À distance, c’est toute l’organisation des entreprises qui se retrouve bouleversée, à commencer par l’onboarding ! Ces premiers pas d’un nouvel arrivant dans l’entreprise constituent pourtant un des moments clés du parcours salarié. Pas question alors de laisser la distance creuser un fossé entre le collaborateur et sa nouvelle entreprise.
Alors, si bon nombre d’entreprises misent sur le sens du contact et une bonne dose d’improvisation qui, il faut bien le reconnaître, portent parfois leurs fruits… Il faut dire aussi que dans la plupart des cas, ça ne suffit pas et ce n’est pas sans risques ! L’onboarding à distance est un processus réfléchi et construit qui se prépare en amont, se suit sur le long terme et nécessite d’être bien équipé. A la clé : l’implication totale des collaborateurs où qu’ils se trouvent, qui peut décupler la performance de votre entreprise.
Pour le comprendre, il suffit de jeter un œil à ce que font les grands groupes, connus justement pour faire preuve d’une organisation sans pareille et mettre en place des process bien huilés. Il se trouve qu’avec l’intégration à distance, ils assurent aussi ! Comment s’y prennent-ils ? Quelles bonnes pratiques pouvez-vous reproduire ? On a justement investigué pour vous trouver des réponses. Allez, suivez le guide !
La formation : un passage obligé vers la réussite
Par tous les temps, les programmes de formation et d’apprentissage ont toujours trouvé une place dans les grands groupes. Qu’importe la distance, c’est toujours une priorité… et à raison ! Alors, on retrouve dans ces entreprises de nombreux outils et programmes en ligne pour permettre aux salariés de développer leurs compétences dès leurs premiers jours.
Chez CapGemini par exemple, le spécialiste du genre, les nouveaux collaborateurs ont accès à une plateforme digitale qui leur propose un programme de formation, en ligne, personnalisé en fonction de leur poste et de leur parcours ! Par la suite, d’autres plateformes lui sont aussi ouvertes, pour la promotion interne ou pour acquérir de nouvelles compétences.
Chez LVMH aussi, chez qui la formation occupe une place centrale, on ne compte plus les programmes de formation tant ils sont nombreux et adaptés à chaque entité du groupe. La Benefit Cosmetics Academy, la Sephora Academy ou encore l’Institut des Métiers d’Excellence sont autant de parcours hybrides imaginés par le géant français pour permettre aux salariés de s'épanouir au sein du groupe mais aussi d’être les plus performants possibles. On vise l’excellence au sein de LVMH, quel que soit le mode de travail privilégié ! 🎓
Dans chacun des ces grands groupes, on constate aussi qu’une importance considérable est accordée à l’histoire et aux valeurs de l’entreprise, qui font d’ailleurs souvent leur fierté et leur renommée. Ces parcours académiques sont autant d’occasions pour les raconter aux nouveaux salariés, afin qu’ils puissent s’imprégner de cette culture forte sans forcément être présents sur site.
Ailleurs, comme chez Doctolib par exemple, la formation ne concerne pas seulement les salariés mais aussi les managers. Eux aussi doivent être accompagnés dans l’onboarding digital de leurs nouvelles recrues. Soft-skills, compétences digitales, travail d’équipe… ces qualités incontournables sont (ré)apprises pour être certains que l’onboarding à distance se déroule dans les meilleures conditions pour toutes les parties prenantes.
La logistique : une force qui se travaille
C’est une des caractéristiques des grands groupes et c’est pour ça qu’on les aime : ils ne laissent rien au hasard ! Dans ces entreprises, l’anticipation est le mot d’ordre : à peine le contrat signé, on s’attèle à vérifier et/ou à faire en sorte que le salarié dispose de tout le matériel nécessaire pour bien entamer son parcours dans l’entreprise. Tout est passé au crible : ordinateur, souris, casque audio, câbles et adaptateurs en tout genre : le salarié ne doit manquer de rien pour télétravailler comme il se doit ! Ce kit de survie de l’onboarding lui est bien-sûr livré à domicile, bien avant le Jour J.
Pour optimiser encore plus l’onboarding à distance, l’entreprise s’équipe elle aussi, notamment avec une plateforme digitale dédiée comme HeyTeam : signature électronique du contrat comme chez Doctolib ou Jobteaser (et presque partout ailleurs), mise à disposition de contenus, messagerie instantanée, partage de vidéos ou de GIF. Chez Google, un support technique est même disponible 24h/24 et 7j/7 pour aider les salariés en cas de besoin !
Cette étape n’est pas la plus drôle, c’est vrai, mais c’est pourtant la plus importante ou presque. Voyons pourtant le positif : c’est aussi l’occasion d’envoyer au salarié un mot ou un cadeau de bienvenue. Pas mieux pour frapper fort avant même le premier jour du salarié !
La bonne humeur : cerise sur le gâteau !
Même dans les grands groupes aux allures plutôt formelles, onboarding digital est parfois synonyme de fun et de plaisir. Oui, c’est possible aussi !
Chez Kiloutou par exemple, un groupe dont la bonne humeur fait partie intégrante de la culture d’entreprise, on n’hésite pas à faire passer les messages en musique et avec le sourire. Benoit Pacceu, Directeur du développement RH, nous avait même confié lors de l’événement (Re)Invent que l’onboarding avait été annoncé en fanfare dans une vidéo humoristique qui mettait en scène les collaborateurs !
Pour rendre l’onboarding à distance plus fun, il ne faut pas forcément chercher bien loin. Voici par exemple 5 idées ludiques à piquer aux grandes entreprises :
➡️ Organiser un goûter mensuel pour présenter les nouveaux, comme chez Prestashop
➡️ Prévoir un Happiness Meeting en compagnie du Happiness Manager et/ou de l’Office Manager
➡️ Distribuer une tenue aux couleurs de l’entreprise, comme chez Twitter, qui l’accompagne d’une bouteille de vin
➡️ Inviter les nouveaux à se réunir pour une activité manuelle et créative, comme chez Pinterest
➡️ Créer un quiz virtuel avec des devinettes sur les collaborateurs, comme chez Sarenza !
Et parce qu’on a pensé à tout, l’équipe Heyteam a préparé des templates d’onboarding, à consulter en ligne ou à télécharger, pour que vous n’ayez plus rien à penser. Il vous suffit de piocher les idées qui correspondent à vos objectifs ou de suivre la to-do-list de votre choix. C’est cadeau ! 🎁
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