Qu’est-ce que le flex-office ?
Le flex-office se caractérise par la réorganisation et la diminution des présences au bureau, les salariés étant libres de travailler depuis l’endroit où ils le souhaitent, y compris au bureau.
Dans la plupart des cas, la mise en place du flex-office se fait d’ailleurs de manière hybride, et prévoit un nombre minimum de visites dans les locaux.
En bon français, on pourrait presque parler de “bureau résilient”, pour décrire un espace de travail prêt à s’adapter vite et bien.
Pas si nouveau, le flex-office a en fait été propulsé comme une nécessité par les évolutions du marché du travail ces dernières années et notamment la crise sanitaire : télétravail, innovations technologiques, augmentation du turn-over, hausse des prix de l’immobilier de bureau... Ce sont autant de mutations qui ont poussé les entreprises à travailler leur flexibilité pour pouvoir absorber efficacement les changements qui rythment le quotidien.
D’une part, il s’agit de répondre aux attentes des collaborateurs en quête de flexibilité au travail, mais aussi, d’autre part, aux besoins du marché en constante évolution. En somme : s’adapter... c’est durer ! 🔥 90% des entreprises estiment que leur espace de travail n’est plus adapté.
Comment mettre en place le flex-office ?
S’équiper des bons outils
Parce qu’il s’appuie sur le digital, le flex-office nécessite d’abord de s’équiper des bons outils numériques, indispensables pour évoluer dans un flex-office et organiser la vie des équipes. Réserver un espace de travail, envoyer un message privé, organiser un événement, suivre les présences au bureau : toutes ces tâches du quotidien et plus encore doivent être digitalisées.
Voici quelques exemples de points auxquels les outils doivent répondre :
- Indiquer votre lieu de travail ✍🏻
- Réserver un espace de travail ou une salle de réunion 👩💻
- Planifier une visite dans les locaux 🕹
- Connaître l’affluence au bureau ⏰
- Organiser un événement d’équipe 🥳
- Suivre les temps forts de l’équipe 🔑
Adapter la politique et le mode de management
Pour porter ses fruits, le flex-office doit impérativement se reposer sur les managers, puisqu’il implique une autre façon d’encadrer les équipes. Ils doivent être accompagnés dans cette évolution, informés et sensibilisés. Si nécessaire, ils devront peut-être aussi passer par la case formation, notamment pour améliorer leurs compétences en communication digitale et leurs soft-skills (écoute, empathie, confiance...).
Le lien social et la culture d’entreprise doivent être préservés et nécessitent aussi l’implication des managers. Avec le flex-office, mieux vaut multiplier les temps forts pour conserver l’esprit d’équipe : les tea time, déjeuners d’équipe, ateliers de travail, entretiens individuels ou encore les activités ludiques sont de toute façon des moments que les salariés réclament et qui contribuent à leur performance !
Dans la continuité de cette collaboration étroite avec les équipes, suivez le principe du test & learn et testez votre dispositif avec une équipe en particulier. Récoltez ensuite le feedback des collaborateurs pour ajuster votre organisation.
Quels sont les avantages du flex office ?
Réaliser des économies
En facilitant davantage le télétravail, le flex-office induit un avantage considérable : une économie non négligeable sur la location des locaux, rendue possible par un nombre réduit de postes de travail. Car oui, pour votre entreprise, chaque mètre carré à un coût, et le moindre poste de travail inoccupé pour cause de congés, d’arrêt de travail, de RTT ou de télétravail devient donc une perte financière.
C’est aussi des dépenses réduites en consommation d’énergies, en mobilier et en fournitures, en frais de transport, en places de parking... Cumulés, ces économies représentent un gain inestimable pour l'entreprise
Améliorer le confort au travail
Au cours des derniers mois, tous les salariés ont fait le même constat : le télétravail est synonyme de stress minimum et de confort... maximum ! À vrai dire, c’est assez logique, parce que pouvoir travailler de chez soi permet notamment de :
- Réduire le temps passé dans les transports
- Aménager son temps de travail et ses horaires
- Augmenter sa concentration
- Réduire ses frais de bouche
- Réduire le nombre de contacts et le risque sanitaire
- Réduire les sollicitations et les interruptions du travail
Autant de possibles qui permettent un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle; un critère devenu primordial aux yeux des salariés.
Augmenter la productivité et la créativité
Si le flex-office booste l'adaptabilité de l’entreprise à grande échelle, il permet aussi de faciliter celle des collaborateurs. Avec un mode de travail flexible, ils sont à même de choisir l’espace le plus approprié à chacune de leurs tâches et gagnent ainsi en productivité, tout en étant incité à gagner en autonomie. En changeant ainsi d’espace de travail au rythme de leurs tâches, le salarié booste aussi sa créativité et rompt avec le sempiternel métro-boulot-dodo.
.png)
