La pandémie de COVID-19 a accéléré le virage numérique de nombreuses entreprises, profitant, au passage, au marché de la signature électronique qui a connu un bond impressionnant (+25% en 2020 par rapport à l’année précédente).📈
Aujourd’hui, 1/3 des entreprises ont intégré cette fonctionnalité dans leurs processus de vente et ressources humaines.
Cet outil très pratique permet, en effet, de simplifier et de sécuriser les processus RH tout en garantissant l'intégrité des documents signés.
Découvrez son intérêt et les cas d’usage pour les services RH.👇
Les avantages de la signature électronique pour les RH
La signature électronique comporte de nombreux avantages pour une entreprise.
La plus évidente : gagner du temps et simplifier les processus RH en supprimant les étapes fastidieuses d'impression, de scan et d'envoi de documents par courrier. Cette rapidité d'exécution est particulièrement appréciée dans le cadre de la signature de contrats de travail.⌛
Sans oublier l’économie non négligeable pour les entreprises.
De plus, la signature électronique améliore l'expérience collaborateur en offrant une plus grande flexibilité dans la signature de documents RH : les collaborateurs peuvent signer leurs documents depuis n'importe quel appareil connecté à internet en garantissant à la fois l'intégrité et la traçabilité des documents signés électroniquement.
Dernier avantage : la signature électronique permet de se conformer aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD, en garantissant la sécurité et la confidentialité des données personnelles. 👍
Dans un monde qui évolue très vite, opter pour ce type d’outil vous aide donc à mieux gérer les carrières de vos salariés.
Quelles sont les différents types de signatures électroniques ?
Savez-vous qu’il existe différents types de signatures électroniques ?
La signature électronique simple, la plus basique, consiste à apposer une signature numérique sur un document électronique.✒️
Attention : parce que cette signature ne garantit pas l'identité du signataire (seulement son consentement), elle ne doit être utilisée que pour les documents à faible risque (bons de commande ou factures, par exemple).
Si vous cherchez un niveau de sécurité supérieur, vous devez opter pour la signature électronique avancée qui permet d'identifier le signataire et de garantir l'intégrité du document signé. Elle est souvent utilisée pour la signature d'accord de confidentialité ou de contrat de travail.🔒
Enfin, les professionnels devant faire signer à leurs partenaires et clients des documents à risque élevé doivent se tourner vers la signature électronique qualifiée. Nous pensons particulièrement aux actes notariés ou à certains contrats de travail.🛡️
Comment choisir une solution de signature électronique pour les RH ?
À la lecture des quelques lignes précédentes, vous avez déjà sûrement une idée du type de signature électronique à utiliser dans vos process RH.
Pour aller plus loin, il est important de connaître les critères permettant de choisir la bonne solution :
- La sécurité : afin de garantir confidentialité, intégrité et traçabilité des documents signés, le logiciel choisi doit utiliser des protocoles de sécurité avancés, tels que le chiffrement des données et l'authentification à deux facteurs. ✅
- La conformité juridique : vérifiez que la solution choisie réponde bien aux exigences légales en matière de signature électronique (RGPD et règlement eIDAS en particulier). ✅
- L’accessibilité : afin d’être adoptée massivement, la solution doit être facile à utiliser et s'intégrer facilement aux outils RH existants, sans besoin en formation approfondie. ✅
- Le coût : de toute évidence, le coût de mise en place et de maintenance du logiciel doit être adapté à votre budget. ✅
Notre conseil : choisissez des prestataires de services de confiance reconnus et certifiés. Le but étant de mettre en place une solution de signature électronique fiable et sécurisée.
Comment mettre en place la signature électronique d'un point de vue RH ?
En parlant de mise en place de la signature électronique, vous vous doutez que cela nécessite une préparation minutieuse et un plan d’action précis. L’objectif n’étant pas d’adopter la signature électronique pour faire comme vos concurrents, mais d’opter pour une solution qui améliore réellement l’efficacité de vos processus RH. 💪
Après avoir choisi votre solution de signature électronique en prenant en compte vos besoins spécifiques en termes de sécurité, de conformité juridique, de facilité d'utilisation et d'intégration avec les outils RH existants, il est recommandé de réaliser un déploiement progressif de la solution, en commençant par exemple par un service ou une équipe pilote. Ainsi, vous pouvez la tester en conditions réelles et résoudre d’éventuels problèmes avant un déploiement à grande échelle.
En parallèle, prenez le temps de former vos collaborateurs à cette nouvelle technologie en fournissant une documentation claire et complète sur la façon d'utiliser la solution ainsi que des sessions de formation pratiques. 📖
Sans oublier de communiquer clairement et régulièrement sur les avantages de la signature électronique tout en définissant des processus clairs et simples à comprendre. Le message doit être : « signez en ligne pour vous faciliter la vie ! »
Notre conseil : comme pour tout process RH, il nous paraît important de mettre en place des indicateurs de performance mesurant l'efficacité de la solution de signature électronique afin d’identifier les éventuels points à améliorer.🤔
La signature électronique et la signature manuscrite : quelles différences ?
Avant de terminer, intéressons-nous aux différences entre signature électronique et manuscrite.✍️
À ce titre, savez-vous que la signature électronique a une valeur juridique équivalente à celle de la signature manuscrite ? En effet, selon le règlement eIDAS, la signature électronique, en permettant de garantir l'intégrité du document signé et l'identité du signataire, est reconnue comme une méthode d'authentification fiable pour les transactions électroniques.
Toutefois, il existe encore des cas où la signature manuscrite reste nécessaire. Par exemple, pour certains documents officiels tels que les actes notariés ou les documents nécessitant une apostille. De même, certains partenaires commerciaux ou fournisseurs peuvent exiger une signature manuscrite pour des raisons de sécurité ou de confiance.
En fonction de vos besoins, vous pouvez donc combiner signature électronique et signature manuscrite. Par exemple, pour la signature d'un contrat de travail ou une attestation de remise de matériel, il est possible de signer électroniquement le document, puis de l'imprimer et de le faire signer manuellement par le salarié.🖊️
Vous voulez en savoir plus ? Les experts HeyTeam sont à votre disposition pour vous présenter (gratuitement) notre fonctionnalité de génération de documents personnalisés en masse, accompagnée de la signature électronique.
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