La communication descendante en pratique : comment l’optimiser au quotidien ?

Qu'est-ce que la communication descendante ?

Comme nous l’avons évoqué en préambule, la communication descendante est une forme de communication qui part du haut de l’entreprise pour descendre jusqu’aux différentes équipes.

L’information peut provenir des instances dirigeantes ou des managers. Dans tous les cas, on parle de communication descendante quand il y a un rapport hiérarchique entre la personne qui partage l’information et celle qui la reçoit.📣

Ce type de communication est généralement utilisé pour diffuser des informations importantes liées à la vie de l’entreprise. On peut aussi s’en servir pour prendre des décisions et résoudre les conflits internes.

Les avantages de la communication descendante : la clarté des messages et la cohérence des informations. Toutefois, si elle est unilatérale, elle peut entraîner un manque de feedback et une faible participation des employés. 💔

D’où l’intérêt de mettre en place une communication transversale comprenant aussi bien de la communication descendante qu’ascendante et horizontale.

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La communication descendante en pratique

Historiquement, la communication descendante est la stratégie de communication interne la plus utilisée par les entreprises : le boss parle et les employés écoutent.🗣️

Pourtant, depuis l’avènement des starts-ups et l’entrée sur le marché du travail des nouvelles générations d’actifs, on remarque que les collaborateurs s’attendent à être de plus en plus plébiscités afin de participer activement à la vie et à l’évolution de leur entreprise.

De plus, la facilité de mise en place d'outils de communication ultra performants simplifie aussi les échanges entre collaborateurs. Ce qui tend à affaiblir la communication descendante au profit des autres types de communication interne. 

Toutefois, il nous paraît difficile de se passer, en tant qu’entreprises, de communication descendante. Surtout pour les plus grandes structures. Un directeur général doit continuer à transmettre des messages à ses managers qui, à leur tour, les communiqueront à leurs équipes.

Bon à savoir : la communication descendante peut prendre diverses formes. Elle peut être formelle, comme les réunions d’entreprise, les bulletins d’information ou les courriels officiels. Mais elle peut également être informelle, comme les discussions de couloir ou les briefings d’équipe.

Dans tous les cas, la communication descendante est essentielle pour informer sur les décisions prises par les cadres dirigeants. Elle permet ainsi de clarifier les attentes, de définir les objectifs et de donner des directives claires. Elle est aussi pertinente pour résoudre les conflits internes en statuant et en informant les personnes concernées. Cependant, elle doit être utilisée judicieusement pour éviter les problèmes de surinformation ou de désinformation. ⚠️

Il est aussi important de noter que la communication descendante fait partie des stratégies de communication interne renforçant la culture d’entreprise. Elle permet, en effet, de partager la vision, les valeurs et les objectifs de la société avec tous les employés. Ce qui aide à créer un sentiment d’appartenance et à augmenter l’engagement des employés.

Cependant, nous insistons sur le fait qu’aujourd’hui, la communication descendante ne doit plus être le seul type de communication interne en entreprise. En plus de la communication descendante, la communication ascendante et la communication horizontale assurent une communication interne efficace. 👍

Ainsi, dans la pratique, vous avez compris que la communication descendante est un élément clé de la communication interne en entreprise. Bien utilisée, elle peut contribuer à une meilleure compréhension de la stratégie globale (ou spécifique à un projet), à une meilleure coordination des efforts et à une culture d’entreprise plus forte.

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Comment optimiser votre communication descendante ?

Bien que la communication descendante soit essentielle dans la plupart des organisations, elle doit être optimisée pour assurer son efficacité.💪

Avant toutes choses, rappelez-vous : vous devez offrir la possibilité à vos collaborateurs de s’exprimer librement sur tous les sujets de l’entreprise. Le but n’étant plus de proposer un flux unilatéral partant du haut vers le bas, mais différents flux multidirectionnels. Si vous verrouillez l’information, attendez-vous à ce que les employés arrêtent de s’intéresser à ce que vous leur communiquez au quotidien.  

De plus, l’avancée des technologies offre la possibilité de partager facilement l’information n’importe où, n’importe quand et à n’importe qui. Toutefois, ne vous éparpillez pas en multipliant les outils. Choisissez le bon outil de communication en vous intéressant à la fois à vos besoins et aux attentes de vos collaborateurs, intégrez-le dans votre entreprise et formez vos employés à son usage. L’idée étant de rendre l’information accessible sans tomber dans l’excès en obligeant à utiliser une multitude d’outils pour l’obtenir.😩

Par exemple : vous pouvez vous servir d’affichage dynamique au sein de votre structure pour toutes les informations qui concernent l’ensemble des collaborateurs alors que des emails peuvent être utilisés pour communiquer une information précise à une personne ou un groupe spécifique (n’oubliez pas de personnaliser au maximum vos messages). Sans oublier la visio, les SMS, la newsletter, le portail intranet, les réseaux sociaux ou la lettre manuscrite.✍️

Un autre avantage de ces outils numériques : la possibilité d’avoir des retours instantanés sur les différents messages envoyés. Ce qui permet de savoir facilement ce qui fonctionne et ce qui doit être arrêté ou amélioré.

Nous vous conseillons, à ce titre, de définir une hiérarchisation des informations. Surtout si vous possédez différents canaux d’informations. Cela peut se faire aussi bien dans le choix des supports que dans les visuels utilisés ou le niveau hiérarchique de la personne qui communique l’information (le PDG, le manager…).

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Quel futur pour la communication descendante et la digitalisation ?

Nous ne vous apprenons rien si nous vous disons que l’impact de la digitalisation sur la communication descendante est considérable : les technologies numériques facilitent la mise en place de stratégies de communication interne plus efficaces et plus rapides.🚀

Par exemple, les plateformes de communication en ligne permettent de diffuser des informations personnalisées instantanément à tous les niveaux de l’organisation, quel que soit le niveau hiérarchique.

De plus, nous voyons apparaître de nouvelles formes de communication interne. Nous pensons particulièrement aux portails et réseaux sociaux d’entreprise qui offrent, à la fois, une communication plus transparente et plus interactive et un espace où les employés peuvent partager leurs idées et leurs préoccupations. 🌐

Évidemment, on s’attend à ce que la digitalisation continue de jouer un rôle clé dans la communication interne. L’IA, en particulier, offre la possibilité d’automatiser la création et le partage de contenus hyper personnalisés ainsi que la récolte et l’analyse de données à plus ou moins grande échelle. Ce qui peut faire évoluer la communication descendante vers des formes plus interactives et participatives.

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