Administration du personnel : guide pratique à destination des professionnels RH

Qu'est-ce que l'administration du personnel ?

S’il fallait résumer en une phrase l’administration du personnel, nous dirions qu’elle englobe l'ensemble des tâches administratives indispensables au bon fonctionnement d'une entreprise.

Au quotidien, les professionnels RH doivent jongler avec une multitude de responsabilités. Nous pensons, par exemple, à la rédaction et la mise à jour des contrats de travail, au suivi du temps de travail des employés, à l’élaboration des fiches de paie ou encore à la vérification que le Code du travail et les conventions collectives soient bien appliqués dans l’entreprise.

Sans oublier la protection des données des salariés (surtout depuis le RGPD). 📋

C’est tout cela, mis bout à bout, qui constitue l’administration du personnel.

Le rôle global de l'administration du personnel

Si vous avez lu attentivement le paragraphe précédent, vous avez compris que la gestion administrative du personnel occupe une place prépondérante dans le fonctionnement quotidien des entreprises. En orchestrant l'ensemble des processus RH, depuis l'intégration des nouveaux collaborateurs jusqu'à leur départ, elle garantit la fluidité des opérations et le respect des obligations légales.

Ceci étant dit, l'administration du personnel ne se limite pas à la simple exécution de tâches répétitives. Elle joue, en effet, un rôle stratégique en fournissant des données essentielles à la direction tout en assurant la stabilité et la pérennité de l'organisation et en contribuant à créer un environnement de travail équitable et sécurisé pour l'ensemble des collaborateurs. 😄

De plus, le monde du travail évoluant à grande vitesse (surtout depuis les dernières années), il est important de faire réaliser par un personnel dédié une veille juridique et fiscale.

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Cette vigilance constante (qui est une autre mission de l’administration du personnel) assure la conformité de l'entreprise avec ses obligations légales, prévenant ainsi les risques de sanctions ou de litiges coûteux. 💸

Quelles sont les principales activités de la gestion administrative du personnel ?

Vous l’avez compris, l'administration du personnel englobe un vaste éventail de responsabilités :

• À commencer par la gestion des contrats de travail qui implique la rédaction minutieuse et la mise à jour régulière des documents contractuels en veillant au respect des clauses légales et des conventions collectives applicables tout au long du cycle de vie employé.
• Autre pilier de l’administration du personnel : la gestion du temps de travail. Les équipes RH élaborent des plannings équilibrés et supervisent les absences et congés payés afin de concilier les besoins de l'entreprise et le bien-être des salariés.📅
• Troisième fonction de l’administration du personnel : la gestion de la paie. Cela implique l'élaboration des fiches de paie ainsi que la gestion des déclarations sociales et fiscales, en conformité avec les obligations légales en vigueur.
• Sans oublier, finalement, le rôle clé de l'administration du personnel dans la gestion des ressources humaines au sens large. L’objectif étant de fournir des données précieuses pour l'analyse des coûts salariaux, l'évaluation des besoins en formation ou encore l'optimisation des processus de recrutement via la mise en place de protocoles stricts. 📝

Qui s'occupe de la gestion administrative du personnel ?

De par leur polyvalence, les gestionnaires RH constituent le noyau dur de ce service.

Dans l’idéal, ils peuvent être accompagnés de :

• ‍Spécialistes de la paie : leur expertise s'avère indispensable pour l'élaboration des fiches de paie et la gestion des déclarations sociales et fiscal 💰
• Juristes en droit social : ils assurent des veilles juridiques et fiscales permanentes et peuvent aider à prévenir et gérer les litiges et contentieux. ⚖️

Dans les plus grosses structures, la gestion du personnel ne se limite pas au seul service RH. Le service comptabilité peut, en effet, intervenir dans le traitement des données financières liées à la masse salariale tandis que les managers de proximité contribuent au suivi du temps de travail de leurs équipes et participent à la gestion des absences et congés payés.

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Bon à savoir : face à la complexité croissante des tâches administratives obligatoires, certaines entreprises (les TPE/PME en particulier) optent pour l'externalisation partielle ou totale de leur gestion administrative du personnel. Des prestataires spécialisés prennent alors en charge certaines missions, comme la paie ou la gestion des contrats. 🤝

Quels sont les outils à destination de l'administration du personnel ?

Grâce à l’évolution des technologies, nous avons vu apparaître un certain nombre de logiciels de gestion du personnel (dont la solution Hey Team).🖥️

Ceux-ci peuvent être utilisés pour automatiser des tâches précises ou faire partie d’un Système d'Information des Ressources humaines (SIRH).

Dans tous les cas, en offrant une vision panoramique de la situation RH de l'entreprise, ces solutions facilitent la planification des décisions stratégiques en réduisant considérablement les risques d'erreurs et en accélérant le traitement des données.

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Bon à savoir : l'intelligence artificielle fait son entrée dans le domaine de l'administration du personnel. Ce type de technologie qui en est encore à ses prémisses ouvre de nouvelles perspectives en matière d'analyse prédictive des ressources humaines. 🤖

Si, comme nous, vous êtes convaincu de la dimension stratégique de l’administration du personnel, n’attendez pas pour vous emparer de ce concept important.

Nous savons qu’il doit faire face à de nombreux défis. Dont l’évolution permanente des lois et réglementations et des attentes des collaborateurs (chaque génération a ses propres codes et besoins).

Heureusement, pour vous aider, il existe des outils tels que la solution HeyTeam qui vous offre les clés pour créer des expériences entièrement personnalisées pour vos collaborateurs, dès l’onboarding.

Demandez-nous une démo gratuite pour en savoir plus. 🙋