Comment rendre autonomes les collaborateurs dès l'onboarding ?

L'autonomie des collaborateurs, en quoi peut-elle être un vecteur de compétitivité ? À l'heure de la guerre des talents, cette méthode de management moderne est une véritable marque de différenciation pour les entreprises. 📈

Tout contrôler : l'erreur la plus fréquente des managers

Intégrer un nouveau collaborateur au sein de votre entreprise n'est pas toujours facile. C'est un nouvel environnement à découvrir pour l'onboardee et une nouvelle personnalité avec qui se familiariser pour les collaborateurs. L'erreur la plus courante pour les managers est de vouloir tout faire, tout contrôler. L'onboardee est alors dans une situation d'hyper-dépendance par rapport à son manager.

Dans cette situation, le collaborateur n'a que peu de responsabilités, il peut assimiler ce comportement à un manque de confiance envers lui. Il ne peut pas développer ses compétences et imagine difficilement son avenir dans l'entreprise sur le long-terme. C'est une des raisons majeures pour laquelle 20% du turnover intervient dans les 45 premiers jours, selon Linkedin.

Quelles sont les étapes pour rendre ses collaborateurs autonomes dès l'intégration ? 

Durant sa phase d'intégration au sein de l'entreprise, l'onboardee passe par 4 étapes différentes selon le cabinet RH Souriez Vous Managez. 

1. Au début de son intégration, le nouveau collaborateur est dans une situation de dépendance vis-à-vis de son manager. L'onboardee veut donner une bonne image de son travail, il reproduit les actions de son responsable. Deux types de caractéristiques ressortent : la timidité du candidat qui a dû mal à s'intégrer au sein de l'entreprise ou alors un excès de confiance qui peut être assimilé à de l'arrogance.
2. Par la suite, l'onboardee entre dans une phase de contre-dépendance. Durant cette partie, le nouveau collaborateur exprime son opposition aux règles établies par le manager. Il redéfinit celles-ci, et recherche d'autres profils dans l'entreprise qui sont également dans cette phase. 
3. L'étape d'après est l'indépendance. Le collaborateur s'estime davantage compétent et souhaite réaliser les tâches "à sa manière" et faire son propre bilan de compétences. L'onboardee ne prend pas le temps d'informer ses collaborateurs et ne demande que très peu de conseils. 
4. La dernière phase de l'intégration d'un nouveau collaborateur est l'interdépendance. L'onboardee devient autonome et partage volontiers l'avancée de ses tâches avec ses collaborateurs. Minutieux, il établit des reports, arrive à s'auto-évaluer et tend vers une montée en compétences.
   

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Comment favoriser la prise d'initiative des collaborateurs ?

Afin de favoriser l'intégration et la prise d'initiatives des collaborateurs, plusieurs actions peuvent être établies. Un tableau récapitulatif reprenant la phase où se situent les collaborateurs peut s'avérer utile afin de déterminer le type de management approprié. Ce dernier sera différent pour un collaborateur en phase de dépendance et un autre en contre-dépendance !

1. Les managers peuvent appliquer un management directif et bienveillant pour un onboardee se situant  dans la phase de dépendance. Il s'agit, ici, de former le nouveau collaborateur dans le but de le faire monter en compétences grâce à des formations et tutorats.
2. Durant la phase de contre-dépendance, la meilleure solution est la prise de distance avec le collaborateur en question. Il peut être nécessaire de lui rappeler les règles sans le vexer. Un échange avec un partenaire plus ancien dans l'entreprise est utile afin que l'onboardee exprime ses ressentis et ses opinions. 
3. Le collaborateur en phase d'indépendance a besoin d'un management qui le laisse prendre des risques sans être arrêté dans ses prises d'initiatives. Sa créativité et son enthousiasme lui permettent de s'épanouir au sein de l'entreprise. Les managers peuvent cependant vérifier fréquemment ses actions afin qu'il ne dévie pas de ses objectifs. 
4. Durant la dernière phase, le collaborateur devient interdépendant. Les managers établissent avec lui une stratégie où la relation de confiance est plus importante. Il est nécessaire de fixer des objectifs afin de laisser une liberté d'action. Ce processus permet au collaborateur d'apprendre de ses erreurs et de pouvoir développer ses compétences et ses acquis grâce à des actions concrètes.

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Comment favoriser l'autonomie de vos collaborateurs ?

Pour rendre les collaborateurs plus autonomes et donc plus performants, en particulier les nouvelles générations qui ont un besoin d'indépendance plus prononcé, voici quelques pistes à mettre en place :

Mieux connaître le collaborateur 📜

Les différents questionnaires, tels que les questions à choix ouvert, unique ou la possibilité de récupérer une note de 1 à 10 sur un sentiment permettent de récupérer du feedback, d'identifier sa personnalité et ses attentes. Il est donc plus facile d'adapter la stratégie de management avec ces réponses et d'identifier des points d'amélioration.

Fixer des tâches 👍🏼

Les managers peuvent assigner des tâches à réaliser au collaborateur directement depuis la plateforme. Davantage autonome, il est encouragé à prendre des initiatives pour atteindre les objectifs fixés. Comprendre ce besoin de liberté dans l'exécution des tâches, tout en réalisant le suivi, permet aux collaborateurs d'être plus autonomes et plus productifs. Par exemple, les jauges de suivi et de progression sur la plateforme permettent d'avoir une vision claire pour les managers et pour l'onboardee sur l'avancée des formations à suivre.

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Mettre en place des objectifs à courts, moyens et longs termes

Établir des objectifs spécifiques et mesurables pour chaque collaborateur afin de les aider à se concentrer sur les résultats attendus.

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Mettre en confiance le collaborateur 📸

Une vidéo de présentation du manager, des vidéos 360° de son futur lieu de travail, une présentation des équipes, de la culture d'entreprise vont permettre d'avoir une vue plus claire de l'entreprise avant même son arrivée. Plus confiant, l'onboardee prendra davantage d'initiatives et sera plus à l'aise dans son tout nouvel environnement.

Planifier des entretiens et rendez-vous 📆

Dès maintenant, vous pouvez suggérer au nouveau collaborateur de fixer des rendez-vous avec des d'autres employés dans l'entreprise. Le fait de laisser le collaborateur programmer lui-même ses événements le rend plus autonome et permet de développer des nouvelles postures. 

Programmer des formations ✅

Afin de renforcer ses connaissances sur son nouveau poste et d'encourager le développement professionnel, la planification de formation ne doit pas être négligé.