Un évènement d’entreprise peut prendre différentes formes. Dans tous les cas, il doit répondre aux attentes des participants. Que ce soit un séminaire, une activité team building ou bien une célébration en videoconférence, nous vous proposons quelques conseils pour réussir votre communication autour de cet évènement. 😍 Trois grandes périodes se dessinent : l’avant, le pendant et l’après. Nous allons évidemment nous intéresser à chacune d'elles.
La communication en amont
Avant toutes choses, il faut prendre le pouls de vos salariés. Vous pouvez, pour cela, leur envoyer un sondage pour savoir ce qui les intéresse réellement 📃. Cela peut concerner l’organisation en elle-même (la date ou le lieu, par exemple) ou le contenu.
Une fois que vous avez ces informations en main, vous pouvez commencer à envoyer des invitations à vos employés. Nous vous conseillons de les personnaliser. Ce n’est pas grand-chose, mais ça peut faire la différence.
En même temps, mettez à disposition le programme détaillé de l’évènement et programmez des messagers réguliers jusqu’au jour J. Ceux-ci peuvent être des rappels ou bien des messages teasing. 💬 Dans tous les cas, vous devez faire votre possible pour maintenir l’engagement des collaborateurs.
La communication durant l’évènement
Nous arrivons au jour J. Si vous avez réussi votre communication, vos collaborateurs savent à quoi s’attendre en globalité, mais pas dans le détail. Vous devrez donc gérer l'événement dans son ensemble pour alterner entre moments corporate et moments plus ludiques (voire surprises étonnantes). Surtout dans le cas d’un séminaire ou d’un long évènement en vidéoconférence.💻
Dans tous les cas, n’hésitez pas à demander à vos employés de prendre un maximum de photos pendant l'événement (en plus de les impliquer, vous pourrez vous en servir pour votre communication future). 📷
Nous avons parlé d’activités ludiques 🎲 : nous vous conseillons d’organiser des challenges et défis tout au long de l’évènement. Dans une grosse entreprise, cela peut permettre de créer du lien social avec des salariés de services différents. Dans une petite, c’est le meilleur moyen de mobiliser ses équipes d’entreprise tout au long de l’évènement et, donc, de renforcer l’esprit d’équipe (et maintenir une bonne ambiance au travail).
N’hésitez pas aussi à proposer un sondage en fin d’évènement afin que chacun puisse donner son avis en direct et à chaud.
La communication post-événement
Ce n’est pas parce que l'événement est terminé qu’il faut se reposer sur ses lauriers. Évidemment, il ne faut pas oublier de remercier tous les salariés le jour suivant l'événement. 🙏
Cela peut se faire par emails ou en direct. L’avantage de le faire par email est que vous pouvez proposer, en complément, des contenus liés à l’évènement. Nous pensons, par exemple, aux comptes-rendus des interventions formelles ou bien à des montages photo et vidéos liés à l’évènement.
Dernière chose : il est important de récolter le feedback de vos collaborateurs. Cela vous permettra, en effet, d’améliorer autant vos évènements futurs que la communication liée.
Dans tous les cas, il faut savoir que les évènements sont d’excellents outils pour favoriser une bonne expérience collaborateur. Il faut donc impliquer au maximum vos employés avant, pendant et après.
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