une véritable traçabilité des contrats.
Quels sont les outils et solutions de contract management ?
Maintenant que nous nous sommes intéressés à la partie théorie, passons à la pratique du contract management. ⚙️
Vous l’avez compris : nous allons parler des solutions de gestion de contrats qui sont aussi nombreuses que variées (solutions logicielles, services de conseil, plateformes en ligne…).
Pour choisir la solution de contract management adaptée, les grandes structures ont la possibilité de lancer un appel d'offres afin de comparer les différentes solutions disponibles sur le marché, définir les critères de sélection et, finalement, prendre la décision finale en toute connaissance de cause.💡
Ceci étant dit, un logiciel de gestion de contrats reste la solution de gestion des contrats la plus populaire pour une majorité de sociétés.
En offrant la possibilité de centraliser les informations relatives aux contrats, de suivre leurs modifications, de gérer les échéances/renouvellements et de générer des rapports de performance pour un prix modique, chacun peut y trouver son compte. 😃
Notre conseil : sélectionnez un outil RH qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise (et à votre budget). Pour cela, intéressez-vous aux fonctionnalités, telles que la gestion des workflows, la signature électronique et la gestion des risques.
Évidemment, n’oubliez pas de former vos employés à l'utilisation de votre solution de gestion de contrats.📖
Conclusion : un processus essentiel à intégrer dans sa stratégie RH
En tant que processus essentiel pour les professionnels des ressources humaines, le contract management ne doit pas être négligé. En plus de gérer efficacement tous les documents importants de la société, il permet de répondre à de nombreux enjeux tels que la réduction des risques juridiques et financiers, l'optimisation des performances d’un projet et une meilleure expérience collaborateur. 💖
Bon à savoir : le contract management est en constante évolution. Nous pensons évidemment à l’intelligence artificielle qui s’invite dans tous les secteurs professionnels. Et les ressources humaines ne font pas exception. Ce type de technologie facilite, en effet, l'analyse des contrats, la gestion dans le cloud et l'intégration du contract management dans les processus de gestion de projet. Les professionnels des ressources humaines doivent donc être attentifs à ces évolutions afin de rester compétitifs dans un environnement particulièrement instable. 🚀
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