Parmi les (nombreuses) difficultés rencontrées par les RH au quotidien, on parle beaucoup des problématiques de recrutement.
Ce n’est pourtant que la face émergée de l’iceberg. En questionnant les premiers concernés, nous observons, en effet, que le métier de RH n’est pas de tout repos (c’est un euphémisme).😥
Parmi les difficultés rencontrées au quotidien, de nombreux professionnels évoquent les processus qui deviennent de plus en plus complexes et chronophages.
Heureusement, pour chaque problème, il existe une solution adaptée.💡
Dans cet article, nous allons évoquer les outils d’optimisation de workflow RH qui sont devenus, au fil du temps, des aides indispensables.
Vous voulez en savoir plus ? Suivez le guide !👇
Qu'est-ce qu'un workflow RH et pourquoi l'automatiser ?
Les workflows RH désignent l'ensemble des processus et flux de travail liés à la gestion des ressources humaines au sein d'une entreprise.
Ils couvrent donc un large éventail d'activités, du processus de recrutement à la gestion de demande de congés en passant par l'intégration des nouveaux collaborateurs et les évaluations de performance.
Concrètement, quand on parle de logiciels de workflow RH, on s’intéresse à l’automatisation des flux RH et des nombreux avantages associés. 🦾
À commencer par la possibilité pour les chargés RH de gagner du temps en se déchargeant de nombreuses tâches répétitives et fastidieuses.
Un exemple concret : un logiciel de gestion des workflows peut se charger d’automatiser les tâches liées à l'envoi des documents, la collecte des informations et le suivi des processus. Ce qui, en plus de réduire les risques d’erreurs humaines, permet aux équipes RH de se décharger de ces tâches rébarbatives tout en profitant d’une meilleure traçabilité de l’avancement des dossiers (même régulièrement mis à jour).
Autrement dit : améliorez l’expérience collaborateur de façon indirecte grâce à la technologie. 🥳
Quels sont les principaux processus RH à automatiser ?
Pour faire simple : tous les processus RH peuvent être automatisés avec les bons outils. 🧰
C’est le cas, par exemple, du processus de recrutement : un logiciel de gestion des workflows RH est capable de centraliser la publication des offres d'emploi, le tri des candidatures et la planification des entretiens.
Qui dit recrutement dit, ensuite, intégration de chaque nouvel employé (préboarding/onboarding). Ici encore, un workflow optimisé peut faire la différence en permettant aux nouveaux arrivants de recevoir automatiquement leurs documents contractuels, de profiter d’un outil de signature électronique en ligne et d’obtenir un accès simplifié aux informations essentielles.
Et ça ne s’arrête pas là !
⚙️ L’automatisation des workflows RH s'étend aussi :
- À la gestion complète du cycle de vie des contrats de travail ;
- Aux demandes de congés et des absences ;
- Aux évaluations de performance ;
- Au pilotage des programmes de formation.
En bref, vous l’avez compris : peu importe le processus RH que vous souhaitez optimiser, il existe un workflow RH associé.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des workflows RH ?
Maintenant que nous avons évoqué le bien-fondé des workflows RH, vous devez sûrement vous dire : "OK intéressant, mais quel logiciel de gestion des flux de travail RH choisir ?".
L’un des facteurs clés pour être sûr d’opter pour la bonne solution : sa facilité d'utilisation. Cela implique une interface intuitive et des processus simplifiés assurant des mises en place réussies et une meilleure adoption par l’équipe.
À cela, nous ajoutons l'intégration avec les autres solutions RH existantes afin de favoriser une gestion unifiée et optimisée des données.
Sans oublier, finalement, le coût total d'acquisition, de déploiement et d’accompagnement (ce dernier point étant indispensable pour une transition en douceur vers les nouveaux processus métier automatisés). 💰
Bonnes pratiques pour une automatisation réussie
Vous vous en doutez : l'automatisation des processus RH via un ou des workflows spécifiques nécessite de suivre quelques bonnes pratiques pour en profiter pleinement :
- Associez étroitement vos employés à tout nouveau projet, dès les prémisses. Une communication transparente sur les changements à venir, les objectifs visés et les bénéfices escomptés peut faire toute la différence. 📣
- Analysez minutieusement vos processus métier existants avant de vous lancer dans leur automatisation. L’idée étant d’identifier ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré afin de concevoir des processus RH optimisés réellement adaptés aux besoins des équipes. 📊
- Investissez massivement sur la formation des équipes : Le but étant, vous l’avez sûrement compris, de les rassurer et de répondre à leurs interrogations afin de faciliter leur adhésion au projet. 📖
- Suivez régulièrement les résultats de vos workflows et n’hésitez pas à réaliser des ajustements si besoin.�
Dans un monde du travail en perpétuelle évolution, il est impératif de se munir des bons outils pour gagner en productivité et rester compétitif.
L’automatisation des processus RH via des workflows dédiés fait partie de ceux-là. En se délestant des tâches chronophages et récurrentes grâce à un logiciel de gestion intelligent, les experts du domaine des ressources humaines profitent d’un véritable gain de temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme le développement des talents ou l'amélioration de l'engagement des collaborateurs.🚀
Si le sujet vous intéresse, nos équipes sont à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner en prenant en compte les besoins de votre organisation et votre budget.
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